Gestione del team
Lavora sugli stessi agenti dei tuoi colleghi. Condividi uno spazio di lavoro: chi ci entra vede i suoi agenti, i numeri, le basi di conoscenza e i registri delle chiamate, e cosa può farci dipende dall'accesso che gli hai dato.
Che cos'è uno spazio di lavoro
Uno spazio di lavoro è un ambito a sé, con i propri:
- agenti vocali
- basi di conoscenza
- numeri di telefono
- registri delle chiamate
- membri
Home non è uno spazio di lavoro. È la sua assenza: lì vivono i tuoi agenti personali e non c'è nulla da condividere. Per lavorare insieme a qualcuno, crea uno spazio e spostaci dentro gli agenti.
Quando ne serve più di uno
| Situazione | Cosa fare |
|---|---|
| Un'attività, un team | Basta uno spazio |
| Marchi o reparti separati | Uno per ciascuno, così numeri e agenti non si mescolano |
| Persone diverse devono vedere cose diverse | Uno per ciascuna — l'accesso si dà per spazio |
Livelli di accesso
Tre livelli, scelti al momento dell'invito e mostrati accanto al nome:
| Livello | Cosa consente |
|---|---|
| Sola lettura | Vede agenti, chiamate, registrazioni e statistiche. Non cambia nulla. |
| Lettura e scrittura | Modifica gli agenti già presenti, prompt compresi. Non li crea né li elimina. |
| Gestione | Conduce lo spazio: crea, modifica ed elimina agenti e ne gestisce la telefonia. |
Cosa può fare davvero ciascun livello:
| Azione | Sola lettura | Lettura e scrittura | Gestione |
|---|---|---|---|
| Vedere agenti, chiamate, registrazioni, statistiche | ✓ | ✓ | ✓ |
| Modificare un agente e il suo prompt | ✗ | ✓ | ✓ |
| Pubblicare le modifiche al prompt | ✗ | ✓ | ✓ |
| Creare un agente | ✗ | ✗ | ✓ |
| Eliminare un agente | ✗ | ✗ | ✓ |
| Collegare un numero a un agente | ✗ | ✓ | ✓ |
| Liberare un numero | ✗ | ✗ | ✓ |
| Collegare un account Twilio | ✗ | ✗ | ✓ |
| Invitare qualcuno | ✗ | ✗ | ✗ |
| Eliminare lo spazio | ✗ | ✗ | ✗ |
Invitare spetta solo al proprietario. Gestione conduce lo spazio ogni giorno, ma non ne distribuisce l'accesso, e nessun livello può eliminarlo.
Contano come lettura e scrittura — l'accesso che avevano già. Nulla di ciò che funzionava ha smesso di funzionare.
Come invitare
La schermata Team parla di persone, non di spazi. Una riga per persona e, accanto, tutti gli spazi che la riguardano: per dare un secondo spazio a un collega non serve passarci prima.
- Apri Team nella barra laterale.
- Premi Invita membro.
- Inserisci il suo indirizzo email.
- Scegli uno o più spazi. Ognuno è un invito a sé, ma arrivano in una sola email.
- Scegli il livello di accesso.
- Invia.
Invitare fa parte di un piano a pagamento. Nel piano gratuito la schermata Team propone invece l'upgrade.
Non serve che abbia già un account
Un invito è indirizzato a un indirizzo email, non a un account esistente. Invita qualcuno che non ha mai usato Hanc.AI: riceverà l'invito, si registrerà con quell'indirizzo e l'accesso sarà già lì ad aspettarlo.
Cosa riceve
Un'email con chi lo invita, in quali spazi e cosa potrà fare. Il collegamento apre l'invito da accettare o rifiutare.
Può rispondere solo chi possiede quell'indirizzo: un collegamento inoltrato non dà nulla a chi lo apre.
Gli inviti compaiono anche nella sua schermata Team — utile a chi ha cancellato l'email. Accettare non richiede un piano proprio; solo invitare lo richiede.
Stati
Ogni spazio nella riga di una persona ha il proprio stato, perché ogni spazio è un invito a sé:
| Stato | Significato |
|---|---|
| Inviato | In attesa di risposta. Scade dopo 14 giorni. |
| Accettato | La persona è dentro. |
| Rifiutato | Ha detto di no. Puoi invitarla di nuovo. |
| Ritirato | Hai ripreso l'invito prima della risposta. |
Invitare di nuovo allo stesso spazio sostituisce l'invito precedente — è anche così che funziona il rinvio.
Come togliere l'accesso
Uno spazio. Nella riga della persona, l'etichetta dello spazio ha una croce. Perde quello spazio; gli altri restano.
Tutti insieme. Il secondo pulsante della riga la toglie da tutti i tuoi spazi e ritira ciò a cui non aveva risposto. I team di altre persone non vengono toccati: la stessa persona può stare in un team che non è il tuo, e non tocca a te chiuderlo.
Uscire da soli. Un membro vede in cima alla propria schermata Team gli spazi condivisi con lui e può uscire da ciascuno. Il proprietario non può uscire dal proprio.
Non si può ancora cambiare un livello sul posto. Togli l'accesso e invita di nuovo con il livello nuovo.
Lavorare nello spazio di un altro
Gli agenti di uno spazio che appartiene a qualcun altro sono contrassegnati nell'elenco, e la dicitura riporta il tuo livello — così chi è in sola lettura non si chiede perché non si salvi nulla. I pulsanti che non puoi usare non vengono offerti: in sola lettura e in lettura e scrittura, creare è disattivato ed eliminare non compare.
Passa tra Home e i tuoi spazi con il selettore in cima alla barra laterale.
Gestire gli spazi
Creare — il selettore in cima alla barra laterale, poi Crea spazio.
Rinominare o eliminare — nello stesso punto. Entrambe spettano al proprietario, ed eliminare porta con sé agenti, numeri e basi di conoscenza.
Spostarci un agente — dal menu dell'agente nell'elenco, Sposta nello spazio. Prompt, strumenti e numeri collegati traslocano con lui.
Per le agenzie
Un'agenzia che gestisce account clienti è un'altra cosa: lì i clienti sono sotto-account, non membri dello spazio. Vedi Agenzia.
Se qualcosa non torna
L'invito non è arrivato. Controlla l'indirizzo nell'elenco e la cartella spam. Poi invita di nuovo — il nuovo sostituisce il precedente, non si accumula nulla. Lo stato «Inviato» resta fino alla risposta e non conferma la consegna.
Ha accettato ma non vede nulla. Probabilmente è in Home. Lo spazio condiviso è nel selettore in cima alla barra laterale.
Da lui non si salva nulla. Il suo livello è sola lettura. Lo dice il contrassegno sull'agente.
Non riesce a creare un agente. Creare ed eliminare richiedono Gestione.
Non riesce a invitare nessuno. Può farlo solo il proprietario, qualunque sia il livello.
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