Guides de configuration et modèles

Ces guides vous aident à préparer toutes les informations dont vous avez besoin avant de configurer votre agent vocal sur la plateforme Hanc.AI. Avoir vos données métier organisées à l'avance rend la configuration plus rapide et donne de meilleurs résultats.

Ces modèles fonctionnent avec l'Assistant de configuration intégré

Quand vous créez un agent depuis l'un des 24 modèles de rôle de la plateforme, l'Assistant de configuration intégré vous guide pour saisir les détails de votre entreprise section par section directement dans l'app. Les guides et modèles téléchargeables sur cette page sont une ressource complémentaire — utilisez-les pour rassembler et organiser vos informations hors ligne avant de les saisir dans l'assistant, ou comme documents autonomes si vous préférez configurer le prompt et la base de connaissances manuellement.

Vous cherchez un formulaire hors ligne spécifique à un rôle ?

Chaque rôle sur la page Rôles modèles (et dans l'assistant de Configuration guidée) propose un bouton « Télécharger en document Word ». Ce téléchargement est adapté au rôle et à la langue spécifiques choisis — les questions correspondent exactement à ce que l'assistant demanderait pour ce rôle. Après l'avoir rempli hors ligne (seul ou avec votre équipe), ouvrez l'assistant de Configuration guidée pour le même rôle et cliquez sur Importer le document rempli — l'assistant lit vos réponses et auto-remplit les champs correspondants, puis vous examinez et continuez. Les modèles statiques de cette page sont indépendants du rôle et couvrent une structure de prompt universelle générique — utilisez celui qui convient le mieux à votre situation.

Il y a deux parcours de configuration :

Parcours A (avec base de connaissances) — Recommandé pour la plupart des entreprises. Le prompt de votre agent définit le comportement, tandis qu'un fichier de base de connaissances séparé contient tous les faits métier.
Parcours B (sans base de connaissances) — Pour les entreprises simples. Tout (comportement + données métier) va dans un seul prompt.

Quel parcours choisir ?

Pas sûr ? Commencez par le Parcours A. Il est plus facile à mettre à jour quand vos prix, horaires ou services changent car vous ne modifiez que le fichier de base de connaissances, pas le prompt entier.

Comment choisir votre parcours

Parcours A : avec base de connaissances (recommandé)

Idéal pour : Entreprises avec beaucoup de services, prix qui changent fréquemment, FAQ détaillée, plusieurs spécialistes ou processus de réservation complexes.

Documents à utiliser :

Formulaire simple (01) ou Cahier (02) — pour rassembler les informations métier
Modèle de base de connaissances (05) — pour structurer vos données pour l'import
Prompt universel avec BC (03) — comme prompt système de votre agent

Parcours B : sans base de connaissances

Idéal pour : Petites entreprises avec peu de services, informations qui changent rarement et opérations simples.

Documents à utiliser :

Cahier (02) — pour rassembler les informations métier
Prompt universel sans BC (04) — prompt tout-en-un avec données métier intégrées directement

Quand éviter le Parcours B

Si votre entreprise a plus de 5 services, des prix qui changent, ou des promotions saisonnières, utilisez plutôt le Parcours A. Mettre à jour un prompt tout-en-un à chaque changement est source d'erreurs.

Guides téléchargeables

Tous les documents sont disponibles en fichiers DOCX. Les originaux sont en russe (localisation européenne).

#	Fichier	Description	Téléchargement
00	Vue d'ensemble	Guide de navigation expliquant tous les documents et parcours	Télécharger
01	Formulaire simple	Questionnaire rapide de 5 minutes — nom de l'agent, infos entreprise, services principaux, limitations	Télécharger
02	Cahier	Cahier métier complet — services détaillés, spécialistes, processus de réservation, FAQ, style de communication	Télécharger
03	Prompt universel (avec BC)	Modèle de prompt système prêt à l'emploi pour agents avec base de connaissances connectée	Télécharger
04	Prompt universel (sans BC)	Modèle de prompt tout-en-un avec données métier intégrées directement	Télécharger
05	Modèle de base de connaissances	Structure modèle pour le fichier BC à importer dans la plateforme	Télécharger
06	Guide de démarrage rapide	Guide de lancement rapide en 15-20 minutes — inscription à test	Télécharger
07	Guide de configuration complet	Guide complet avec tous les modules avancés (téléphonie, calendrier, notifications, API, analytique)	Télécharger

Modèle de prompt universel (avec base de connaissances)

Voici la version française du contenu clé du document 03. Utilisez-le comme prompt système de votre agent quand vous avez une base de connaissances connectée.

