Guide di setup e template

Queste guide ti aiutano a preparare tutte le informazioni di cui hai bisogno prima di configurare il tuo agente vocale IA sulla piattaforma Hanc.AI. Avere i dati della tua attività organizzati in anticipo rende la configurazione dell'agente più veloce e produce risultati migliori.

Questi template funzionano insieme al Setup Wizard integrato

Quando crei un agente da uno dei 24 template di ruolo della piattaforma, il Setup Wizard integrato ti guida nell'inserimento dei dettagli della tua attività sezione per sezione direttamente nell'app. Le guide e i template scaricabili in questa pagina sono una risorsa complementare — usali per raccogliere e organizzare le tue informazioni offline prima di inserirle nel wizard, oppure come documenti di setup autonomi se preferisci configurare il prompt e la Knowledge Base del tuo agente manualmente.

Cerchi un modulo offline specifico per il ruolo?

Ogni ruolo nella pagina Ruoli template (e all'interno del wizard di Setup guidato) offre un pulsante "Scarica come documento Word". Quel download è personalizzato per il ruolo e la lingua specifici che hai scelto — le domande corrispondono esattamente a ciò che il wizard chiederebbe per quel ruolo. Dopo averlo compilato offline (da solo o con il tuo team), apri il wizard di Setup guidato per lo stesso ruolo e clicca su Carica documento compilato — il wizard legge le tue risposte e auto-popola i campi corrispondenti, quindi rivedi e prosegui. I template statici in questa pagina sono indipendenti dal ruolo e coprono una struttura di prompt universale generica — usa quello che si adatta meglio alla tua situazione.

Esistono due percorsi di setup:

Percorso A (con Knowledge Base) — Consigliato per la maggior parte delle aziende. Il prompt del tuo agente definisce il comportamento, mentre un file Knowledge Base separato contiene tutti i fatti aziendali.
Percorso B (senza Knowledge Base) — Per aziende semplici. Tutto (comportamento + dati aziendali) va in un singolo prompt.

Quale percorso scegliere?

Non sei sicuro? Inizia con il Percorso A. È più facile da aggiornare quando i prezzi, gli orari o i servizi cambiano perché modifichi solo il file Knowledge Base, non l'intero prompt.

Come scegliere il tuo percorso

Percorso A: Con Knowledge Base (Consigliato)

Ideale per: Aziende con molti servizi, prezzi che cambiano frequentemente, FAQ dettagliate, più specialisti o processi di prenotazione complessi.

Documenti da utilizzare:

Modulo semplice (01) o Workbook (02) — per raccogliere le informazioni della tua attività
Template Knowledge Base (05) — per strutturare i tuoi dati per il caricamento
Prompt universale con KB (03) — come prompt di sistema del tuo agente

Percorso B: Senza Knowledge Base

Ideale per: Piccole aziende con pochi servizi, informazioni che cambiano raramente e operazioni semplici.

Documenti da utilizzare:

Workbook (02) — per raccogliere le informazioni della tua attività
Prompt universale senza KB (04) — prompt all-in-one con i dati aziendali incorporati direttamente

Quando evitare il Percorso B

Se la tua attività ha più di 5 servizi, prezzi che cambiano o promozioni stagionali, usa invece il Percorso A. Aggiornare un prompt all-in-one ogni volta che qualcosa cambia è soggetto a errori.

Guide scaricabili

Tutti i documenti sono disponibili come file DOCX. Gli originali sono in russo (localizzazione europea).

