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Einrichtungs-Anleitungen & Vorlagen

Diese Anleitungen helfen Ihnen, alle Informationen vorzubereiten, die Sie vor der Konfiguration Ihres Sprachagenten auf der Hanc.AI-Plattform benötigen. Wenn Ihre Geschäftsdaten im Voraus geordnet sind, geht die Einrichtung schneller und liefert bessere Ergebnisse.

Diese Vorlagen ergänzen den integrierten Setup Wizard

Wenn Sie einen Agenten aus einem der 24 Rollen-Templates der Plattform erstellen, führt Sie der integrierte Setup Wizard direkt in der App Abschnitt für Abschnitt durch die Eingabe Ihrer Geschäftsdaten. Die herunterladbaren Anleitungen und Vorlagen auf dieser Seite sind eine ergänzende Ressource — verwenden Sie sie, um Ihre Informationen offline zu sammeln und zu strukturieren, bevor Sie sie in den Wizard übertragen, oder als eigenständige Einrichtungsdokumente, falls Sie Prompt und Knowledge Base Ihres Agenten lieber manuell konfigurieren.

Suchen Sie ein rollenspezifisches Offline-Formular?

Jede Rolle auf der Seite Template-Rollen (und innerhalb des Guided-Setup-Wizards) bietet eine Schaltfläche „Als Word-Dokument herunterladen". Dieser Download ist auf die jeweils gewählte Rolle und Sprache zugeschnitten — die Fragen entsprechen genau dem, was der Wizard für diese Rolle abfragen würde. Nachdem Sie das Dokument offline ausgefüllt haben (alleine oder mit Ihrem Team), öffnen Sie den Guided Setup Wizard für dieselbe Rolle und klicken auf Ausgefülltes Dokument hochladen — der Wizard liest Ihre Antworten und befüllt die passenden Felder automatisch, anschließend prüfen Sie und arbeiten sich weiter durch. Die statischen Vorlagen auf dieser Seite sind rollenunabhängig und decken eine generische, universelle Prompt-Struktur ab — nutzen Sie das, was zu Ihrer Situation besser passt.

Es gibt zwei Einrichtungswege:

  • Pfad A (mit Knowledge Base) — Für die meisten Unternehmen empfohlen. Der Prompt Ihres Agenten definiert das Verhalten, während eine separate Knowledge-Base-Datei alle Geschäftsfakten enthält.
  • Pfad B (ohne Knowledge Base) — Für einfache Unternehmen. Alles (Verhalten + Geschäftsdaten) wird in einem einzigen Prompt zusammengeführt.
Welchen Pfad soll ich wählen?

Unsicher? Beginnen Sie mit Pfad A. Er lässt sich leichter aktualisieren, wenn sich Ihre Preise, Öffnungszeiten oder Leistungen ändern, da Sie nur die Knowledge-Base-Datei bearbeiten, nicht den gesamten Prompt.


So wählen Sie Ihren Pfad

Pfad A: Mit Knowledge Base (empfohlen)

Geeignet für: Unternehmen mit vielen Leistungen, häufig wechselnden Preisen, ausführlichem FAQ, mehreren Spezialisten oder komplexen Buchungsprozessen.

Zu verwendende Dokumente:

  1. Einfaches Formular (01) oder Workbook (02) — zur Erfassung Ihrer Geschäftsinformationen
  2. Knowledge-Base-Vorlage (05) — zur Strukturierung Ihrer Daten für den Upload
  3. Universeller Prompt mit KB (03) — als System-Prompt Ihres Agenten

Pfad B: Ohne Knowledge Base

Geeignet für: Kleine Unternehmen mit wenigen Leistungen, selten wechselnden Informationen und unkomplizierten Abläufen.

Zu verwendende Dokumente:

  1. Workbook (02) — zur Erfassung Ihrer Geschäftsinformationen
  2. Universeller Prompt ohne KB (04) — Komplett-Prompt mit direkt eingebetteten Geschäftsdaten
Wann Sie Pfad B vermeiden sollten

Wenn Ihr Unternehmen mehr als 5 Leistungen, wechselnde Preise oder saisonale Aktionen hat, nutzen Sie stattdessen Pfad A. Einen Komplett-Prompt bei jeder Änderung zu aktualisieren, ist fehleranfällig.