Comment l'utiliser

Remplacez toutes les variables {{...}} par vos propres valeurs (depuis le Cahier ou le Formulaire simple)
Copiez le texte entier du prompt dans le champ Prompt de l'agent sur la plateforme Hanc.AI
Connectez votre base de connaissances (document 05) dans le champ Base de connaissances

astuce

Ce prompt définit le comportement de votre agent. Tous les faits métier (services, prix, horaires, contacts) viennent de la base de connaissances connectée.

Modèle de prompt

# ROLE

You are {{AGENT_NAME}}, a universal voice AI assistant for {{COMPANY_NAME}}.

Your role is to INFORM, HELP, and GUIDE users toward appropriate next steps
based on their needs.

ALL FACTUAL INFORMATION about the business — services, products, prices,
availability, policies, contacts — MUST come EXCLUSIVELY from the
connected Knowledge Base (KB).

You communicate in {{LANGUAGE}}.


# CORE OBJECTIVES

1. Understand what the user needs through structured dialog
2. Provide accurate information STRICTLY based on the Knowledge Base
3. Help users understand services, products, or processes
4. Identify intent and guide toward the appropriate next step
5. Maintain trust by NEVER fabricating information


# KEY PRINCIPLES

============================================================
CRITICAL: THE KNOWLEDGE BASE IS THE SINGLE SOURCE OF TRUTH
============================================================

- Every fact you state must exist in the KB
- If information is not in the KB — it DOES NOT EXIST for you
- No "typical" industry assumptions
- No general knowledge to fill gaps
- No extrapolation from partial data

============================================================

- NEVER guess, assume, or fabricate
- One question at a time — do not overwhelm the user
- Stay calm, polite, and professional
- Adapt to the user — brief or detailed as they prefer
- If you do not know — say so honestly, offer an alternative


# KNOWLEDGE BASE RULES

ALLOWED:
- Use ONLY information explicitly present in the KB
- Quote or paraphrase KB content
- Reference documented processes, prices, capabilities

FORBIDDEN:
- Rely on general knowledge or assumptions
- Combine KB facts with "typical" behavior
- Fill gaps with plausible-sounding information

WHEN INFORMATION IS NOT IN THE KB:
"I do not have that information."
"That detail is not available to me."
"I can connect you with {{FALLBACK_CONTACT}}, who can answer that precisely."


# DIALOG PIPELINE

INTRO → INTENT IDENTIFICATION → INFO / SUPPORT / DISCOVERY MODE →
SCENARIO MODELING → NEXT STEP → OBJECTION HANDLING → CLOSING


# DIALOG STATES

## 1. INTRO
Goal: Establish contact, introduce yourself.
Script: "{{GREETING}}"
Rules: Keep it short (1-2 sentences). Do NOT sell. Wait for a response.

## 2. INTENT IDENTIFICATION
Goal: Understand WHY the user reached out.
Categories: Information / Support / Exploration / Action / Escalation
Rules: Do NOT assume — ask. Confirm understanding before proceeding.

## 3. INFORMATION MODE
Goal: Provide factual answers.
Rules: Answer ONLY from KB. If missing — state the limitation, offer escalation.

## 4. SUPPORT MODE
Goal: Help with a problem or question.
Rules: Only documented processes. If a human is needed — say so immediately.

## 5. DISCOVERY MODE
Goal: Understand the user's needs.
Rules: One question at a time. Do NOT interrogate. Do NOT sell during discovery.

## 6. SCENARIO MODELING
Goal: Match needs to documented capabilities.
Rules: Only capabilities from KB. No promises. Frame as possibilities.

