Gestão de Equipa
Colabore com a sua equipa na plataforma Hanc.AI. Esta secção cobre o convite de membros da equipa, a gestão de funções e a organização de espaços de trabalho.
Conceito de Espaço de Trabalho
Um espaço de trabalho é um ambiente isolado que contém:
- Agentes de voz
- Bases de conhecimento
- Números de telefone
- Registos de chamadas
- Membros da equipa
Quando Usar Vários Espaços de Trabalho
| Cenário | Recomendação |
|---|---|
| Um único negócio | Um espaço de trabalho |
| Várias marcas | Espaços de trabalho separados |
| Trabalho de clientes (agência) | Um espaço de trabalho por cliente |
| Testes | Espaços de trabalho dev/prod separados |
Membros da Equipa
Ver a Equipa
- Clique em "Equipa" na barra lateral
- Veja todos os membros atuais da equipa
- Veja as funções e o estado
Informação do Membro da Equipa
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Nome | Nome do membro da equipa |
| Email de início de sessão | |
| Função | Nível de permissão |
| Estado | Estado da conta: ACTIVE, SUSPENDED ou DELETED |
| Aderiu | Data em que foi adicionado |
Funções e Permissões
Funções Disponíveis
| Função | Descrição |
|---|---|
| Proprietário | Controlo total, incluindo faturação e eliminação |
| Administrador | Gerir agentes, equipa, definições (sem faturação) |
| Membro | Usar agentes, ver registos de chamadas (sem gestão) |
Para agências que gerem vários clientes, os membros da equipa adicionados a uma agência recebem por predefinição a função de administrador, o que lhes dá a capacidade de gerir agentes, bases de conhecimento e definições dos clientes que lhes forem atribuídos.
Estados da Conta
Cada conta no sistema tem um de três estados:
| Estado | Descrição |
|---|---|
| ACTIVE | A conta está totalmente operacional |
| SUSPENDED | A conta está temporariamente desativada (ex.: problema de faturação) |
| DELETED | A conta foi removida permanentemente |
Matriz de Permissões
| Ação | Proprietário | Administrador | Membro |
|---|---|---|---|
| Ver painel | ✓ | ✓ | ✓ |
| Ver registos de chamadas | ✓ | ✓ | ✓ |
| Testar agentes | ✓ | ✓ | ✓ |
| Criar/editar agentes | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gerir base de conhecimento | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gerir números de telefone | ✓ | ✓ | ✗ |
| Convidar membros da equipa | ✓ | ✓ | ✗ |
| Alterar funções de membros | ✓ | ✓ | ✗ |
| Remover membros | ✓ | ✓ | ✗ |
| Aceder à faturação | ✓ | ✗ | ✗ |
| Eliminar espaço de trabalho | ✓ | ✗ | ✗ |
Convidar Membros da Equipa
Passo a Passo
- Vá à secção Equipa
- Clique em "Convidar Membro"
- Introduza o endereço de email
- Selecione a função (Administrador ou Membro)
- Clique em "Enviar Convite"
Processo de Convite
Email de Convite
O membro da equipa recebe:
- Convite do seu espaço de trabalho
- Ligação para aderir
- Instruções para criar conta (se necessário)
Gerir Membros
Alterar Funções
- Encontre o membro na lista da equipa
- Clique no menu pendente de função ou no botão de editar
- Selecione a nova função
- Guarde as alterações
Apenas os Proprietários podem promover membros a Administrador. Os Administradores não podem alterar outros Administradores.
Remover Membros
- Encontre o membro na lista da equipa
- Clique em "Remover" ou no ícone de eliminar
- Confirme a remoção
O que acontece:
- O membro perde o acesso imediatamente
- O seu trabalho permanece (agentes, etc.)
- Pode ser convidado novamente mais tarde
Transferir a Propriedade
Para transferir a propriedade do espaço de trabalho:
- O Proprietário atual vai a Definições
- Seleciona "Transferir Propriedade"
- Escolhe o novo Proprietário na equipa
- Confirma a transferência
Após a transferência, o Proprietário anterior torna-se Administrador (não é removido).
Gerir Espaços de Trabalho
Os espaços de trabalho são acedidos através do seletor de espaço de trabalho na barra de navegação superior.
