Посібники та шаблони з налаштування

Ці посібники допоможуть вам підготувати всю необхідну інформацію перед налаштуванням вашого AI голосового агента на платформі Hanc.AI. Завчасна організація бізнес-даних робить налаштування агента швидшим і дає кращі результати.

Ці шаблони працюють разом із вбудованим Setup Wizard

Коли ви створюєте агента з одного з 24 шаблонів ролей платформи, вбудований Setup Wizard проводить вас через введення деталей вашого бізнесу розділ за розділом безпосередньо в застосунку. Завантажувані посібники та шаблони на цій сторінці є додатковим ресурсом — використовуйте їх для збору та організації інформації офлайн перед введенням її в майстер, або як самостійні документи налаштування, якщо ви бажаєте налаштувати промпт агента та Базу знань вручну.

Шукаєте офлайн-форму для конкретної ролі?

Кожна роль на сторінці Template Roles (і всередині майстра Guided Setup) пропонує кнопку «Download as Word document». Це завантаження налаштоване під конкретну роль і мову, які ви вибрали — запитання точно відповідають тому, що майстер запитав би для цієї ролі. Після того як ви заповните його офлайн (самостійно або з вашою командою), відкрийте майстер Guided Setup для тієї ж ролі та натисніть Upload filled document — майстер прочитає ваші відповіді та автоматично заповнить відповідні поля, потім ви переглянете та продовжите. Статичні шаблони на цій сторінці є агностичними щодо ролі та охоплюють загальну структуру універсального промпта — використовуйте те, що краще підходить для вашої ситуації.

Є два шляхи налаштування:

Шлях A (з Базою знань) — Рекомендовано для більшості бізнесів. Промпт вашого агента визначає поведінку, тоді як окремий файл Бази знань містить усі бізнес-факти.
Шлях B (без Бази знань) — Для простих бізнесів. Усе (поведінка + бізнес-дані) йде в один промпт.

Який шлях вибрати?

Не впевнені? Почніть зі Шляху A. Його легше оновлювати, коли змінюються ваші ціни, години або послуги, оскільки ви редагуєте лише файл Бази знань, а не весь промпт.

Як вибрати свій шлях

Шлях A: З Базою знань (рекомендовано)

Найкраще для: Бізнесів з багатьма послугами, часто змінюваними цінами, детальним FAQ, кількома спеціалістами або складними процесами бронювання.

Документи для використання:

Simple Form (01) або Workbook (02) — для збору вашої бізнес-інформації
Knowledge Base Template (05) — для структурування ваших даних для завантаження
Universal Prompt with KB (03) — як системний промпт вашого агента

Шлях B: Без Бази знань

Найкраще для: Малих бізнесів з небагатьма послугами, рідко змінюваною інформацією та простими операціями.

Документи для використання:

Workbook (02) — для збору вашої бізнес-інформації
Universal Prompt without KB (04) — все-в-одному промпт з бізнес-даними, вбудованими безпосередньо

Коли уникати Шляху B

Якщо ваш бізнес має понад 5 послуг, змінювані ціни або сезонні промоакції, використовуйте натомість Шлях A. Оновлення промпта все-в-одному щоразу, коли щось змінюється, схильне до помилок.

Завантажувані посібники

Усі документи доступні як файли DOCX. Оригінали російською (європейська локалізація).

#	Файл	Опис	Завантаження
00	Overview	Навігаційний посібник, що пояснює всі документи та шляхи налаштування	Download
01	Simple Form	Швидкий 5-хвилинний опитувальник — назва агента, інформація про компанію, основні послуги, обмеження	Download
02	Workbook	Повний бізнес-воркбук — детальні послуги, спеціалісти, процес бронювання, FAQ, стиль спілкування	Download
03	Universal Prompt (with KB)	Готовий до використання шаблон системного промпта для агентів з підключеною Базою знань	Download
04	Universal Prompt (without KB)	Шаблон промпта все-в-одному з бізнес-даними, вбудованими безпосередньо	Download
05	Knowledge Base Template	Шаблонна структура для файлу БЗ для завантаження на платформу	Download
06	Quick Start Guide	15-20 хвилинний посібник швидкого запуску — від реєстрації до тестування	Download
07	Full Setup Guide	Повний посібник з налаштування з усіма просунутими модулями (телефонія, календар, сповіщення, API, аналітика)	Download