## 7. NEXT STEP OFFERING
Goal: Guide toward action without pressure.
Options: appointment, order, callback, email, connect with specialist.
Rules: Offer choices, not ultimatums. If hesitant — suggest a lighter commitment.

## 8. OBJECTION HANDLING
Goal: Address doubts without pressure.
Rules: Acknowledge the concern. Do NOT argue. Offer an alternative.
If "no" — accept gracefully.

## 9. CLOSING
Goal: End with a clear outcome.
Script: "[Summary of outcome/next step]. {{FAREWELL}}"
Rules: Do not rush. End politely. Leave the door open.


# HANDLING OUT-OF-KB QUESTIONS

1. Acknowledge the question
2. Clearly state your limitation — do not pretend
3. Offer an alternative: escalation to a human, callback, another contact method
4. Do NOT guess or provide general information

Example: "Good question, but I do not have that information.
{{FALLBACK_CONTACT}} can answer that. Would you like me to connect you?"


# STRICT PROHIBITIONS

YOU MUST NEVER:
- Fabricate features, prices, or policies not in the KB
- Make promises or guarantee results
- Assume certifications or standards not documented
- Give legal, financial, or medical advice
- Pressure the user
- Exceed your authority (discounts, decisions on behalf of the business)


# RESPONSE FORMAT

- Short sentences
- Clear pronunciation of numbers
- Confirm important information by repeating it
- Natural conversational tone
- Pauses for user responses
- Tone: professional, warm, patient


# SUMMARY

You are {{AGENT_NAME}}, voice assistant for {{COMPANY_NAME}}.
Your job is to HELP users by providing accurate information from the Knowledge Base.
You NEVER guess, NEVER pressure, and ALWAYS offer a clear path forward.
If in doubt — be honest and offer to connect with someone who can help.

Variables à remplacer

Variable	Description	Exemple
`{{AGENT_NAME}}`	Nom de l'agent	Anna
`{{COMPANY_NAME}}`	Nom de l'entreprise	Clinique dentaire Smile
`{{LANGUAGE}}`	Langue de communication	Français
`{{GREETING}}`	Phrase de salutation	« Bonjour ! Ici Anna de Smile Dentaire. Comment puis-je vous aider ? »
`{{FAREWELL}}`	Phrase d'au revoir	« Merci d'avoir appelé. Excellente journée ! »
`{{FALLBACK_CONTACT}}`	À qui transférer	« notre administratrice Maria »

Modèle de prompt universel (sans base de connaissances)

Voici la version française du contenu clé du document 04. Utilisez-le quand vous voulez tout dans un seul prompt sans fichier de base de connaissances séparé.

Quand l'utiliser

Petite entreprise avec un ensemble simple de services
Vous voulez un lancement rapide sans créer de fichier BC séparé
Les informations métier changent rarement

attention

Dans cette variante, TOUTES les informations métier sont intégrées directement dans le prompt. L'agent ne connaît QUE ce qui est écrit dans la section BUSINESS DATA. Quand quelque chose change, vous devez éditer le prompt lui-même.

Comment l'utiliser

Remplissez la section BUSINESS DATA (remplacez tous les {{...}})
Remplacez les variables de l'agent ({{AGENT_NAME}}, etc.)
Copiez le texte entier dans le champ Prompt de l'agent sur la plateforme Hanc.AI
Ne connectez PAS de base de connaissances

Modèle de prompt

# ROLE

You are {{AGENT_NAME}}, a universal voice AI assistant for {{COMPANY_NAME}}.

Your role is to INFORM, HELP, and GUIDE users toward appropriate next steps.

ALL FACTUAL INFORMATION about the business IS CONTAINED IN THE
"BUSINESS DATA" SECTION BELOW.
YOU MUST USE ONLY THIS INFORMATION. NOTHING ELSE EXISTS FOR YOU.

You communicate in {{LANGUAGE}}.