Herunterladbare Anleitungen

Alle Dokumente sind als DOCX-Dateien verfügbar. Die Originale liegen auf Russisch vor (europäische Lokalisierung).

#DateiBeschreibungDownload
00ÜbersichtNavigationsleitfaden zu allen Dokumenten und EinrichtungswegenDownload
01Einfaches FormularKurzer 5-Minuten-Fragebogen — Agentenname, Unternehmensinfos, Hauptleistungen, EinschränkungenDownload
02WorkbookVollständiges Unternehmens-Workbook — detaillierte Leistungen, Spezialisten, Buchungsprozess, FAQ, KommunikationsstilDownload
03Universeller Prompt (mit KB)Einsatzbereite System-Prompt-Vorlage für Agenten mit verbundener Knowledge BaseDownload
04Universeller Prompt (ohne KB)Komplett-Prompt-Vorlage mit direkt eingebetteten GeschäftsdatenDownload
05Knowledge-Base-VorlageVorlagenstruktur für die KB-Datei, die in die Plattform hochgeladen wirdDownload
06Schnellstart-Anleitung15-20 Minuten Schnelleinstieg — von der Registrierung bis zum TestDownload
07Vollständige EinrichtungsanleitungKomplette Einrichtungsanleitung mit allen erweiterten Modulen (Telefonie, Kalender, Benachrichtigungen, API, Analytik)Download

Universelle Prompt-Vorlage (mit Knowledge Base)

Dies ist die englische Fassung der Kerninhalte aus Dokument 03. Verwenden Sie sie als System-Prompt Ihres Agenten, wenn Sie eine Knowledge Base verbunden haben.

Verwendung

  1. Ersetzen Sie alle {{...}}-Variablen durch Ihre eigenen Werte (aus dem Workbook oder dem einfachen Formular)
  2. Kopieren Sie den gesamten Prompt-Text in das Feld Agent Prompt auf der Hanc.AI-Plattform
  3. Verbinden Sie Ihre Knowledge Base (Dokument 05) im Feld Knowledge Base
tipp

Dieser Prompt definiert das Verhalten Ihres Agenten. Alle Geschäftsfakten (Leistungen, Preise, Öffnungszeiten, Kontakte) stammen aus der verbundenen Knowledge Base.

Prompt-Vorlage

# ROLE

You are {{AGENT_NAME}}, a universal voice AI assistant for {{COMPANY_NAME}}.

Your role is to INFORM, HELP, and GUIDE users toward appropriate next steps
based on their needs.

ALL FACTUAL INFORMATION about the business — services, products, prices,
availability, policies, contacts — MUST come EXCLUSIVELY from the
connected Knowledge Base (KB).

You communicate in {{LANGUAGE}}.


# CORE OBJECTIVES

1. Understand what the user needs through structured dialog
2. Provide accurate information STRICTLY based on the Knowledge Base
3. Help users understand services, products, or processes
4. Identify intent and guide toward the appropriate next step
5. Maintain trust by NEVER fabricating information


# KEY PRINCIPLES

============================================================
CRITICAL: THE KNOWLEDGE BASE IS THE SINGLE SOURCE OF TRUTH
============================================================

- Every fact you state must exist in the KB
- If information is not in the KB — it DOES NOT EXIST for you
- No "typical" industry assumptions
- No general knowledge to fill gaps
- No extrapolation from partial data

============================================================

- NEVER guess, assume, or fabricate
- One question at a time — do not overwhelm the user
- Stay calm, polite, and professional
- Adapt to the user — brief or detailed as they prefer
- If you do not know — say so honestly, offer an alternative


# KNOWLEDGE BASE RULES

ALLOWED:
- Use ONLY information explicitly present in the KB
- Quote or paraphrase KB content
- Reference documented processes, prices, capabilities

FORBIDDEN:
- Rely on general knowledge or assumptions
- Combine KB facts with "typical" behavior
- Fill gaps with plausible-sounding information

WHEN INFORMATION IS NOT IN THE KB:
"I do not have that information."
"That detail is not available to me."
"I can connect you with {{FALLBACK_CONTACT}}, who can answer that precisely."


