Gestão de Equipa
Colabore com a sua equipa na plataforma Hanc.AI. Esta secção cobre o convite de membros, a gestão de funções e a organização de espaços de trabalho.
Conceito de Workspace
Um workspace é um ambiente isolado que contém:
- Agentes de voz
- Bases de conhecimento
- Números de telefone
- Registos de chamadas
- Membros da equipa
Quando Usar Múltiplos Workspaces
| Cenário | Recomendação |
|---|---|
| Negócio único | Um workspace |
| Múltiplas marcas | Workspaces separados |
| Trabalho de cliente (agência) | Workspace por cliente |
| Testes | Workspaces de dev/prod separados |
Membros da Equipa
Ver Equipa
- Clique em "Equipa" na barra lateral
- Veja todos os membros atuais da equipa
- Veja funções e estado
Informação do Membro de Equipa
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Nome | Nome do membro da equipa |
| Email de login | |
| Função | Nível de permissão |
| Estado | Estado da conta: ACTIVE, SUSPENDED ou DELETED |
| Aderiu em | Data em que foi adicionado |
Funções e Permissões
Funções Disponíveis
| Função | Descrição |
|---|---|
| Owner | Controlo total, incluindo faturação e eliminação |
| Admin | Gere agentes, equipa, definições (sem faturação) |
| Member | Usa agentes, vê registos de chamadas (sem gestão) |
Para agências a gerir múltiplos clientes, os membros da equipa adicionados a uma agência recebem a função de admin por defeito, dando-lhes a capacidade de gerir agentes, bases de conhecimento e definições para os clientes atribuídos.
Estados de Conta
Cada conta no sistema tem um de três estados:
| Estado | Descrição |
|---|---|
| ACTIVE | A conta está totalmente operacional |
| SUSPENDED | A conta está temporariamente desativada (ex.: problema de faturação) |
| DELETED | A conta foi removida permanentemente |
Matriz de Permissões
| Ação | Owner | Admin | Member |
|---|---|---|---|
| Ver dashboard | ✓ | ✓ | ✓ |
| Ver registos de chamadas | ✓ | ✓ | ✓ |
| Testar agentes | ✓ | ✓ | ✓ |
| Criar/editar agentes | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gerir base de conhecimento | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gerir números de telefone | ✓ | ✓ | ✗ |
| Convidar membros de equipa | ✓ | ✓ | ✗ |
| Alterar funções de membros | ✓ | ✓ | ✗ |
| Remover membros | ✓ | ✓ | ✗ |
| Aceder à faturação | ✓ | ✗ | ✗ |
| Eliminar workspace | ✓ | ✗ | ✗ |
Convidar Membros de Equipa
Passo a Passo
- Vá à secção Equipa
- Clique em "Convidar Membro"
- Introduza o endereço de email
- Selecione a função (Admin ou Member)
- Clique em "Enviar Convite"
Processo de Convite
Email de Convite
O membro da equipa recebe:
- Convite do seu workspace
- Link para aderir
- Instruções para criar conta (se necessário)
Gestão de Membros
Alterar Funções
- Encontre o membro na lista da equipa
- Clique no menu de função ou no botão de edição
- Selecione a nova função
- Guarde as alterações
Apenas os Owners podem promover membros a Admin. Os Admins não podem alterar outros Admins.
Remover Membros
- Encontre o membro na lista da equipa
- Clique em "Remover" ou no ícone de eliminação
- Confirme a remoção
O que acontece:
- O membro perde acesso imediatamente
- O trabalho dele permanece (agentes, etc.)
- Pode ser reconvidado mais tarde
Transferir Propriedade
Para transferir a propriedade do workspace:
- O Owner atual vai a Definições
- Selecione "Transferir Propriedade"
- Escolha o novo Owner da equipa
- Confirme a transferência
Após a transferência, o Owner anterior torna-se Admin (não é removido).
Gestão de Workspaces
Os workspaces são acedidos através do seletor de workspace na barra de navegação superior.
Criar um Workspace
- Clique no nome do workspace na barra superior
- Clique em "Criar Workspace"
- Introduza um nome para o novo workspace
- Clique em "Criar"
O novo workspace começa vazio — terá de criar agentes, carregar bases de conhecimento e configurar definições do zero.
No plano Free, pode criar um workspace. Faça upgrade para criar workspaces adicionais.
Mudar de Workspace
Clique no nome do workspace na barra superior e selecione o workspace para onde quer mudar. Cada workspace tem os seus próprios agentes, bases de conhecimento, números de telefone e registos de chamadas.
Renomear um Workspace
- Clique no nome do workspace na barra superior
- Clique no ícone de editar/renomear ao lado do workspace
- Introduza o novo nome
- Guarde
Eliminar um Workspace
- Clique no nome do workspace na barra superior
- Clique no ícone de eliminação ao lado do workspace que pretende remover
- Confirme a eliminação
A eliminação de um workspace remove permanentemente todos os seus agentes, bases de conhecimento, números de telefone e histórico de chamadas. Esta ação não pode ser desfeita. Apenas os Owners do workspace podem eliminar workspaces.
Informação do Workspace
Edite os detalhes do workspace:
- Nome — Nome de exibição
- Descrição — Objetivo/notas
Membros do Workspace
Veja e gere todos os membros em Definições → Equipa.
Gestão Multi-Cliente
Para agências e prestadores de serviços que gerem múltiplos clientes:
Workspaces
- Crie um workspace por cliente
- Mude facilmente entre workspaces
- Faturação centralizada
Subclientes
- Vá a Agência → Clientes
- Crie contas de cliente
- Faça a gestão dos seus workspaces
- Monitorize a utilização entre clientes
Para todos os detalhes, consulte Agência e Espaços de Trabalho.
Boas Práticas
Organização da Equipa
✅ Use funções apropriadas
- Atribua o mínimo de permissões necessárias
- Apenas os administradores de faturação precisam de função de Owner
- A maioria dos membros funciona bem como Admin
✅ Auditorias regulares
- Reveja a lista da equipa periodicamente
- Remova funcionários que saíram prontamente
- Atualize funções à medida que as responsabilidades mudam
Segurança
✅ Contas individuais
- Cada pessoa recebe o seu próprio login
- Nunca partilhe credenciais de login
- Permite um registo de auditoria
✅ Offboarding rápido
- Remova o acesso imediatamente quando alguém sai
- Altere recursos partilhados (chaves de API) se necessário
Colaboração
✅ Propriedade clara
- Atribua agentes a membros específicos da equipa
- Documente quem gere o quê
- Use convenções de nomenclatura
✅ Comunicação
- Informe a equipa sobre alterações aos agentes
- Partilhe aprendizagens das análises de chamadas
- Coordene atualizações da base de conhecimento
Resolução de Problemas
Convite não recebido
Verifique:
- Foi introduzido o endereço de email correto
- Pasta de spam/lixo
- Filtros de email da empresa
Solução:
- Reenvie o convite
- Tente um email diferente
- Coloque os emails da hanc.ai na lista de remetentes seguros
Não consigo aceder a certas funcionalidades
Causa: Permissões insuficientes
Solução:
- Verifique a sua função com o administrador do workspace
- Solicite um upgrade de função se necessário
O membro não consegue fazer login
Verifique:
- Conta criada corretamente
- Email verificado
- Reposição de palavra-passe se a esqueceu
Solução:
- Peça-lhes para usar "Esqueci a Palavra-Passe"
- Reconvide se necessário
Tópicos Relacionados
- Configuração de Conta — Criação de contas
- Faturação — Preços de equipa/workspace
- Integrações — Chaves de API para uso pela equipa