Gestão da equipa
Trabalhe nos mesmos agentes que os seus colegas. Partilham um espaço de trabalho: quem entra vê os seus agentes, números, bases de conhecimento e registos de chamadas, e o que pode fazer ali depende do acesso que lhe deu.
O que é um espaço de trabalho
Um espaço de trabalho é um âmbito próprio, com os seus:
- agentes de voz
- bases de conhecimento
- números de telefone
- registos de chamadas
- membros
Home não é um espaço de trabalho. É a sua ausência: é onde vivem os seus agentes pessoais e não há nada para partilhar. Para trabalhar com alguém, crie um espaço e mova os agentes para lá.
Quando é preciso mais do que um
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| Um negócio, uma equipa | Basta um espaço |
| Marcas ou departamentos separados | Um para cada, para que números e agentes não se misturem |
| Pessoas diferentes devem ver coisas diferentes | Um para cada — o acesso dá-se por espaço |
Níveis de acesso
Três níveis, escolhidos ao convidar e visíveis ao lado do nome:
| Nível | O que permite |
|---|---|
| Apenas leitura | Vê agentes, chamadas, gravações e estatísticas. Não altera nada. |
| Leitura e escrita | Edita os agentes que já existem, incluindo os prompts. Não os cria nem elimina. |
| Gestão | Conduz o espaço: cria, edita e elimina agentes e gere a sua telefonia. |
O que cada nível pode realmente fazer:
| Ação | Apenas leitura | Leitura e escrita | Gestão |
|---|---|---|---|
| Ver agentes, chamadas, gravações, estatísticas | ✓ | ✓ | ✓ |
| Editar um agente e o seu prompt | ✗ | ✓ | ✓ |
| Publicar alterações ao prompt | ✗ | ✓ | ✓ |
| Criar um agente | ✗ | ✗ | ✓ |
| Eliminar um agente | ✗ | ✗ | ✓ |
| Associar um número a um agente | ✗ | ✓ | ✓ |
| Libertar um número | ✗ | ✗ | ✓ |
| Ligar uma conta Twilio | ✗ | ✗ | ✓ |
| Convidar pessoas | ✗ | ✗ | ✗ |
| Eliminar o espaço | ✗ | ✗ | ✗ |
Convidar é só do proprietário. A Gestão conduz o espaço no dia a dia, mas não distribui acesso a ele, e nenhum nível o pode eliminar.
Contam como leitura e escrita — o acesso que já tinham. Nada do que funcionava deixou de funcionar.
Como convidar
O ecrã Equipa é sobre pessoas, não sobre espaços. Uma linha por pessoa e, ao lado, todos os espaços que lhe dizem respeito: para dar um segundo espaço a um colega não é preciso mudar primeiro para lá.
- Abra Equipa na barra lateral.
- Clique em Convidar membro.
- Escreva o endereço de e-mail.
- Escolha um ou vários espaços. Cada um é um convite à parte, mas chegam num único e-mail.
- Escolha o nível de acesso.
- Envie.
Convidar faz parte de um plano pago. No plano gratuito, o ecrã Equipa propõe a atualização em vez disso.
Não precisa de ter conta antes
Um convite é dirigido a um endereço de e-mail, não a uma conta existente. Convide alguém que nunca usou o Hanc.AI: receberá o convite, registar-se-á com esse endereço e o acesso já lá estará à espera.
O que recebe
Um e-mail com quem convida, para que espaços e o que poderá fazer. A ligação abre o convite para aceitar ou recusar.
Só pode responder quem detém esse endereço, por isso uma ligação reencaminhada não dá nada a quem a abrir.
Os convites aparecem também no ecrã Equipa da própria pessoa — útil para quem apagou o e-mail. Aceitar não exige plano próprio; só convidar o exige.
Estados
Cada espaço na linha de uma pessoa tem o seu próprio estado, porque cada espaço é um convite à parte:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Enviado | À espera de resposta. Expira ao fim de 14 dias. |
| Aceite | A pessoa está dentro. |
| Recusado | Disse que não. Pode convidar de novo. |
| Retirado | Retomou o convite antes da resposta. |
Convidar de novo para o mesmo espaço substitui o convite anterior — é também assim que funciona o reenvio.
Como retirar o acesso
Um espaço. Na linha da pessoa, a etiqueta do espaço tem uma cruz. Perde esse espaço; os restantes ficam.
Todos de uma vez. O segundo botão da linha retira a pessoa de todos os seus espaços e retoma aquilo a que não respondeu. As equipas de outras pessoas não são tocadas: a mesma pessoa pode estar numa equipa que não é sua, e não lhe cabe a si terminá-la.
Sair por iniciativa própria. Um membro vê no topo do seu ecrã Equipa os espaços partilhados consigo e pode sair de cada um. O proprietário não pode sair do seu.
Ainda não é possível mudar um nível no lugar. Retire o acesso e convide de novo com o nível pretendido.
Trabalhar num espaço alheio
Os agentes de um espaço que pertence a outra pessoa aparecem assinalados na lista, e o texto indica o seu nível — para que quem só lê não se pergunte porque nada é guardado. Os botões que não pode usar não são oferecidos: em apenas leitura e em leitura e escrita, criar está desativado e eliminar não aparece.
Alterne entre Home e os seus espaços com o seletor no topo da barra lateral.
Gerir espaços
Criar — o seletor no topo da barra lateral, depois Criar espaço.
Renomear ou eliminar — no mesmo sítio. Ambos pertencem ao proprietário, e eliminar leva consigo agentes, números e bases de conhecimento.
Mover um agente para lá — no menu do agente na lista, Mover para espaço. O prompt, as ferramentas e os números associados mudam-se com ele.
Para agências
Uma agência que gere contas de clientes é outra coisa: aí os clientes são subcontas, não membros do espaço. Ver Agência.
Se algo não bater certo
O convite não chegou. Verifique o endereço na lista e a pasta de spam. Depois convide outra vez — o novo substitui o anterior, nada se acumula. O estado «Enviado» mantém-se até à resposta e não confirma a entrega.
Aceitou mas não vê nada. Provavelmente está em Home. O espaço partilhado está no seletor no topo da barra lateral.
Nada é guardado do lado dele. O nível é apenas leitura. O distintivo no agente di-lo.
Não consegue criar um agente. Criar e eliminar exigem Gestão.
Não consegue convidar ninguém. Só o proprietário pode, seja qual for o nível.
Relacionado
- Agência — gerir contas de clientes
- Faturação — planos e créditos
- Números de telefone — associar números a agentes