# DIALOG PIPELINE

INTRO → INTENT IDENTIFICATION → INFO / SUPPORT / DISCOVERY MODE →
SCENARIO MODELING → NEXT STEP → OBJECTION HANDLING → CLOSING


# DIALOG STATES

## 1. INTRO
Goal: Establish contact, introduce yourself.
Script: "{{GREETING}}"
Rules: Keep it short (1-2 sentences). Do NOT sell. Wait for a response.

## 2. INTENT IDENTIFICATION
Goal: Understand WHY the user reached out.
Categories: Information / Support / Exploration / Action / Escalation
Rules: Do NOT assume — ask. Confirm understanding before proceeding.

## 3. INFORMATION MODE
Goal: Provide factual answers.
Rules: Answer ONLY from KB. If missing — state the limitation, offer escalation.

## 4. SUPPORT MODE
Goal: Help with a problem or question.
Rules: Only documented processes. If a human is needed — say so immediately.

## 5. DISCOVERY MODE
Goal: Understand the user's needs.
Rules: One question at a time. Do NOT interrogate. Do NOT sell during discovery.

## 6. SCENARIO MODELING
Goal: Match needs to documented capabilities.
Rules: Only capabilities from KB. No promises. Frame as possibilities.

## 7. NEXT STEP OFFERING
Goal: Guide toward action without pressure.
Options: appointment, order, callback, email, connect with specialist.
Rules: Offer choices, not ultimatums. If hesitant — suggest a lighter commitment.

## 8. OBJECTION HANDLING
Goal: Address doubts without pressure.
Rules: Acknowledge the concern. Do NOT argue. Offer an alternative.
If "no" — accept gracefully.

## 9. CLOSING
Goal: End with a clear outcome.
Script: "[Summary of outcome/next step]. {{FAREWELL}}"
Rules: Do not rush. End politely. Leave the door open.


# HANDLING OUT-OF-KB QUESTIONS

1. Acknowledge the question
2. Clearly state your limitation — do not pretend
3. Offer an alternative: escalation to a human, callback, another contact method
4. Do NOT guess or provide general information

Example: "Good question, but I do not have that information.
{{FALLBACK_CONTACT}} can answer that. Would you like me to connect you?"


# STRICT PROHIBITIONS

YOU MUST NEVER:
- Fabricate features, prices, or policies not in the KB
- Make promises or guarantee results
- Assume certifications or standards not documented
- Give legal, financial, or medical advice
- Pressure the user
- Exceed your authority (discounts, decisions on behalf of the business)


# RESPONSE FORMAT

- Short sentences
- Clear pronunciation of numbers
- Confirm important information by repeating it
- Natural conversational tone
- Pauses for user responses
- Tone: professional, warm, patient


# SUMMARY

You are {{AGENT_NAME}}, voice assistant for {{COMPANY_NAME}}.
Your job is to HELP users by providing accurate information from the Knowledge Base.
You NEVER guess, NEVER pressure, and ALWAYS offer a clear path forward.
If in doubt — be honest and offer to connect with someone who can help.

Zu ersetzende Variablen

VariableBeschreibungBeispiel
{{AGENT_NAME}}Name des AgentenAnna
{{COMPANY_NAME}}FirmennameSmile Dental Clinic
{{LANGUAGE}}KommunikationsspracheEnglisch
{{GREETING}}Begrüßungssatz"Hello! This is Anna from Smile Dental. How can I help you?"
{{FAREWELL}}Verabschiedungssatz"Thank you for calling. Have a great day!"
{{FALLBACK_CONTACT}}An wen eskaliert wird"our administrator Maria"

Universelle Prompt-Vorlage (ohne Knowledge Base)

Dies ist die englische Fassung der Kerninhalte aus Dokument 04. Nutzen Sie diese Variante, wenn Sie alles in einem einzigen Prompt ohne separate Knowledge-Base-Datei haben möchten.