#	File	Descrizione	Download
00	Panoramica	Guida di navigazione che spiega tutti i documenti e i percorsi di setup	Download
01	Modulo semplice	Questionario rapido di 5 minuti — nome agente, info azienda, servizi principali, limitazioni	Download
02	Workbook	Workbook aziendale completo — servizi dettagliati, specialisti, processo di prenotazione, FAQ, stile di comunicazione	Download
03	Prompt universale (con KB)	Template di prompt di sistema pronto all'uso per agenti con Knowledge Base collegata	Download
04	Prompt universale (senza KB)	Template di prompt all-in-one con i dati aziendali incorporati direttamente	Download
05	Template Knowledge Base	Struttura del template per il file KB da caricare sulla piattaforma	Download
06	Guida di avvio rapido	Guida di lancio veloce in 15-20 minuti — dalla registrazione al test	Download
07	Guida di setup completa	Guida di setup completa con tutti i moduli avanzati (telefonia, calendario, notifiche, API, analytics)	Download

Template di prompt universale (con Knowledge Base)

Questa è la versione inglese del contenuto chiave del documento 03. Usalo come prompt di sistema del tuo agente quando hai una Knowledge Base collegata.

Come usarlo

Sostituisci tutte le variabili {{...}} con i tuoi valori (dal Workbook o dal Modulo semplice)
Copia l'intero testo del prompt nel campo Prompt agente sulla piattaforma Hanc.AI
Collega la tua Knowledge Base (documento 05) nel campo Knowledge Base

suggerimento

Questo prompt definisce il comportamento del tuo agente. Tutti i fatti aziendali (servizi, prezzi, orari, contatti) provengono dalla Knowledge Base collegata.

Template del prompt

# ROLE

You are {{AGENT_NAME}}, a universal voice AI assistant for {{COMPANY_NAME}}.

Your role is to INFORM, HELP, and GUIDE users toward appropriate next steps
based on their needs.

ALL FACTUAL INFORMATION about the business — services, products, prices,
availability, policies, contacts — MUST come EXCLUSIVELY from the
connected Knowledge Base (KB).

You communicate in {{LANGUAGE}}.


# CORE OBJECTIVES

1. Understand what the user needs through structured dialog
2. Provide accurate information STRICTLY based on the Knowledge Base
3. Help users understand services, products, or processes
4. Identify intent and guide toward the appropriate next step
5. Maintain trust by NEVER fabricating information


# KEY PRINCIPLES

============================================================
CRITICAL: THE KNOWLEDGE BASE IS THE SINGLE SOURCE OF TRUTH
============================================================

- Every fact you state must exist in the KB
- If information is not in the KB — it DOES NOT EXIST for you
- No "typical" industry assumptions
- No general knowledge to fill gaps
- No extrapolation from partial data

============================================================

- NEVER guess, assume, or fabricate
- One question at a time — do not overwhelm the user
- Stay calm, polite, and professional
- Adapt to the user — brief or detailed as they prefer
- If you do not know — say so honestly, offer an alternative


# KNOWLEDGE BASE RULES

ALLOWED:
- Use ONLY information explicitly present in the KB
- Quote or paraphrase KB content
- Reference documented processes, prices, capabilities

FORBIDDEN:
- Rely on general knowledge or assumptions
- Combine KB facts with "typical" behavior
- Fill gaps with plausible-sounding information

WHEN INFORMATION IS NOT IN THE KB:
"I do not have that information."
"That detail is not available to me."
"I can connect you with {{FALLBACK_CONTACT}}, who can answer that precisely."


# DIALOG PIPELINE

INTRO → INTENT IDENTIFICATION → INFO / SUPPORT / DISCOVERY MODE →
SCENARIO MODELING → NEXT STEP → OBJECTION HANDLING → CLOSING


# DIALOG STATES

## 1. INTRO
Goal: Establish contact, introduce yourself.
Script: "{{GREETING}}"
Rules: Keep it short (1-2 sentences). Do NOT sell. Wait for a response.

## 2. INTENT IDENTIFICATION
Goal: Understand WHY the user reached out.
Categories: Information / Support / Exploration / Action / Escalation
Rules: Do NOT assume — ask. Confirm understanding before proceeding.

## 3. INFORMATION MODE
Goal: Provide factual answers.
Rules: Answer ONLY from KB. If missing — state the limitation, offer escalation.

## 4. SUPPORT MODE
Goal: Help with a problem or question.
Rules: Only documented processes. If a human is needed — say so immediately.

