Gestione del team
Collabora con il tuo team sulla piattaforma Hanc.AI. Questa sezione copre l'invito di membri del team, la gestione dei ruoli e l'organizzazione dei workspace.
Il concetto di workspace
Un workspace è un ambiente isolato che contiene:
- Agenti vocali
- Knowledge base
- Numeri di telefono
- Log delle chiamate
- Membri del team
Quando usare più workspace
| Scenario | Raccomandazione |
|---|---|
| Attività singola | Un workspace |
| Più marchi | Workspace separati |
| Lavoro per clienti (agenzia) | Un workspace per cliente |
| Test | Workspace separati dev/prod |
Membri del team
Visualizzare il team
- Clicca su "Team" nella barra laterale
- Vedi tutti i membri del team attuali
- Visualizza ruoli e stato
Informazioni sul membro del team
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Nome | Nome del membro del team |
| Email di accesso | |
| Ruolo | Livello di permessi |
| Stato | Stato dell'account: ACTIVE, SUSPENDED o DELETED |
| Iscritto | Data di aggiunta |
Ruoli e permessi
Ruoli disponibili
| Ruolo | Descrizione |
|---|---|
| Owner | Controllo completo, inclusi fatturazione ed eliminazione |
| Admin | Gestione di agenti, team, impostazioni (nessuna fatturazione) |
| Member | Uso degli agenti, visualizzazione dei log delle chiamate (nessuna gestione) |
Per le agenzie che gestiscono più clienti, i membri del team aggiunti a un'agenzia ricevono per impostazione predefinita il ruolo admin, che dà loro la possibilità di gestire agenti, knowledge base e impostazioni per i clienti loro assegnati.
Stati dell'account
Ogni account nel sistema ha uno di tre stati:
| Stato | Descrizione |
|---|---|
| ACTIVE | L'account è pienamente operativo |
| SUSPENDED | L'account è temporaneamente disabilitato (es. problema di fatturazione) |
| DELETED | L'account è stato rimosso definitivamente |
Matrice dei permessi
| Azione | Owner | Admin | Member |
|---|---|---|---|
| Visualizzare la dashboard | ✓ | ✓ | ✓ |
| Visualizzare i log delle chiamate | ✓ | ✓ | ✓ |
| Testare gli agenti | ✓ | ✓ | ✓ |
| Creare/modificare agenti | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gestire la knowledge base | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gestire i numeri di telefono | ✓ | ✓ | ✗ |
| Invitare membri del team | ✓ | ✓ | ✗ |
| Cambiare i ruoli dei membri | ✓ | ✓ | ✗ |
| Rimuovere membri | ✓ | ✓ | ✗ |
| Accedere alla fatturazione | ✓ | ✗ | ✗ |
| Eliminare il workspace | ✓ | ✗ | ✗ |
Invitare membri del team
Passo dopo passo
- Vai alla sezione Team
- Clicca su "Invita membro"
- Inserisci il suo indirizzo email
- Seleziona il ruolo (Admin o Member)
- Clicca su "Invia invito"
Processo di invito
Email di invito
Il membro del team riceve:
- Un invito dal tuo workspace
- Un link per iscriversi
- Istruzioni per creare un account (se necessario)
Gestione dei membri
Cambiare i ruoli
- Trova il membro nell'elenco del team
- Clicca sul menu a discesa del ruolo o sul pulsante di modifica
- Seleziona il nuovo ruolo
- Salva le modifiche
Solo gli Owner possono promuovere i membri ad Admin. Gli Admin non possono cambiare altri Admin.
Rimuovere i membri
- Trova il membro nell'elenco del team
- Clicca su "Rimuovi" o sull'icona di eliminazione
- Conferma la rimozione
Cosa succede:
- Il membro perde immediatamente l'accesso
- Il suo lavoro rimane (agenti, ecc.)
- Può essere reinvitato in seguito
Trasferire la proprietà
Per trasferire la proprietà del workspace:
- L'Owner attuale va su Impostazioni
- Seleziona "Trasferisci proprietà"
- Sceglie il nuovo Owner dal team
- Conferma il trasferimento
Dopo il trasferimento, il precedente Owner diventa Admin (non viene rimosso).
Gestione dei workspace
I workspace sono accessibili tramite il selettore di workspace nella barra di navigazione in alto.