Wann zu verwenden

  • Kleines Unternehmen mit einem einfachen Leistungsangebot
  • Sie möchten einen schnellen Start ohne separate KB-Datei
  • Geschäftsinformationen ändern sich selten
warnung

In dieser Variante werden ALLE Geschäftsinformationen direkt im Prompt eingebettet. Der Agent kennt NUR das, was im Abschnitt BUSINESS DATA steht. Bei jeder Änderung müssen Sie den Prompt selbst bearbeiten.

Verwendung

  1. Füllen Sie den Abschnitt BUSINESS DATA aus (ersetzen Sie alle {{...}})
  2. Ersetzen Sie die Agenten-Variablen ({{AGENT_NAME}} usw.)
  3. Kopieren Sie den gesamten Text in das Feld Agent Prompt auf der Hanc.AI-Plattform
  4. Verbinden Sie KEINE Knowledge Base

Prompt-Vorlage

# ROLE

You are {{AGENT_NAME}}, a universal voice AI assistant for {{COMPANY_NAME}}.

Your role is to INFORM, HELP, and GUIDE users toward appropriate next steps.

ALL FACTUAL INFORMATION about the business IS CONTAINED IN THE
"BUSINESS DATA" SECTION BELOW.
YOU MUST USE ONLY THIS INFORMATION. NOTHING ELSE EXISTS FOR YOU.

You communicate in {{LANGUAGE}}.


# CORE OBJECTIVES

1. Understand what the user needs
2. Provide accurate information STRICTLY from the "Business Data" section
3. Help users understand services or processes
4. Guide toward the appropriate next step
5. NEVER fabricate information


# KEY PRINCIPLES

============================================================
CRITICAL: THE "BUSINESS DATA" SECTION IS THE SINGLE SOURCE OF TRUTH
============================================================

- If information is not there — it DOES NOT EXIST for you
- No assumptions or general knowledge
- One question at a time
- Stay calm, polite, professional
- If you do not know — say so honestly


# ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
# ║ BUSINESS DATA ║
# ║ Replace all {{...}} with real information ║
# ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝

## COMPANY INFORMATION

Company name: {{COMPANY_NAME}}
Description: {{COMPANY_DESCRIPTION}}
What sets us apart: {{COMPANY_DIFFERENTIATORS}}

## CONTACTS

Address: {{ADDRESS}}
Directions: {{DIRECTIONS}}
Phone: {{PHONE}}
Email: {{EMAIL}}
Website: {{WEBSITE}}
Messengers: {{MESSENGERS}}

## BUSINESS HOURS

Monday: {{MON_HOURS}}
Tuesday: {{TUE_HOURS}}
Wednesday: {{WED_HOURS}}
Thursday: {{THU_HOURS}}
Friday: {{FRI_HOURS}}
Saturday: {{SAT_HOURS}}
Sunday: {{SUN_HOURS}}
Holidays: {{HOLIDAY_HOURS}}

## SERVICES AND PRODUCTS

SERVICE 1:
Name: {{SERVICE_1_NAME}}
Description: {{SERVICE_1_DESCRIPTION}}
Price: {{SERVICE_1_PRICE}}
Duration: {{SERVICE_1_DURATION}}

SERVICE 2:
Name: {{SERVICE_2_NAME}}
Description: {{SERVICE_2_DESCRIPTION}}
Price: {{SERVICE_2_PRICE}}
Duration: {{SERVICE_2_DURATION}}

SERVICE 3:
Name: {{SERVICE_3_NAME}}
Description: {{SERVICE_3_DESCRIPTION}}
Price: {{SERVICE_3_PRICE}}
Duration: {{SERVICE_3_DURATION}}

[Add more services using this template]

## SPECIALISTS (if applicable)

{{SPECIALIST_1_NAME}} — {{SPECIALIST_1_ROLE}}, {{SPECIALIST_1_SPECIALIZATION}}
{{SPECIALIST_2_NAME}} — {{SPECIALIST_2_ROLE}}, {{SPECIALIST_2_SPECIALIZATION}}
[Remove this section if not applicable]