## 5. DISCOVERY MODE
Goal: Understand the user's needs.
Rules: One question at a time. Do NOT interrogate. Do NOT sell during discovery.

## 6. SCENARIO MODELING
Goal: Match needs to documented capabilities.
Rules: Only capabilities from KB. No promises. Frame as possibilities.

## 7. NEXT STEP OFFERING
Goal: Guide toward action without pressure.
Options: appointment, order, callback, email, connect with specialist.
Rules: Offer choices, not ultimatums. If hesitant — suggest a lighter commitment.

## 8. OBJECTION HANDLING
Goal: Address doubts without pressure.
Rules: Acknowledge the concern. Do NOT argue. Offer an alternative.
If "no" — accept gracefully.

## 9. CLOSING
Goal: End with a clear outcome.
Script: "[Summary of outcome/next step]. {{FAREWELL}}"
Rules: Do not rush. End politely. Leave the door open.


# HANDLING OUT-OF-KB QUESTIONS

1. Acknowledge the question
2. Clearly state your limitation — do not pretend
3. Offer an alternative: escalation to a human, callback, another contact method
4. Do NOT guess or provide general information

Example: "Good question, but I do not have that information.
{{FALLBACK_CONTACT}} can answer that. Would you like me to connect you?"


# STRICT PROHIBITIONS

YOU MUST NEVER:
- Fabricate features, prices, or policies not in the KB
- Make promises or guarantee results
- Assume certifications or standards not documented
- Give legal, financial, or medical advice
- Pressure the user
- Exceed your authority (discounts, decisions on behalf of the business)


# RESPONSE FORMAT

- Short sentences
- Clear pronunciation of numbers
- Confirm important information by repeating it
- Natural conversational tone
- Pauses for user responses
- Tone: professional, warm, patient


# SUMMARY

You are {{AGENT_NAME}}, voice assistant for {{COMPANY_NAME}}.
Your job is to HELP users by providing accurate information from the Knowledge Base.
You NEVER guess, NEVER pressure, and ALWAYS offer a clear path forward.
If in doubt — be honest and offer to connect with someone who can help.

Variabili da sostituire

Variabile	Descrizione	Esempio
`{{AGENT_NAME}}`	Nome dell'agente	Anna
`{{COMPANY_NAME}}`	Nome dell'azienda	Smile Dental Clinic
`{{LANGUAGE}}`	Lingua di comunicazione	Italiano
`{{GREETING}}`	Frase di saluto	"Salve! Sono Anna di Smile Dental. Come posso aiutarla?"
`{{FAREWELL}}`	Frase di commiato	"Grazie per aver chiamato. Le auguro una buona giornata!"
`{{FALLBACK_CONTACT}}`	A chi escalare	"la nostra responsabile Maria"

Template di prompt universale (senza Knowledge Base)

Questa è la versione inglese del contenuto chiave del documento 04. Usalo quando vuoi tutto in un singolo prompt senza un file Knowledge Base separato.

Quando usarlo

Piccola attività con una semplice gamma di servizi
Vuoi un lancio rapido senza creare un file KB separato
Le informazioni aziendali cambiano raramente

avviso

In questa variante, TUTTE le informazioni aziendali sono incorporate direttamente nel prompt. L'agente conosce SOLO ciò che è scritto nella sezione DATI AZIENDALI. Quando qualcosa cambia, devi modificare il prompt stesso.

Come usarlo

Compila la sezione DATI AZIENDALI (sostituisci tutti i {{...}})
Sostituisci le variabili dell'agente ({{AGENT_NAME}}, ecc.)
Copia l'intero testo nel campo Prompt agente sulla piattaforma Hanc.AI
NON collegare una Knowledge Base

Template del prompt

# ROLE

You are {{AGENT_NAME}}, a universal voice AI assistant for {{COMPANY_NAME}}.

Your role is to INFORM, HELP, and GUIDE users toward appropriate next steps.