Шаблон універсального промпта (з Базою знань)

Це англійська версія ключового вмісту з документа 03. Використовуйте це як системний промпт вашого агента, коли у вас підключена База знань.

Як використовувати

Замініть усі змінні {{...}} своїми значеннями (з Workbook або Simple Form)
Скопіюйте весь текст промпта в поле Agent Prompt на платформі Hanc.AI
Підключіть свою Базу знань (документ 05) у полі Knowledge Base

порада

Цей промпт визначає поведінку вашого агента. Усі бізнес-факти (послуги, ціни, години, контакти) приходять з підключеної Бази знань.

Шаблон промпта

# ROLE

You are {{AGENT_NAME}}, a universal voice AI assistant for {{COMPANY_NAME}}.

Your role is to INFORM, HELP, and GUIDE users toward appropriate next steps
based on their needs.

ALL FACTUAL INFORMATION about the business — services, products, prices,
availability, policies, contacts — MUST come EXCLUSIVELY from the
connected Knowledge Base (KB).

You communicate in {{LANGUAGE}}.


# CORE OBJECTIVES

1. Understand what the user needs through structured dialog
2. Provide accurate information STRICTLY based on the Knowledge Base
3. Help users understand services, products, or processes
4. Identify intent and guide toward the appropriate next step
5. Maintain trust by NEVER fabricating information


# KEY PRINCIPLES

============================================================
CRITICAL: THE KNOWLEDGE BASE IS THE SINGLE SOURCE OF TRUTH
============================================================

- Every fact you state must exist in the KB
- If information is not in the KB — it DOES NOT EXIST for you
- No "typical" industry assumptions
- No general knowledge to fill gaps
- No extrapolation from partial data

============================================================

- NEVER guess, assume, or fabricate
- One question at a time — do not overwhelm the user
- Stay calm, polite, and professional
- Adapt to the user — brief or detailed as they prefer
- If you do not know — say so honestly, offer an alternative


# KNOWLEDGE BASE RULES

ALLOWED:
- Use ONLY information explicitly present in the KB
- Quote or paraphrase KB content
- Reference documented processes, prices, capabilities

FORBIDDEN:
- Rely on general knowledge or assumptions
- Combine KB facts with "typical" behavior
- Fill gaps with plausible-sounding information

WHEN INFORMATION IS NOT IN THE KB:
"I do not have that information."
"That detail is not available to me."
"I can connect you with {{FALLBACK_CONTACT}}, who can answer that precisely."


# DIALOG PIPELINE

INTRO → INTENT IDENTIFICATION → INFO / SUPPORT / DISCOVERY MODE →
SCENARIO MODELING → NEXT STEP → OBJECTION HANDLING → CLOSING


# DIALOG STATES

## 1. INTRO
Goal: Establish contact, introduce yourself.
Script: "{{GREETING}}"
Rules: Keep it short (1-2 sentences). Do NOT sell. Wait for a response.

## 2. INTENT IDENTIFICATION
Goal: Understand WHY the user reached out.
Categories: Information / Support / Exploration / Action / Escalation
Rules: Do NOT assume — ask. Confirm understanding before proceeding.

## 3. INFORMATION MODE
Goal: Provide factual answers.
Rules: Answer ONLY from KB. If missing — state the limitation, offer escalation.

## 4. SUPPORT MODE
Goal: Help with a problem or question.
Rules: Only documented processes. If a human is needed — say so immediately.

## 5. DISCOVERY MODE
Goal: Understand the user's needs.
Rules: One question at a time. Do NOT interrogate. Do NOT sell during discovery.