Creare un workspace
- Clicca sul nome del workspace nella barra in alto
- Clicca su "Crea workspace"
- Inserisci un nome per il nuovo workspace
- Clicca su "Crea"
Il nuovo workspace parte vuoto — dovrai creare agenti, caricare knowledge base e configurare le impostazioni da zero.
Con il piano Free puoi creare un solo workspace. Effettua l'upgrade per creare workspace aggiuntivi.
Passare da un workspace all'altro
Clicca sul nome del workspace nella barra in alto e seleziona il workspace su cui vuoi passare. Ogni workspace ha i propri agenti, knowledge base, numeri di telefono e log delle chiamate.
Rinominare un workspace
- Clicca sul nome del workspace nella barra in alto
- Clicca sull'icona di modifica/rinomina accanto al workspace
- Inserisci il nuovo nome
- Salva
Eliminare un workspace
- Clicca sul nome del workspace nella barra in alto
- Clicca sull'icona di eliminazione accanto al workspace che vuoi rimuovere
- Conferma l'eliminazione
Eliminare un workspace rimuove definitivamente tutti i suoi agenti, knowledge base, numeri di telefono e la cronologia delle chiamate. Questa azione non può essere annullata. Solo gli Owner del workspace possono eliminare i workspace.
Informazioni sul workspace
Modifica i dettagli del workspace:
- Nome — Nome visualizzato
- Descrizione — Scopo/note
Membri del workspace
Visualizza e gestisci tutti i membri da Impostazioni → Team.
Gestione multi-cliente
Per agenzie e fornitori di servizi che gestiscono più clienti:
Workspace
- Crea un workspace per cliente
- Passa facilmente da un workspace all'altro
- Fatturazione centralizzata
Sotto-clienti
- Vai su Agenzia → Clienti
- Crea account cliente
- Gestisci i loro workspace
- Monitora l'utilizzo tra i clienti
Oltre ai ruoli del team descritti sopra, agenzia e white-label aggiungono controlli di gestione dei clienti (prove gratuite, attivazione con un interruttore, esportazione dell'utilizzo per cliente) e branding (il tuo dominio, logo e colori). Per tutti i dettagli, vedi Agenzia e workspace.
Best practice
Organizzazione del team
✅ Usa ruoli appropriati
- Concedi i permessi minimi necessari
- Solo gli amministratori della fatturazione hanno bisogno del ruolo Owner
- La maggior parte dei membri del team lavora bene come Admin
✅ Audit regolari
- Rivedi periodicamente l'elenco del team
- Rimuovi prontamente i dipendenti che se ne vanno
- Aggiorna i ruoli man mano che cambiano le responsabilità
Sicurezza
✅ Account individuali
- Ogni persona ha il proprio accesso
- Non condividere mai le credenziali di accesso
- Consente una traccia di audit
✅ Offboarding tempestivo
- Rimuovi l'accesso immediatamente quando qualcuno se ne va
- Cambia le risorse condivise (chiavi API) se necessario
Collaborazione
✅ Proprietà chiara
- Assegna gli agenti a specifici membri del team
- Documenta chi gestisce cosa
- Usa convenzioni di denominazione
✅ Comunicazione
- Informa il team delle modifiche agli agenti
- Condividi gli insegnamenti dalle analytics delle chiamate
- Coordina gli aggiornamenti alla knowledge base
Risoluzione dei problemi
Invito non ricevuto
Verifica:
- Che l'indirizzo email inserito sia corretto
- La cartella spam/posta indesiderata
- I filtri email aziendali
Soluzione:
- Reinvia l'invito
- Prova un'email diversa
- Aggiungi le email hanc.ai alla whitelist
Non riesco ad accedere ad alcune funzionalità
Causa: Permessi insufficienti
Soluzione:
- Verifica il tuo ruolo con l'admin del workspace
- Richiedi un upgrade del ruolo se necessario
Un membro non riesce ad accedere
Verifica:
- Che l'account sia stato creato correttamente
- Che l'email sia verificata
- Reimposta la password se dimenticata
Soluzione:
- Fai usare loro "Password dimenticata"
- Reinvitalo se necessario
Argomenti correlati
- Configurazione dell'account — Creazione degli account
- Fatturazione — Prezzi di team/workspace
- Integrazioni — Chiavi API per l'uso del team