Zum Hauptinhalt springen
DocumentationAPI ReferenceVideo Tutorials

CRM

HANC liefert ein integriertes CRM, das direkt mit Ihren Sprachagenten verknüpft ist. Jeder Anruf, jede SMS und jede Formularübermittlung fließt an denselben Ort: Ein Kontakt erscheint, ein Deal wandert durch seine Pipeline, eine Erinnerung wird erstellt. Nutzen Sie es als eigenständiges CRM oder spiegeln Sie Ihre bestehenden HubSpot-Pipelines hinein.

Alle Tarife

Das CRM ist in jedem Tarif verfügbar, einschließlich Free. Die HubSpot-Spiegelung folgt derselben Alle-Tarife-Regel.

Was das CRM abdeckt​

BereichZweck
InboxIhre tägliche Arbeitsliste — aktuelle Aktivitäten, fällige Erinnerungen und KI-vorgeschlagene Nachfassaktionen an einem Ort
ContactsEinheitliche Liste jeder Person, die mit Ihren Agenten gesprochen hat, mit Tags, gespeicherten Ansichten und Import
DealsOpportunities, die sich durch farbcodierte Pipeline-Stufen bewegen
PipelinesPipeline-Definitionen, Stufen und der KI-Schalter pro Pipeline
CalendarGebuchte Termine aus Voice- und Web-Abläufen
CommunicationsVerketteter Verlauf von E-Mails, SMS, WhatsApp und Anrufen pro Kontakt
SMSZweiwege-SMS-Threadansicht
Call LogsVollständige Transkripte, Aufnahmen, Sentiment, individuelle Analyse
ReportsPrognose, Conversion-Funnel, Deal-Geschwindigkeit, Scoring-Verteilung, Agentenleistung
SettingsPipelines, Scoring-Regeln, allgemeine Einstellungen
Command Palette

Drücken Sie überall ⌘K (oder Strg+K) — am Desktop oder mobil —, um direkt zu jedem Bereich, Agenten, Kontakt oder Deal zu springen und Schnellaktionen wie Agent erstellen oder Kontakte importieren auszuführen, ohne sich durch Menüs zu suchen.

Ausgehende Anrufe befinden sich jetzt in einem eigenen Hauptbereich Kampagnen in der Seitenleiste, nicht mehr im CRM.

Inbox​

Die Inbox ist Ihre tägliche Arbeitsliste. Sie ist in drei Bereiche unterteilt, damit Sie stets wissen, was gerade passiert ist, was fällig ist und was als Nächstes zu tun ist:

BereichWas er zeigt
ActivityJeder Kontaktpunkt, neueste zuerst — Anrufe, gesendete SMS/E-Mails, Stufenwechsel, Buchungen, erstellte Kontakte, Notizen und Aufgaben
RemindersFällige Nachfassaufgaben, die Sie bearbeiten oder auf einen späteren Zeitpunkt verschieben (snooze) können
SuggestionsKI-vorgeschlagene Nachfassaktionen auf Basis aktueller Gespräche

Der CRM-Schalter trägt ein Ungelesen-Badge, sodass Sie neue Einträge bemerken, ohne die Inbox zu öffnen. Das Suggestions-Badge verschwindet, sobald Sie den Tab angesehen haben.

Jede Erinnerungskarte zeigt Telefon und E-Mail des Kontakts direkt an und verlinkt direkt zu diesem Kontakt, sodass Sie ohne Umweg wählen oder den Verlauf lesen können.

Contacts​

Die Contacts-Liste zeigt jeden Anrufer, Web-Widget-Besucher und Formularsender, mit dem Ihre Agenten je gesprochen haben — vereinheitlicht per Telefon oder E-Mail.

Organisieren mit Tags und gespeicherten Ansichten​

  • Tags — vergeben Sie beliebige Tags an jeden Kontakt und filtern Sie die Liste dann nach Tag, um Ihr Geschäft nach Belieben zu unterteilen (z. B. vip, no-show, spanish).
  • Gespeicherte Ansichten — sobald Sie die Liste wie gewünscht gefiltert haben, speichern Sie sie als Ansicht und öffnen Sie später mit einem Klick dieselbe gefilterte Liste erneut.
  • Massen-Tagging — wählen Sie mehrere Kontakte aus und fügen Sie Tags über alle hinweg auf einmal hinzu oder entfernen sie.