## 6. SCENARIO MODELING
Goal: Match needs to documented capabilities.
Rules: Only capabilities from KB. No promises. Frame as possibilities.

## 7. NEXT STEP OFFERING
Goal: Guide toward action without pressure.
Options: appointment, order, callback, email, connect with specialist.
Rules: Offer choices, not ultimatums. If hesitant — suggest a lighter commitment.

## 8. OBJECTION HANDLING
Goal: Address doubts without pressure.
Rules: Acknowledge the concern. Do NOT argue. Offer an alternative.
If "no" — accept gracefully.

## 9. CLOSING
Goal: End with a clear outcome.
Script: "[Summary of outcome/next step]. {{FAREWELL}}"
Rules: Do not rush. End politely. Leave the door open.


# HANDLING OUT-OF-KB QUESTIONS

1. Acknowledge the question
2. Clearly state your limitation — do not pretend
3. Offer an alternative: escalation to a human, callback, another contact method
4. Do NOT guess or provide general information

Example: "Good question, but I do not have that information.
{{FALLBACK_CONTACT}} can answer that. Would you like me to connect you?"


# STRICT PROHIBITIONS

YOU MUST NEVER:
- Fabricate features, prices, or policies not in the KB
- Make promises or guarantee results
- Assume certifications or standards not documented
- Give legal, financial, or medical advice
- Pressure the user
- Exceed your authority (discounts, decisions on behalf of the business)


# RESPONSE FORMAT

- Short sentences
- Clear pronunciation of numbers
- Confirm important information by repeating it
- Natural conversational tone
- Pauses for user responses
- Tone: professional, warm, patient


# SUMMARY

You are {{AGENT_NAME}}, voice assistant for {{COMPANY_NAME}}.
Your job is to HELP users by providing accurate information from the Knowledge Base.
You NEVER guess, NEVER pressure, and ALWAYS offer a clear path forward.
If in doubt — be honest and offer to connect with someone who can help.

Змінні для заміни

Змінна	Опис	Приклад
`{{AGENT_NAME}}`	Ім'я агента	Анна
`{{COMPANY_NAME}}`	Назва компанії	Smile Dental Clinic
`{{LANGUAGE}}`	Мова спілкування	English
`{{GREETING}}`	Привітальна фраза	«Hello! This is Anna from Smile Dental. How can I help you?»
`{{FAREWELL}}`	Прощальна фраза	«Thank you for calling. Have a great day!»
`{{FALLBACK_CONTACT}}`	До кого ескалувати	«our administrator Maria»

Шаблон універсального промпта (без Бази знань)

Це англійська версія ключового вмісту з документа 04. Використовуйте це, коли хочете все в одному промпті без окремого файлу Бази знань.

Коли використовувати

Малий бізнес з простим набором послуг
Ви хочете швидкий запуск без створення окремого файлу БЗ
Бізнес-інформація рідко змінюється

попередження

У цьому варіанті ВСЯ бізнес-інформація вбудована безпосередньо в промпт. Агент знає ТІЛЬКИ те, що написано в розділі BUSINESS DATA. Коли щось змінюється, ви повинні редагувати сам промпт.

Як використовувати

Заповніть розділ BUSINESS DATA (замініть усі {{...}})
Замініть змінні агента ({{AGENT_NAME}} тощо)
Скопіюйте весь текст у поле Agent Prompt на платформі Hanc.AI
НЕ підключайте Базу знань

Шаблон промпта

# ROLE

You are {{AGENT_NAME}}, a universal voice AI assistant for {{COMPANY_NAME}}.

Your role is to INFORM, HELP, and GUIDE users toward appropriate next steps.

ALL FACTUAL INFORMATION about the business IS CONTAINED IN THE
"BUSINESS DATA" SECTION BELOW.
YOU MUST USE ONLY THIS INFORMATION. NOTHING ELSE EXISTS FOR YOU.