Criar um Espaço de Trabalho
- Clique no nome do espaço de trabalho na barra superior
- Clique em "Criar Espaço de Trabalho"
- Introduza um nome para o novo espaço de trabalho
- Clique em "Criar"
O novo espaço de trabalho começa vazio — terá de criar agentes, carregar bases de conhecimento e configurar as definições de raiz.
No plano Free, pode criar um espaço de trabalho. Faça upgrade para criar espaços de trabalho adicionais.
Alternar Entre Espaços de Trabalho
Clique no nome do espaço de trabalho na barra superior e selecione o espaço de trabalho para o qual quer mudar. Cada espaço de trabalho tem os seus próprios agentes, bases de conhecimento, números de telefone e registos de chamadas.
Renomear um Espaço de Trabalho
- Clique no nome do espaço de trabalho na barra superior
- Clique no ícone de editar/renomear junto ao espaço de trabalho
- Introduza o novo nome
- Guarde
Eliminar um Espaço de Trabalho
- Clique no nome do espaço de trabalho na barra superior
- Clique no ícone de eliminar junto ao espaço de trabalho que pretende remover
- Confirme a eliminação
Eliminar um espaço de trabalho remove permanentemente todos os seus agentes, bases de conhecimento, números de telefone e histórico de chamadas. Esta ação não pode ser anulada. Apenas os Proprietários do espaço de trabalho podem eliminar espaços de trabalho.
Informação do Espaço de Trabalho
Edite os detalhes do espaço de trabalho:
- Nome — Nome de apresentação
- Descrição — Finalidade/notas
Membros do Espaço de Trabalho
Veja e faça a gestão de todos os membros a partir de Definições → Equipa.
Gestão de Vários Clientes
Para agências e prestadores de serviços que gerem vários clientes:
Espaços de Trabalho
- Crie um espaço de trabalho por cliente
- Alterne entre espaços de trabalho facilmente
- Faturação centralizada
Subclientes
- Vá a Agência → Clientes
- Crie contas de cliente
- Faça a gestão dos seus espaços de trabalho
- Monitorize a utilização entre clientes
Além das funções de equipa acima, a agência e o white-label acrescentam controlos de gestão de clientes (avaliações gratuitas, ativação com um único interruptor, exportação de utilização por cliente) e marca (o seu próprio domínio, logótipo e cores). Para todos os detalhes, consulte Agência e Espaços de Trabalho.
Boas Práticas
Organização da Equipa
✅ Use funções adequadas
- Conceda as permissões mínimas necessárias
- Só os administradores de faturação precisam da função de Proprietário
- A maioria dos membros da equipa funciona bem como Administrador
✅ Auditorias regulares
- Reveja a lista da equipa periodicamente
- Remova prontamente os colaboradores que saíram
- Atualize as funções à medida que as responsabilidades mudam
Segurança
✅ Contas individuais
- Cada pessoa tem o seu próprio início de sessão
- Nunca partilhe credenciais de início de sessão
- Permite um registo de auditoria
✅ Offboarding atempado
- Remova o acesso imediatamente quando alguém sai
- Altere recursos partilhados (chaves de API) se necessário
Colaboração
✅ Propriedade clara
- Atribua agentes a membros específicos da equipa
- Documente quem gere o quê
- Use convenções de nomenclatura
✅ Comunicação
- Informe a equipa sobre alterações aos agentes
- Partilhe aprendizagens das análises de chamadas
- Coordene as atualizações à base de conhecimento
Resolução de Problemas
Convite não recebido
Verifique:
- O endereço de email introduzido está correto
- A pasta de spam/lixo
- Os filtros de email da empresa
Solução:
- Reenvie o convite
- Experimente um email diferente
- Adicione os emails hanc.ai à lista de permitidos
Não consigo aceder a certas funcionalidades
Causa: Permissões insuficientes
Solução:
- Verifique a sua função com o administrador do espaço de trabalho
- Solicite um upgrade de função, se necessário
O membro não consegue iniciar sessão
Verifique:
- A conta foi criada corretamente
- O email foi verificado
- A palavra-passe foi reposta, se esquecida
Solução:
- Peça-lhe para usar "Esqueci-me da palavra-passe"
- Convide novamente, se necessário
Tópicos Relacionados
- Configuração da Conta — Criar contas
- Faturação — Preços de equipa/espaço de trabalho
- Integrações — Chaves de API para uso da equipa