Inline-Notizen​

Bearbeiten Sie die Notiz eines Kontakts direkt inline — kein separater Dialog. Notizen liegen am Kontakt und erscheinen im Aktivitätsverlauf.

Der Calls-Tab​

Öffnen Sie einen beliebigen Kontakt und wechseln Sie zum Calls-Tab, um den vollständigen Anrufverlauf dieses Kontakts an einem Ort zu sehen — jeden eingehenden und ausgehenden Anruf, mit dem üblichen Durchklicken zu Transkript, Aufnahme und Sentiment.

Kontakte importieren (CSV)​

Bringen Sie eine bestehende Liste mit dem geführten Importablauf ein:

  1. Laden Sie Ihre CSV hoch.
  2. Spalten zuordnen — ordnen Sie die Kopfzeilen Ihrer Tabelle den Kontaktfeldern zu.
  3. Vorschau der geparsten Zeilen, bevor etwas geschrieben wird.
  4. Zusammenfassung — bestätigen Sie, wie viele Kontakte erstellt, aktualisiert oder übersprungen wurden.

Dublettenerkennung & Zusammenführung​

HANC markiert wahrscheinliche Dubletten-Kontakte (dieselbe Telefonnummer oder E-Mail, die aus verschiedenen Quellen eintrifft). Ein geführter Zusammenführungs-Durchlauf lässt Sie diese zu einem einzigen Datensatz kombinieren, ohne Anrufverlauf, Notizen oder Tags zu verlieren.

Woher Kontakte kommen​

Kontakte werden auch automatisch upserted, während Ihre Agenten arbeiten:

  • Eingehender Telefonanruf — die vom Carrier verifizierte Telefonnummer erstellt einen Kontakt oder ordnet ihn zu.
  • Ausgehender Telefonanruf — die gewählte Nummer erstellt einen Kontakt oder ordnet ihn zu.
  • Widget-Anruf — nur die E-Mail oder Telefonnummer, die der Nutzer explizit in das Widget-Formular eingegeben hat, wird verwendet. Das Widget kann einen bestehenden verifizierten Kontakt nicht überschreiben.
  • Formularübermittlung im Anruf (collect_user_data-Tool) — die vom Agenten erfassten Felder werden in das collected_data des Kontakts zusammengeführt.

Verifiziert vs. nicht verifiziert​

QuelleVerifiziert?Kann überschreiben?
Telefon (SIP) — eingehender/ausgehender über den Carrier geführter AnrufJaJa — der letzte Schreibvorgang gewinnt
Web (Widget) — vom Nutzer in das Formular eingegebenNeinNein — fügt nur brandneue Kontakte ein; bearbeitet nie einen bestehenden

Das schützt Sie davor, dass ein böswilliger Widget-Anrufer einen anderen Kontakt kapert, indem er die Telefonnummer oder E-Mail einer anderen Person eingibt.

Einen Kontakt manuell erstellen​

Klicken Sie in der Contacts-Liste auf + Neuer Kontakt. Der Standard-Telefonplatzhalter ist +43... (Österreich) — ändern Sie ihn bei Bedarf auf Ihre Ländervorwahl.

Deals​

Deals sind Opportunities, die sich durch eine Pipeline bewegen. HANC hat zwei Arten von Deal-Quellen:

Lokale Deals​

Innerhalb von HANC erstellt. Lokal gespeichert mit von Ihnen definierten Stufen. Nutzen Sie diese, wenn Sie kein externes CRM haben oder wenn Sie Stufen speziell für Voice-Abläufe möchten (z. B. „Anruf angenommen“, „Demo geplant“, „Angebot gesendet“).

HubSpot-gespiegelte Deals​

Wenn Sie HubSpot CRM verbunden haben, werden Ihre HubSpot-Pipelines in HANC gespiegelt. Sie sehen HubSpot-Deal-Stufen neben Ihren Anrufdaten, ohne HANC zu verlassen.