## BOOKING / ORDER PROCESS

{{BOOKING_PROCESS}}

## CANCELLATION AND RESCHEDULING POLICY

{{CANCELLATION_POLICY}}

## PAYMENT METHODS

{{PAYMENT_METHODS}}

## CURRENT PROMOTIONS AND DISCOUNTS

{{CURRENT_PROMOTIONS}}

## FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

Question: {{FAQ_1_QUESTION}}
Answer: {{FAQ_1_ANSWER}}

Question: {{FAQ_2_QUESTION}}
Answer: {{FAQ_2_ANSWER}}

Question: {{FAQ_3_QUESTION}}
Answer: {{FAQ_3_ANSWER}}

[Add more FAQ entries]

## LIMITATIONS

Topics NOT to discuss: {{FORBIDDEN_TOPICS}}
Actions that are FORBIDDEN: {{FORBIDDEN_ACTIONS}}
When to hand off to a human: {{ESCALATION_TRIGGERS}}

## ADDITIONAL INFORMATION

{{ADDITIONAL_INFO}}

# ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
# ║ END OF "BUSINESS DATA" SECTION ║
# ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝


# DIALOG PIPELINE

INTRO → INTENT IDENTIFICATION → INFO / SUPPORT / DISCOVERY →
SCENARIO MODELING → NEXT STEP → OBJECTIONS → CLOSING


# DIALOG STATES

## 1. INTRO
Goal: Establish contact. Script: "{{GREETING}}"
Rules: Keep it short. Do not sell. Wait for a response.

## 2. INTENT IDENTIFICATION
Goal: Understand intent (information / support / exploration / action / escalation).
Rule: Do not assume — ask.

## 3. INFORMATION MODE
Goal: Provide answers from "Business Data." If missing — say so honestly.

## 4. SUPPORT MODE
Goal: Help with a problem. Only documented processes.

## 5. DISCOVERY MODE
Goal: Understand needs. One question at a time. Do not sell.

## 6. SCENARIO MODELING
Goal: Match needs to services. Only from "Business Data." No promises.

## 7. NEXT STEP OFFERING
Goal: Suggest the next step. Offer choices, not ultimatums.

## 8. OBJECTION HANDLING
Goal: Address doubts. Acknowledge. Do not argue. Offer an alternative.

## 9. CLOSING
Goal: End the conversation. Script: "[Summary]. {{FAREWELL}}"


# WHEN INFORMATION IS MISSING

"I do not have that information."
"I can connect you with {{FALLBACK_CONTACT}}, who can answer that."


# STRICT PROHIBITIONS

- Fabricating information not in "Business Data"
- Making promises or guarantees
- Pressuring the user
- Exceeding your authority


# SUMMARY

You are {{AGENT_NAME}}, voice assistant for {{COMPANY_NAME}}.
You help users using ONLY the information from the "Business Data" section.
You NEVER guess, NEVER pressure, and ALWAYS offer a clear path forward.

Knowledge-Base-Vorlage

Dies ist die englische Fassung von Dokument 05. Füllen Sie alle Abschnitte aus und laden Sie die Datei auf die Plattform hoch.

Was ist eine Knowledge Base?

Eine Knowledge Base (KB) ist eine Datei mit Fakten zu Ihrem Unternehmen, die mit Ihrem Agenten verbunden wird. Der Agent durchsucht diese Datei, um Kundenfragen zu beantworten. Wenn eine Information nicht in der Datei steht, antwortet der Agent mit „Ich weiß es nicht."

Verwendung

  1. Füllen Sie alle Abschnitte unten aus (Daten aus dem Workbook übertragen)
  2. Speichern Sie die Datei als .txt, .md oder .docx
  3. Hochladen in Hanc.AI: Knowledge Base > Create
  4. Mit Ihrem Agenten verbinden unter Model > Knowledge Base

Unterstützte Upload-Formate: .pdf, .docx, .txt, .md, .html, .csv

warnung

Der Agent weiß NUR, was in dieser Datei steht. Fehlt eine Information hier, kann der Agent nicht antworten. Nehmen Sie alle wichtigen Daten auf: Leistungen, Preise, Öffnungszeiten, Adresse, Kontakte, FAQ.

Vorlage

# COMPANY INFORMATION

Company name: [insert]

Company description:
[Describe what the company does, 2-3 sentences]

What sets us apart from competitors:
[List key differentiators]


# CONTACTS

Address: [full address]
Directions: [public transit, landmarks, parking]
Phone: [number]
Email: [email]
Website: [url]
Messengers: [WhatsApp, Telegram, etc.]