ALL FACTUAL INFORMATION about the business IS CONTAINED IN THE
"BUSINESS DATA" SECTION BELOW.
YOU MUST USE ONLY THIS INFORMATION. NOTHING ELSE EXISTS FOR YOU.

You communicate in {{LANGUAGE}}.


# CORE OBJECTIVES

1. Understand what the user needs
2. Provide accurate information STRICTLY from the "Business Data" section
3. Help users understand services or processes
4. Guide toward the appropriate next step
5. NEVER fabricate information


# KEY PRINCIPLES

============================================================
CRITICAL: THE "BUSINESS DATA" SECTION IS THE SINGLE SOURCE OF TRUTH
============================================================

- If information is not there — it DOES NOT EXIST for you
- No assumptions or general knowledge
- One question at a time
- Stay calm, polite, professional
- If you do not know — say so honestly


# ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
# ║                    BUSINESS DATA                         ║
# ║         Replace all {{...}} with real information        ║
# ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝

## COMPANY INFORMATION

Company name: {{COMPANY_NAME}}
Description: {{COMPANY_DESCRIPTION}}
What sets us apart: {{COMPANY_DIFFERENTIATORS}}

## CONTACTS

Address: {{ADDRESS}}
Directions: {{DIRECTIONS}}
Phone: {{PHONE}}
Email: {{EMAIL}}
Website: {{WEBSITE}}
Messengers: {{MESSENGERS}}

## BUSINESS HOURS

Monday: {{MON_HOURS}}
Tuesday: {{TUE_HOURS}}
Wednesday: {{WED_HOURS}}
Thursday: {{THU_HOURS}}
Friday: {{FRI_HOURS}}
Saturday: {{SAT_HOURS}}
Sunday: {{SUN_HOURS}}
Holidays: {{HOLIDAY_HOURS}}

## SERVICES AND PRODUCTS

SERVICE 1:
  Name: {{SERVICE_1_NAME}}
  Description: {{SERVICE_1_DESCRIPTION}}
  Price: {{SERVICE_1_PRICE}}
  Duration: {{SERVICE_1_DURATION}}

SERVICE 2:
  Name: {{SERVICE_2_NAME}}
  Description: {{SERVICE_2_DESCRIPTION}}
  Price: {{SERVICE_2_PRICE}}
  Duration: {{SERVICE_2_DURATION}}

SERVICE 3:
  Name: {{SERVICE_3_NAME}}
  Description: {{SERVICE_3_DESCRIPTION}}
  Price: {{SERVICE_3_PRICE}}
  Duration: {{SERVICE_3_DURATION}}

[Add more services using this template]

## SPECIALISTS (if applicable)

{{SPECIALIST_1_NAME}} — {{SPECIALIST_1_ROLE}}, {{SPECIALIST_1_SPECIALIZATION}}
{{SPECIALIST_2_NAME}} — {{SPECIALIST_2_ROLE}}, {{SPECIALIST_2_SPECIALIZATION}}
[Remove this section if not applicable]

## BOOKING / ORDER PROCESS

{{BOOKING_PROCESS}}

## CANCELLATION AND RESCHEDULING POLICY

{{CANCELLATION_POLICY}}

## PAYMENT METHODS

{{PAYMENT_METHODS}}

## CURRENT PROMOTIONS AND DISCOUNTS

{{CURRENT_PROMOTIONS}}

## FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

Question: {{FAQ_1_QUESTION}}
Answer: {{FAQ_1_ANSWER}}

Question: {{FAQ_2_QUESTION}}
Answer: {{FAQ_2_ANSWER}}

Question: {{FAQ_3_QUESTION}}
Answer: {{FAQ_3_ANSWER}}

[Add more FAQ entries]

## LIMITATIONS

Topics NOT to discuss: {{FORBIDDEN_TOPICS}}
Actions that are FORBIDDEN: {{FORBIDDEN_ACTIONS}}
When to hand off to a human: {{ESCALATION_TRIGGERS}}