Mit der Deal-Liste arbeiten​

  • Farbcodierte Stufen machen es leicht, auf einen Blick zu sehen, wo jeder Deal steht.
  • Rotting-Flags heben Deals hervor, die veralten — nichts hat sich zu lange bewegt —, sodass sie nicht stillschweigend durchrutschen.
  • Massenverschiebung zu Stufe — wählen Sie mehrere Deals aus und rücken Sie sie gemeinsam vor.
  • Gespeicherte Ansichten — speichern Sie einen gefilterten Ausschnitt von Deals und öffnen Sie ihn mit einem Klick wieder, genau wie bei Contacts.
  • Ehrliche Summen — die Liste nutzt Keyset-Paginierung, sodass Zählungen und Summen alle passenden Deals widerspiegeln, statt stillschweigend bei der ersten Seite zu stoppen.

Progressionspläne​

Jeder Deal kann einen Progressionsplan tragen — die konkreten nächsten Schritte, um ihn voranzubringen —, sodass jeder (oder jeder Agent), der den Deal übernimmt, weiß, was als Nächstes kommt.

Stufenaktualisierungen aus dem Gespräch​

Ein Agent kann einen Deal mitten im Anruf mit der Fähigkeit Update Deal Stage zwischen Stufen verschieben. Dies erfordert, dass das Telefon des Anrufs vom Carrier verifiziert ist — Widget-Anrufer können die Deals anderer Personen nicht verschieben — und es wird durch den KI-Schalter der Pipeline gesteuert (siehe unten).

Pipelines​

Definieren Sie die Stufen, die ein Deal durchläuft. Jede Pipeline hat:

  • Einen Namen und eine geordnete Liste farbcodierter Stufen
  • Einen Ziel-Deal-Wert (von Berichten genutzt)
  • Einen KI-Schalter — ist er aus, ist die KI auf dieser Pipeline schreibgeschützt; ist er an, darf der Agent Deals durch Stufen bewegen und einen Deal automatisch zu Qualified vorrücken, wenn er Kaufabsicht erkennt
  • HubSpot-gespiegelte Pipelines zeigen ihre HubSpot-Stufenliste — innerhalb von HANC schreibgeschützt

Sie können auch eine Standard-Pipeline festlegen, damit neue Deals ohne zusätzliche Klicks am richtigen Ort landen.

Der KI-Schalter pro Pipeline erlaubt Ihnen beispielsweise, Agenten das Aktualisieren der Sales-Pipeline zu gestatten, nicht aber der Customer Success-Pipeline.

Scoring​

Lead-Scoring-Regeln lassen HANC Kontakte/Deals nach konfigurierbaren Kriterien einstufen — Annahmequote, Sentiment, Deal-Wert, letzter Kontakt, individuelle Tags. Der Reports-Bereich visualisiert die Scoring-Verteilung, sodass Sie auf einen Blick sehen, wo sich Leads häufen.

Konfigurieren Sie Regeln unter CRM → Settings → Scoring.

Calendar​

Jeder über die Google-Calendar-/Outlook-Calendar-Tools gebuchte Termin erscheint hier. Es ist eine dünne Schicht über Ihrem echten Kalender — Stornierungen bleiben synchron, und der Kontaktlink verweist zurück auf den Kunden, der gebucht hat.

Communications, SMS, Call Logs​

Drei Ansichten auf denselben Gesprächsverlauf:

  • Communications — flacher, verketteter Verlauf jeder Interaktion mit einem Kontakt, unabhängig vom Kanal.
  • SMS — chatartige Ansicht nur der SMS-Threads.
  • Call Logs — vollständiges Anrufdetail: Transkript, Aufnahme, Sentiment, Zusammenfassung, individuelle Analysefelder, Audit der Action-Ausführung.

Reports​

Öffnen Sie CRM → Reports für die vollständige Berichts-Suite:

  • Prognose — projizierter Pipeline-Wert auf Basis Ihrer Deals und Stufen.
  • Conversion-Funnel — wie Kontakte und Deals von Stufe zu Stufe konvertieren.
  • Deal-Geschwindigkeit — Verweildauer pro Stufe plus Ihr durchschnittlicher Zyklus gewonnener Deals, sodass Sie sehen, wo Deals ins Stocken geraten.
  • Scoring-Verteilung — Histogramm der Kontakt-/Deal-Scores, sodass Sie sehen, wo sich Ihr Funnel konzentriert.
  • Agentenleistung — bearbeitete Anrufe, Erfolgsquote, Sentiment-Aufschlüsselung und Scoring-Durchschnitte pro Agent.

