Déclencheurs
L'onglet Déclencheurs permet à votre agent de travailler en arrière-plan, sans personne en ligne. Quand quelque chose se produit — un e-mail arrive, un appel se termine, un lead entre, votre système envoie un webhook ou simplement une heure fixée arrive —, l'agent peut d'abord effectuer une tâche (lire le courrier, préparer un brouillon, décider si c'est important) puis appeler le numéro que vous choisissez.
Les déclencheurs ne sont pas disponibles sur le forfait Free. Ils nécessitent un forfait payant (Starter, Pro, Business ou Enterprise) et un solde de crédits (ou le rechargement automatique) quand un déclencheur se lance. Sur Free, vous pouvez encore désactiver ou supprimer un déclencheur, mais pas en créer ni en activer.
Les appels des déclencheurs partent du numéro du champ Appeler depuis du déclencheur, sinon du numéro sortant de l'agent, sinon du numéro sur lequel il répond. Voir Numéros de téléphone.
Fonctionnement d'un déclencheur
Chaque déclencheur comporte trois parties, qui correspondent aux trois sections du formulaire :
| Section | Ce que vous réglez |
|---|---|
| Quand | L'événement qui lance le déclencheur, et ses filtres |
| Avant l’appel | Une tâche facultative pour l'agent, et s'il faut toujours appeler ou laisser l'agent décider |
| Qui appeler | Un numéro fixe ou le numéro issu de l'événement, le numéro depuis lequel appeler, les tentatives et la pause entre elles |
Une quatrième section, Limites, protège la personne appelée : heures de silence, appels par heure et par jour, et protection contre les répétitions.
Le déroulement à chaque événement :
- L'événement arrive et est comparé aux filtres du déclencheur.
- Si le déclencheur a une tâche, l'agent l'effectue en arrière-plan. Il peut chercher et lire dans les boîtes mail et fichiers qui lui sont connectés et préparer des brouillons de réponse, mais en arrière-plan il n'envoie rien, sauf un résumé à l'adresse fixe Owner email.
- Avec Toujours appeler, l'agent appelle après chaque événement. Avec Laisser l’agent décider, il n'appelle que si la tâche indique que cela en vaut la peine — par exemple, seulement pour les e-mails importants.
- L'appel part du numéro sortant de l'agent, avec ce que l'agent a trouvé déjà dans son contexte.
Événements
| Événement | Se lance quand | Filtres |
|---|---|---|
| Nouvel e-mail | Un nouvel e-mail arrive dans une boîte connectée — Gmail, Outlook ou IMAP | L'expéditeur contient, l'objet contient, le texte contient, uniquement les e-mails avec pièces jointes. Tous les filtres remplis doivent correspondre ; la casse n'a pas d'importance |
| Appel terminé | Un appel de cet agent se termine | Type d'appel (tout, entrant, sortant, appel web), résultat (tout, appel court, transfert échoué, messagerie vocale, sans réponse, conversation terminée), plus long que / plus court que (secondes), le résumé contient |
| Nouveau lead | Un lead est capturé | ID du formulaire — laissez vide pour réagir aux leads de tout formulaire |
| Webhook | Votre système envoie un POST à l'URL propre du déclencheur | Champ du téléphone dans la requête — un chemin dans le corps JSON, par ex. phone ou customer.phone |
| Planification | Une heure fixée arrive | Une fois, tous les jours, jours ouvrés (lun.–ven.), toutes les semaines, tous les mois |
| SMS entrant | Un SMS arrive sur le numéro de l'agent | Le texte contient — laissez vide pour réagir à chaque SMS |
| Événement du calendrier | Un événement du calendrier Google ou Outlook approche | Minutes avant l'événement (5–2 880), où trouver le numéro de téléphone (description de l'événement, lieu de l'événement, téléphone du participant) |
| Fichier Google Drive | Un fichier apparaît ou change dans Google Drive | Fichier nouveau ou modifié, dossier, le nom contient, type de fichier (document, feuille de calcul, présentation, PDF, dossier) |
- Nouvel e-mail nécessite la boîte connectée dans Intégrations et l'outil de messagerie correspondant ajouté à l'agent, pour que l'agent puisse lire l'e-mail en arrière-plan. Voir E-mail.
- Fichier Google Drive ne voit que les dossiers et fichiers que vous avez partagés avec l'agent dans Intégrations, plus les fichiers créés par l'agent lui-même. Voir Google.