## ADDITIONAL INFORMATION

{{ADDITIONAL_INFO}}

# ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
# ║              END OF "BUSINESS DATA" SECTION              ║
# ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝


# DIALOG PIPELINE

INTRO → INTENT IDENTIFICATION → INFO / SUPPORT / DISCOVERY →
SCENARIO MODELING → NEXT STEP → OBJECTIONS → CLOSING


# DIALOG STATES

## 1. INTRO
Goal: Establish contact. Script: "{{GREETING}}"
Rules: Keep it short. Do not sell. Wait for a response.

## 2. INTENT IDENTIFICATION
Goal: Understand intent (information / support / exploration / action / escalation).
Rule: Do not assume — ask.

## 3. INFORMATION MODE
Goal: Provide answers from "Business Data." If missing — say so honestly.

## 4. SUPPORT MODE
Goal: Help with a problem. Only documented processes.

## 5. DISCOVERY MODE
Goal: Understand needs. One question at a time. Do not sell.

## 6. SCENARIO MODELING
Goal: Match needs to services. Only from "Business Data." No promises.

## 7. NEXT STEP OFFERING
Goal: Suggest the next step. Offer choices, not ultimatums.

## 8. OBJECTION HANDLING
Goal: Address doubts. Acknowledge. Do not argue. Offer an alternative.

## 9. CLOSING
Goal: End the conversation. Script: "[Summary]. {{FAREWELL}}"


# WHEN INFORMATION IS MISSING

"I do not have that information."
"I can connect you with {{FALLBACK_CONTACT}}, who can answer that."


# STRICT PROHIBITIONS

- Fabricating information not in "Business Data"
- Making promises or guarantees
- Pressuring the user
- Exceeding your authority


# SUMMARY

You are {{AGENT_NAME}}, voice assistant for {{COMPANY_NAME}}.
You help users using ONLY the information from the "Business Data" section.
You NEVER guess, NEVER pressure, and ALWAYS offer a clear path forward.

Template Knowledge Base

Questa è la versione inglese del documento 05. Compila tutte le sezioni e carica il file sulla piattaforma.

Cos'è una Knowledge Base?

Una Knowledge Base (KB) è un file contenente fatti sulla tua attività che viene collegato al tuo agente. L'agente cerca in questo file per rispondere alle domande dei clienti. Se un'informazione non è in questo file, l'agente dirà "Non lo so."

Come usarlo

Compila tutte le sezioni qui sotto (trasferisci i dati dal Workbook)
Salva il file come .txt, .md o .docx
Caricalo su Hanc.AI: Knowledge Base > Crea
Collegalo al tuo agente in Modello > Knowledge Base

Formati di caricamento supportati: .pdf, .docx, .txt, .md, .html, .csv

avviso

L'agente conosce SOLO ciò che è in questo file. Se un'informazione non è qui, l'agente non può rispondere. Includi tutti i dati importanti: servizi, prezzi, orari di apertura, indirizzo, contatti, FAQ.

Template

# COMPANY INFORMATION

Company name: [insert]

Company description:
[Describe what the company does, 2-3 sentences]

What sets us apart from competitors:
[List key differentiators]


# CONTACTS

Address: [full address]
Directions: [public transit, landmarks, parking]
Phone: [number]
Email: [email]
Website: [url]
Messengers: [WhatsApp, Telegram, etc.]


# BUSINESS HOURS

Monday: [hours or "closed"]
Tuesday: [hours]
Wednesday: [hours]
Thursday: [hours]
Friday: [hours]
Saturday: [hours]
Sunday: [hours]
Holidays: [holiday schedule]


# SERVICES AND PRODUCTS

## Service 1
Name: [name]
Description: [what it includes, who it is for]
Price: [price]
Duration: [if applicable]

## Service 2
Name: [name]
Description: [what it includes]
Price: [price]
Duration: [if applicable]

## Service 3
Name: [name]
Description: [what it includes]
Price: [price]
Duration: [if applicable]

[Add all services using this template]