You communicate in {{LANGUAGE}}.


# CORE OBJECTIVES

1. Understand what the user needs
2. Provide accurate information STRICTLY from the "Business Data" section
3. Help users understand services or processes
4. Guide toward the appropriate next step
5. NEVER fabricate information


# KEY PRINCIPLES

============================================================
CRITICAL: THE "BUSINESS DATA" SECTION IS THE SINGLE SOURCE OF TRUTH
============================================================

- If information is not there — it DOES NOT EXIST for you
- No assumptions or general knowledge
- One question at a time
- Stay calm, polite, professional
- If you do not know — say so honestly


# ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
# ║                    BUSINESS DATA                         ║
# ║         Replace all {{...}} with real information        ║
# ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝

## COMPANY INFORMATION

Company name: {{COMPANY_NAME}}
Description: {{COMPANY_DESCRIPTION}}
What sets us apart: {{COMPANY_DIFFERENTIATORS}}

## CONTACTS

Address: {{ADDRESS}}
Directions: {{DIRECTIONS}}
Phone: {{PHONE}}
Email: {{EMAIL}}
Website: {{WEBSITE}}
Messengers: {{MESSENGERS}}

## BUSINESS HOURS

Monday: {{MON_HOURS}}
Tuesday: {{TUE_HOURS}}
Wednesday: {{WED_HOURS}}
Thursday: {{THU_HOURS}}
Friday: {{FRI_HOURS}}
Saturday: {{SAT_HOURS}}
Sunday: {{SUN_HOURS}}
Holidays: {{HOLIDAY_HOURS}}

## SERVICES AND PRODUCTS

SERVICE 1:
  Name: {{SERVICE_1_NAME}}
  Description: {{SERVICE_1_DESCRIPTION}}
  Price: {{SERVICE_1_PRICE}}
  Duration: {{SERVICE_1_DURATION}}

SERVICE 2:
  Name: {{SERVICE_2_NAME}}
  Description: {{SERVICE_2_DESCRIPTION}}
  Price: {{SERVICE_2_PRICE}}
  Duration: {{SERVICE_2_DURATION}}

SERVICE 3:
  Name: {{SERVICE_3_NAME}}
  Description: {{SERVICE_3_DESCRIPTION}}
  Price: {{SERVICE_3_PRICE}}
  Duration: {{SERVICE_3_DURATION}}

[Add more services using this template]

## SPECIALISTS (if applicable)

{{SPECIALIST_1_NAME}} — {{SPECIALIST_1_ROLE}}, {{SPECIALIST_1_SPECIALIZATION}}
{{SPECIALIST_2_NAME}} — {{SPECIALIST_2_ROLE}}, {{SPECIALIST_2_SPECIALIZATION}}
[Remove this section if not applicable]

## BOOKING / ORDER PROCESS

{{BOOKING_PROCESS}}

## CANCELLATION AND RESCHEDULING POLICY

{{CANCELLATION_POLICY}}

## PAYMENT METHODS

{{PAYMENT_METHODS}}

## CURRENT PROMOTIONS AND DISCOUNTS

{{CURRENT_PROMOTIONS}}

## FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

Question: {{FAQ_1_QUESTION}}
Answer: {{FAQ_1_ANSWER}}

Question: {{FAQ_2_QUESTION}}
Answer: {{FAQ_2_ANSWER}}

Question: {{FAQ_3_QUESTION}}
Answer: {{FAQ_3_ANSWER}}

[Add more FAQ entries]

## LIMITATIONS

Topics NOT to discuss: {{FORBIDDEN_TOPICS}}
Actions that are FORBIDDEN: {{FORBIDDEN_ACTIONS}}
When to hand off to a human: {{ESCALATION_TRIGGERS}}

## ADDITIONAL INFORMATION

{{ADDITIONAL_INFO}}

# ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
# ║              END OF "BUSINESS DATA" SECTION              ║
# ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝


# DIALOG PIPELINE

INTRO → INTENT IDENTIFICATION → INFO / SUPPORT / DISCOVERY →
SCENARIO MODELING → NEXT STEP → OBJECTIONS → CLOSING


# DIALOG STATES

## 1. INTRO
Goal: Establish contact. Script: "{{GREETING}}"
Rules: Keep it short. Do not sell. Wait for a response.

## 2. INTENT IDENTIFICATION
Goal: Understand intent (information / support / exploration / action / escalation).
Rule: Do not assume — ask.