- Appel terminé ne compte que les appels de cet agent. Les appels passés par des déclencheurs ou des rappels ne lancent jamais de déclencheur, les déclencheurs ne peuvent donc pas tourner en boucle.
- La planification utilise le fuseau horaire de l'agent. Un appel mensuel le 31 a lieu le dernier jour des mois plus courts.
URL du webhook
Après l'enregistrement d'un déclencheur webhook, son URL apparaît dans le formulaire et dans le menu du déclencheur (Copier l’URL du webhook).
- Envoyez une requête
POSTavec un corps JSON jusqu'à 64 Ko. - Gardez l'URL secrète : quiconque la possède peut lancer le déclencheur.
- Nouvelle URL crée une nouvelle adresse ; l'ancienne cesse immédiatement de fonctionner.
- N'appelez jamais l'URL depuis un navigateur. Si elle fuite, cliquez immédiatement sur Nouvelle URL. Traitez le corps de la requête comme des données non fiables.
Qui appeler
| Paramètre | Description | Par défaut |
|---|---|---|
| Numéro fixe / Numéro issu de l’événement | Appeler le même numéro à chaque fois, ou le numéro porté par l'événement : l'autre partie de l'appel, le téléphone du lead, l'expéditeur du SMS, le champ téléphone du webhook, le téléphone trouvé dans l'événement du calendrier | Numéro fixe |
| Numéro de téléphone | Pour un numéro fixe — format international avec + et indicatif du pays, sans espaces | — |
| Appeler depuis | Depuis quel numéro sortant appeler | Le numéro sortant de l'agent |
| Tentatives | Combien de fois essayer si personne ne répond (1–5) | 3 |
| Minutes entre les tentatives | Pause entre les tentatives (1–120) | 10 |
Les événements sans numéro de téléphone propre (nouvel e-mail, planification, fichier Google Drive) appellent toujours un numéro fixe.
Limites
| Paramètre | Description | Par défaut |
|---|---|---|
| Heures de silence | Les appels qui tombent dans cette plage attendent sa fin | Activé, 21:00–08:00 dans le fuseau horaire de l'agent |
| Appels par heure, max | 1–100 | 10 |
| Appels par jour, max | 1–500 | 50 |
| Ignorer les répétitions pendant (minutes) | Le même événement ou le même numéro dans ce délai ne lance qu'un seul appel. 0 désactive cette protection (0–1 440) | 60 |
Limites à l'échelle de la plateforme :
- Jusqu'à 50 déclencheurs par agent.
- Jusqu'à 200 tâches en arrière-plan par compte et par jour.
- Une URL de webhook accepte jusqu'à 30 requêtes par minute.
Pendant un appel, les outils de l'agent ont leurs propres limites de sécurité : 3 e-mails au maximum par conversation (ou jusqu'à 5 brouillons à la place), 2 rappels au maximum par appel, et avant d'envoyer un e-mail, de supprimer un fichier ou de remplacer le texte d'un fichier, l'agent le relit à voix haute et n'agit qu'après un « oui » clair de la personne en ligne. Dans une tâche en arrière-plan, l'agent n'envoie rien, sauf un résumé à l'adresse fixe Owner email ; un brouillon ne part qu'après un « oui » pendant l'appel. Pour chaque outil, vous pouvez aussi écrire une règle avec vos propres mots. Voir Actions & Outils.
Modèles
Parcourir les modèles ouvre une galerie de déclencheurs prêts à l'emploi ; vous pouvez tout modifier à l'étape suivante. Partir de zéro vous laisse choisir vous-même l'événement, la tâche et l'appel.