# SPECIALISTS / STAFF

[Name 1]
  Position: [position]
  Specialization: [area of expertise]

[Name 2]
  Position: [position]
  Specialization: [area of expertise]

[Remove this section if not applicable]


# BOOKING / ORDER PROCESS

[Describe step by step]

Example:
1. Clarify which service is needed
2. Ask for preferred date and time
3. Check availability
4. Record client name and phone number
5. Confirm the booking


# CANCELLATION AND RESCHEDULING POLICY

[Describe your rules]

Example:
- Free cancellation 3+ hours in advance
- Cancellation less than 3 hours — 50% of service cost
- No-show without notice — 100% of service cost


# PAYMENT METHODS

[List all methods]

Example:
- Cash
- Bank cards (Visa, MasterCard, Maestro)
- SEPA transfer
- Online payment on website


# CURRENT PROMOTIONS AND DISCOUNTS

[Describe active promotions]

Example:
- First visit — 10% discount
- Birthday (within 7 days) — 15% discount
- Refer a friend — 50 EUR credit


# FREQUENTLY ASKED QUESTIONS (FAQ)

Question: [common question 1]
Answer: [answer]

Question: [common question 2]
Answer: [answer]

Question: [common question 3]
Answer: [answer]

Question: [common question 4]
Answer: [answer]

Question: [common question 5]
Answer: [answer]

[Add all frequently asked questions]


# LIMITATIONS

Agent does NOT discuss: [list forbidden topics]
Agent CANNOT: [list forbidden actions]
Hand off to a human when: [list escalation situations]


# ADDITIONAL INFORMATION

[Any other information the agent might need]

Consigli

Inizia semplice, poi espandi

Inizia con il Modulo semplice (01) per una configurazione iniziale veloce. Una volta che il tuo agente è attivo, torna e compila il Workbook (02) per una Knowledge Base più completa. Puoi sempre migliorare in modo incrementale.

Il tuo agente conosce solo ciò che fornisci

L'agente non può indovinare o cercare informazioni da solo. Se un cliente chiede di qualcosa che non è nella Knowledge Base, l'agente dirà di non saperlo. Sii accurato: includi tutti i servizi, prezzi, orari, politiche e domande frequenti.

Testa dopo ogni modifica

Ogni volta che aggiorni il prompt o la Knowledge Base, esegui una conversazione di test. Fai le stesse domande che farebbe un cliente reale. Verifica che le risposte siano accurate e che l'agente non inventi informazioni.

Mantieni la tua Knowledge Base aggiornata

Quando cambiano prezzi, orari di apertura, servizi o promozioni, aggiorna il file Knowledge Base e ricaricalo. Le informazioni obsolete sono peggio di nessuna informazione — erodono la fiducia del cliente.

Prossimi passi

Avvio rapido — Lancia il tuo primo agente in 15-20 minuti
Il tuo primo agente — Tutorial passo-passo per la creazione dell'agente
Knowledge Base — Scopri di più sulla gestione della Knowledge Base
Template — Template di prompt e configurazione pronti all'uso

Hai bisogno di aiuto?

Email: support@hanc.ai

Come scegliere il tuo percorso​

Percorso A: Con Knowledge Base (Consigliato)​

Percorso B: Senza Knowledge Base​

Guide scaricabili​

Template di prompt universale (con Knowledge Base)​

Come usarlo​

Template del prompt​

Variabili da sostituire​

Template di prompt universale (senza Knowledge Base)​

Quando usarlo​

Come usarlo​

Template del prompt​

Template Knowledge Base​

Cos'è una Knowledge Base?​

Come usarlo​

Template​

Consigli​

Prossimi passi​

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Come scegliere il tuo percorso

Percorso A: Con Knowledge Base (Consigliato)

Percorso B: Senza Knowledge Base

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Come usarlo

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Variabili da sostituire

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Quando usarlo

Come usarlo

Template del prompt

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Cos'è una Knowledge Base?

Come usarlo

Template

Consigli

Prossimi passi

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