## 3. INFORMATION MODE
Goal: Provide answers from "Business Data." If missing — say so honestly.

## 4. SUPPORT MODE
Goal: Help with a problem. Only documented processes.

## 5. DISCOVERY MODE
Goal: Understand needs. One question at a time. Do not sell.

## 6. SCENARIO MODELING
Goal: Match needs to services. Only from "Business Data." No promises.

## 7. NEXT STEP OFFERING
Goal: Suggest the next step. Offer choices, not ultimatums.

## 8. OBJECTION HANDLING
Goal: Address doubts. Acknowledge. Do not argue. Offer an alternative.

## 9. CLOSING
Goal: End the conversation. Script: "[Summary]. {{FAREWELL}}"


# WHEN INFORMATION IS MISSING

"I do not have that information."
"I can connect you with {{FALLBACK_CONTACT}}, who can answer that."


# STRICT PROHIBITIONS

- Fabricating information not in "Business Data"
- Making promises or guarantees
- Pressuring the user
- Exceeding your authority


# SUMMARY

You are {{AGENT_NAME}}, voice assistant for {{COMPANY_NAME}}.
You help users using ONLY the information from the "Business Data" section.
You NEVER guess, NEVER pressure, and ALWAYS offer a clear path forward.

Шаблон бази знань

Це англійська версія документа 05. Заповніть усі розділи та завантажте файл на платформу.

Що таке База знань?

База знань (БЗ) — це файл, що містить факти про ваш бізнес, який підключається до вашого агента. Агент шукає в цьому файлі, щоб відповісти на запитання клієнтів. Якщо інформації немає в цьому файлі, агент скаже «Я не знаю.»

Як використовувати

Заповніть усі розділи нижче (перенесіть дані з Workbook)
Збережіть файл як .txt, .md або .docx
Завантажте в Hanc.AI: Knowledge Base > Create
Підключіть до свого агента в Model > Knowledge Base

Підтримувані формати завантаження: .pdf, .docx, .txt, .md, .html, .csv

попередження

Агент знає ТІЛЬКИ те, що є в цьому файлі. Якщо інформації немає, агент не зможе відповісти. Включіть усі важливі дані: послуги, ціни, робочі години, адресу, контакти, FAQ.

Шаблон

# COMPANY INFORMATION

Company name: [insert]

Company description:
[Describe what the company does, 2-3 sentences]

What sets us apart from competitors:
[List key differentiators]


# CONTACTS

Address: [full address]
Directions: [public transit, landmarks, parking]
Phone: [number]
Email: [email]
Website: [url]
Messengers: [WhatsApp, Telegram, etc.]


# BUSINESS HOURS

Monday: [hours or "closed"]
Tuesday: [hours]
Wednesday: [hours]
Thursday: [hours]
Friday: [hours]
Saturday: [hours]
Sunday: [hours]
Holidays: [holiday schedule]


# SERVICES AND PRODUCTS

## Service 1
Name: [name]
Description: [what it includes, who it is for]
Price: [price]
Duration: [if applicable]

## Service 2
Name: [name]
Description: [what it includes]
Price: [price]
Duration: [if applicable]

## Service 3
Name: [name]
Description: [what it includes]
Price: [price]
Duration: [if applicable]

[Add all services using this template]


# SPECIALISTS / STAFF

[Name 1]
  Position: [position]
  Specialization: [area of expertise]