Settings​

EinstellungsseiteZweck
AllgemeinStandard-Deal-Ziel, Standard-Outbound-Agent, Standard-Pipeline usw.
PipelinePipelines, Stufen, KI-Schalter pro Pipeline
ScoringKonfiguration der Lead-Scoring-Regeln

HubSpot-Integration​

Sobald Ihr HubSpot-Workspace verbunden ist (siehe Integrationen → HubSpot CRM für den einmaligen Verbindungsassistenten), spiegelt das integrierte CRM von HANC Ihre HubSpot-Pipelines, sodass Anrufe und HubSpot-Kontext nebeneinander stehen.

Was gespiegelt wird​

  • Pipelines und ihre Stufenreihenfolge — nach der ersten Synchronisierung erscheint jede ausgewählte HubSpot-Pipeline unter CRM → Pipeline. Stufennamen, Stufenreihenfolge und Wahrscheinlichkeiten stimmen exakt mit HubSpot überein. Gespiegelte Pipelines sind innerhalb von HANC schreibgeschützt — um eine Stufe hinzuzufügen oder umzubenennen, bearbeiten Sie sie in HubSpot, und die Änderung synchronisiert sich zurück.
  • Deals — offene Deals erscheinen in der Deals-Liste neben Ihren lokalen HANC-Deals. Jede Karte zeigt den HubSpot-Owner, den Wert, das erwartete Abschlussdatum und einen Deep Link zurück zum HubSpot-Datensatz.
  • Contacts — HubSpot-Kontakte, die per Telefon oder E-Mail abgeglichen werden, verschmelzen mit dem entsprechenden HANC-Kontaktdatensatz, sodass Anrufprotokoll, Transkripte und HubSpot-Eigenschaften gemeinsam sichtbar sind.

KI-Übergabe-Schalter pro Pipeline​

Für jede gespiegelte Pipeline entscheiden Sie, ob die KI auf ihr handeln darf:

  • Aus (Standard für neue Pipelines) — Agenten können Deal-Daten auf dieser Pipeline lesen (Stufe, Wert, Kontaktkontext), aber keine Deals zwischen Stufen bewegen.
  • An — Agenten können Deal-Stufen live im Anruf aktualisieren. Sie können den Schalter auch so eingrenzen, dass die KI nur auf bestimmten Stufen handelt — zum Beispiel „nur auf New Lead und Qualified“ — und spätere Stufen Ihrem Vertriebsteam überlässt.

So lassen Sie einen Qualifizierungsagenten neue eingehende Anrufe automatisch in „Qualified“ vorrücken, während die Abschlussstufen rein manuell bleiben.

Stufenübergänge synchronisieren zurück​

Wenn ein Agent (oder ein HANC-Nutzer) einen Deal zwischen Stufen verschiebt, wird die Änderung nahezu in Echtzeit an HubSpot übertragen. Das Umgekehrte gilt ebenso: Direkt in HubSpot vorgenommene Änderungen erscheinen innerhalb von Sekunden in HANC. Es gibt keinen separaten „Veröffentlichen“-Schritt.

Schlägt eine Übertragung an HubSpot fehl (API-Ratenlimit, gelöschte Stufe, widerrufener Token), bleibt der Deal in HANC in seinem vorherigen Zustand, und der Fehler wird in der Aktivitätschronik des Deals protokolliert — kein stillschweigendes Verwerfen.

Trennen​

Das Trennen von HubSpot auf der Integrationsseite stoppt die Synchronisierung sofort. Gespiegelte Pipelines bleiben in HANC als schreibgeschützter Schnappschuss des letzten bekannten Zustands sichtbar, und jede Update Deal Stage-Action eines Agenten, die auf eine HubSpot-Pipeline abzielt, wird zu einem No-op, bis die Verbindung wiederhergestellt ist.

Verwandte Themen​