| Groupe | Modèle | Ce qu'il fait |
|---|---|---|
| M’appeler pour les e-mails importants | Lit chaque nouvel e-mail et ne vous appelle que s'il est urgent ou important | |
| M’appeler quand un certain expéditeur écrit | Vous appelle avec un court résumé de chaque e-mail de l'expéditeur choisi | |
| E-mails avec pièces jointes | Lit les pièces jointes, en extrait montants et dates, prépare un brouillon de réponse si besoin | |
| Nouvelle facture par e-mail | E-mails qui mentionnent « Rechnung » : trouve le montant, l'échéance et l'IBAN et vous appelle | |
| Résumé du courrier du matin | Les jours ouvrés à 08:30, passe en revue les e-mails non lus depuis la veille et vous appelle avec les 5 principaux | |
| Google Drive | Nouveau fichier dans Drive — le lire et appeler | Lit un nouveau fichier et vous appelle avec l'essentiel |
| Nouveau PDF dans un dossier — vérifier la facture et appeler | Trouve le montant, l'échéance, l'IBAN et l'expéditeur d'un nouveau PDF dans le dossier choisi | |
| Document mis à jour — appeler | Appelle si le document modifié contient quelque chose de substantiel | |
| Feuille de calcul mise à jour — appeler si c’est important | N'appelle que si de nouvelles tâches ou commandes sont apparues | |
| Selon un horaire | Appel quotidien · Appel hebdomadaire · Appel mensuel · Appel unique | Appelle un numéro à l'heure choisie |
| Après les appels | Rappeler après un appel court | Un appel entrant s'est terminé en moins de 20 secondes — l'agent rappelle |
| Rappeler après un transfert échoué | Le transfert vers un collègue a échoué — l'agent rappelle l'appelant | |
| Réessayer quand personne n’a répondu | Après un appel sortant sans réponse, réessaie plus tard | |
| Réessayer après la messagerie vocale | Un appel sortant est tombé sur la messagerie — rappelle une heure plus tard | |
| M’alerter en cas d’appelant mécontent | Ne vous appelle que si l'appelant était mécontent ou a demandé un responsable | |
| Résumé d’appel au responsable | Après chaque conversation terminée de plus de 30 secondes, appelle le responsable avec un résumé | |
| Leads et webhooks | Appeler les nouveaux leads immédiatement | Appelle un nouveau lead en moins d'une minute ; grâce aux heures de silence, les leads de nuit sont appelés le matin |
| M’informer des nouveaux leads | Vous appelle avec le nom, le contact et la demande du lead | |
| Appeler le client depuis votre système | Votre CRM, boutique ou formulaire envoie une requête avec un numéro — l'agent l'appelle | |
| M’alerter depuis votre système | N'importe quel système envoie une requête — l'agent vous appelle et dit ce qui s'est passé | |
| SMS et calendrier | Rappeler après un SMS | Quelqu'un écrit au numéro de l'agent — l'agent le rappelle |
| M’informer des SMS entrants | Vous appelle et dit qui a écrit et ce qu'il veut | |
| Rappel de rendez-vous | Deux heures avant un événement du calendrier, appelle le numéro de l'événement |
Tests et exécutions récentes
Tester maintenant dans le menu d'un déclencheur l'exécute immédiatement, comme si l'événement venait de se produire. Vous pouvez transmettre des données d'événement d'exemple en JSON — par exemple, le numéro de téléphone pour un webhook. Les heures de silence et la protection contre les répétitions sont ignorées ; les limites horaire et journalière comptent toujours. Cela passe un vrai appel.
Exécutions récentes montre ce qu'ont fait les déclencheurs, ainsi que les rappels promis par l'agent pendant les appels (l'outil Rappeler plus tard). Chaque exécution a un statut :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente / En cours | Attend son tour ou effectue la tâche en arrière-plan |
| Appel en file d’attente / Appel en cours | L'appel attend son créneau ou sonne |
| Terminé | Fini |
| Aucun appel nécessaire | L'agent a jugé qu'un appel n'en valait pas la peine |
| Retenu | Arrêté par une limite — heures de silence, limite horaire ou journalière, une répétition récente |
| Échec | Un problème est survenu — par exemple, pas de numéro sortant, pas de téléphone dans l'événement, Google Drive non connecté |
| Annulé | L'exécution a été annulée |
Facturation
La tâche en arrière-plan elle-même n'est pas facturée. L'appel passé par un déclencheur est facturé comme tout autre appel sortant, d'abord sur les crédits du forfait, puis sur les rechargements. Si le solde est vide et le rechargement automatique désactivé, l'exécution échoue avant l'appel. Voir Facturation et abonnements.
Voir aussi
- Actions & Outils — les outils que l'agent utilise pendant les appels et dans les tâches en arrière-plan
- E-mail — connecter Gmail, Outlook ou une boîte IMAP
- Google — Calendar, Gmail, Drive, Contacts et Tasks
- Numéros de téléphone — attribuer un numéro sortant
- Campagnes — appels sortants vers une liste de contacts