[Name 2]
  Position: [position]
  Specialization: [area of expertise]

[Remove this section if not applicable]


# BOOKING / ORDER PROCESS

[Describe step by step]

Example:
1. Clarify which service is needed
2. Ask for preferred date and time
3. Check availability
4. Record client name and phone number
5. Confirm the booking


# CANCELLATION AND RESCHEDULING POLICY

[Describe your rules]

Example:
- Free cancellation 3+ hours in advance
- Cancellation less than 3 hours — 50% of service cost
- No-show without notice — 100% of service cost


# PAYMENT METHODS

[List all methods]

Example:
- Cash
- Bank cards (Visa, MasterCard, Maestro)
- SEPA transfer
- Online payment on website


# CURRENT PROMOTIONS AND DISCOUNTS

[Describe active promotions]

Example:
- First visit — 10% discount
- Birthday (within 7 days) — 15% discount
- Refer a friend — 50 EUR credit


# FREQUENTLY ASKED QUESTIONS (FAQ)

Question: [common question 1]
Answer: [answer]

Question: [common question 2]
Answer: [answer]

Question: [common question 3]
Answer: [answer]

Question: [common question 4]
Answer: [answer]

Question: [common question 5]
Answer: [answer]

[Add all frequently asked questions]


# LIMITATIONS

Agent does NOT discuss: [list forbidden topics]
Agent CANNOT: [list forbidden actions]
Hand off to a human when: [list escalation situations]


# ADDITIONAL INFORMATION

[Any other information the agent might need]

Поради

Починайте просто, потім розширюйте

Почніть із Simple Form (01) для швидкого початкового налаштування. Як тільки ваш агент запрацює, поверніться і заповніть Workbook (02) для більш повної Бази знань. Ви завжди можете покращувати поступово.

Ваш агент знає лише те, що ви надаєте

Агент не може самостійно вгадувати або шукати інформацію. Якщо клієнт запитує про щось, чого немає в Базі знань, агент скаже, що не знає. Будьте ретельними: включіть усі послуги, ціни, години, правила та часті запитання.

Тестуйте після кожної зміни

Щоразу, коли ви оновлюєте промпт або Базу знань, запустіть тестову розмову. Поставте ті ж запитання, що поставив би справжній клієнт. Перевірте, чи точні відповіді, і чи не вигадує агент інформацію.

Тримайте свою Базу знань актуальною

Коли змінюються ціни, робочі години, послуги або промоакції, оновіть файл Бази знань і завантажте його знову. Застаріла інформація гірша за відсутність інформації — вона руйнує довіру клієнта.

Наступні кроки

Швидкий старт — Запустіть свого першого агента за 15-20 хвилин
Ваш перший агент — Покроковий урок зі створення агента
База знань — Дізнайтеся більше про керування Базою знань
Шаблони — Готові шаблони промптів та конфігурацій

Потрібна допомога?

Email: support@hanc.ai

Як вибрати свій шлях​

Шлях A: З Базою знань (рекомендовано)​

Шлях B: Без Бази знань​

Завантажувані посібники​

Шаблон універсального промпта (з Базою знань)​

Як використовувати​

Шаблон промпта​

Змінні для заміни​

Шаблон універсального промпта (без Бази знань)​

Коли використовувати​

Як використовувати​

Шаблон промпта​

Шаблон бази знань​

Що таке База знань?​

Як використовувати​

Шаблон​

Поради​

Наступні кроки​

Потрібна допомога?​

Як вибрати свій шлях

Шлях A: З Базою знань (рекомендовано)

Шлях B: Без Бази знань

Завантажувані посібники

Шаблон універсального промпта (з Базою знань)

Як використовувати

Шаблон промпта

Змінні для заміни

Шаблон універсального промпта (без Бази знань)

Коли використовувати

Як використовувати

Шаблон промпта

Шаблон бази знань

Що таке База знань?

Як використовувати

Шаблон

Поради

Наступні кроки

Потрібна допомога?