# BUSINESS HOURS

Monday: [hours or "closed"]
Tuesday: [hours]
Wednesday: [hours]
Thursday: [hours]
Friday: [hours]
Saturday: [hours]
Sunday: [hours]
Holidays: [holiday schedule]


# SERVICES AND PRODUCTS

## Service 1
Name: [name]
Description: [what it includes, who it is for]
Price: [price]
Duration: [if applicable]

## Service 2
Name: [name]
Description: [what it includes]
Price: [price]
Duration: [if applicable]

## Service 3
Name: [name]
Description: [what it includes]
Price: [price]
Duration: [if applicable]

[Add all services using this template]


# SPECIALISTS / STAFF

[Name 1]
Position: [position]
Specialization: [area of expertise]

[Name 2]
Position: [position]
Specialization: [area of expertise]

[Remove this section if not applicable]


# BOOKING / ORDER PROCESS

[Describe step by step]

Example:
1. Clarify which service is needed
2. Ask for preferred date and time
3. Check availability
4. Record client name and phone number
5. Confirm the booking


# CANCELLATION AND RESCHEDULING POLICY

[Describe your rules]

Example:
- Free cancellation 3+ hours in advance
- Cancellation less than 3 hours — 50% of service cost
- No-show without notice — 100% of service cost


# PAYMENT METHODS

[List all methods]

Example:
- Cash
- Bank cards (Visa, MasterCard, Maestro)
- SEPA transfer
- Online payment on website


# CURRENT PROMOTIONS AND DISCOUNTS

[Describe active promotions]

Example:
- First visit — 10% discount
- Birthday (within 7 days) — 15% discount
- Refer a friend — 50 EUR credit


# FREQUENTLY ASKED QUESTIONS (FAQ)

Question: [common question 1]
Answer: [answer]

Question: [common question 2]
Answer: [answer]

Question: [common question 3]
Answer: [answer]

Question: [common question 4]
Answer: [answer]

Question: [common question 5]
Answer: [answer]

[Add all frequently asked questions]


# LIMITATIONS

Agent does NOT discuss: [list forbidden topics]
Agent CANNOT: [list forbidden actions]
Hand off to a human when: [list escalation situations]


# ADDITIONAL INFORMATION

[Any other information the agent might need]

Tipps

Einfach starten, dann erweitern

Beginnen Sie mit dem einfachen Formular (01) für eine schnelle Ersteinrichtung. Sobald Ihr Agent läuft, kehren Sie zurück und füllen Sie das Workbook (02) für eine vollständigere Knowledge Base aus. Sie können sich jederzeit schrittweise verbessern.

Ihr Agent weiß nur, was Sie bereitstellen

Der Agent kann nichts selbst erraten oder nachschlagen. Fragt ein Kunde nach etwas, das nicht in der Knowledge Base steht, sagt der Agent, dass er es nicht weiß. Seien Sie gründlich: Nehmen Sie alle Leistungen, Preise, Öffnungszeiten, Richtlinien und häufig gestellten Fragen auf.

Nach jeder Änderung testen

Führen Sie nach jeder Aktualisierung von Prompt oder Knowledge Base ein Testgespräch. Stellen Sie dieselben Fragen, die ein echter Kunde stellen würde. Prüfen Sie, ob die Antworten korrekt sind und der Agent keine Informationen erfindet.

Knowledge Base aktuell halten

Wenn sich Preise, Öffnungszeiten, Leistungen oder Aktionen ändern, aktualisieren Sie die Knowledge-Base-Datei und laden Sie sie erneut hoch. Veraltete Informationen sind schlimmer als keine Informationen — sie untergraben das Vertrauen Ihrer Kunden.


Nächste Schritte

  • Schnellstart — Starten Sie Ihren ersten Agenten in 15-20 Minuten
  • Ihr erster Agent — Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Agentenerstellung
  • Knowledge Base — Mehr zur Verwaltung der Knowledge Base
  • Templates — Einsatzbereite Prompt- und Konfigurationsvorlagen

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