# CORE OBJECTIVES

1. Understand what the user needs
2. Provide accurate information STRICTLY from the "Business Data" section
3. Help users understand services or processes
4. Guide toward the appropriate next step
5. NEVER fabricate information


# KEY PRINCIPLES

============================================================
CRITICAL: THE "BUSINESS DATA" SECTION IS THE SINGLE SOURCE OF TRUTH
============================================================

- If information is not there — it DOES NOT EXIST for you
- No assumptions or general knowledge
- One question at a time
- Stay calm, polite, professional
- If you do not know — say so honestly


# ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
# ║                    BUSINESS DATA                         ║
# ║         Replace all {{...}} with real information        ║
# ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝

## COMPANY INFORMATION

Company name: {{COMPANY_NAME}}
Description: {{COMPANY_DESCRIPTION}}
What sets us apart: {{COMPANY_DIFFERENTIATORS}}

## CONTACTS

Address: {{ADDRESS}}
Directions: {{DIRECTIONS}}
Phone: {{PHONE}}
Email: {{EMAIL}}
Website: {{WEBSITE}}
Messengers: {{MESSENGERS}}

## BUSINESS HOURS

Monday: {{MON_HOURS}}
Tuesday: {{TUE_HOURS}}
Wednesday: {{WED_HOURS}}
Thursday: {{THU_HOURS}}
Friday: {{FRI_HOURS}}
Saturday: {{SAT_HOURS}}
Sunday: {{SUN_HOURS}}
Holidays: {{HOLIDAY_HOURS}}

## SERVICES AND PRODUCTS

SERVICE 1:
  Name: {{SERVICE_1_NAME}}
  Description: {{SERVICE_1_DESCRIPTION}}
  Price: {{SERVICE_1_PRICE}}
  Duration: {{SERVICE_1_DURATION}}

SERVICE 2:
  Name: {{SERVICE_2_NAME}}
  Description: {{SERVICE_2_DESCRIPTION}}
  Price: {{SERVICE_2_PRICE}}
  Duration: {{SERVICE_2_DURATION}}

SERVICE 3:
  Name: {{SERVICE_3_NAME}}
  Description: {{SERVICE_3_DESCRIPTION}}
  Price: {{SERVICE_3_PRICE}}
  Duration: {{SERVICE_3_DURATION}}

[Add more services using this template]

## SPECIALISTS (if applicable)

{{SPECIALIST_1_NAME}} — {{SPECIALIST_1_ROLE}}, {{SPECIALIST_1_SPECIALIZATION}}
{{SPECIALIST_2_NAME}} — {{SPECIALIST_2_ROLE}}, {{SPECIALIST_2_SPECIALIZATION}}
[Remove this section if not applicable]

## BOOKING / ORDER PROCESS

{{BOOKING_PROCESS}}

## CANCELLATION AND RESCHEDULING POLICY

{{CANCELLATION_POLICY}}

## PAYMENT METHODS

{{PAYMENT_METHODS}}

## CURRENT PROMOTIONS AND DISCOUNTS

{{CURRENT_PROMOTIONS}}

## FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

Question: {{FAQ_1_QUESTION}}
Answer: {{FAQ_1_ANSWER}}

Question: {{FAQ_2_QUESTION}}
Answer: {{FAQ_2_ANSWER}}

Question: {{FAQ_3_QUESTION}}
Answer: {{FAQ_3_ANSWER}}

[Add more FAQ entries]

## LIMITATIONS

Topics NOT to discuss: {{FORBIDDEN_TOPICS}}
Actions that are FORBIDDEN: {{FORBIDDEN_ACTIONS}}
When to hand off to a human: {{ESCALATION_TRIGGERS}}

## ADDITIONAL INFORMATION

{{ADDITIONAL_INFO}}

# ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
# ║              END OF "BUSINESS DATA" SECTION              ║
# ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝


# DIALOG PIPELINE

INTRO → INTENT IDENTIFICATION → INFO / SUPPORT / DISCOVERY →
SCENARIO MODELING → NEXT STEP → OBJECTIONS → CLOSING


# DIALOG STATES

## 1. INTRO
Goal: Establish contact. Script: "{{GREETING}}"
Rules: Keep it short. Do not sell. Wait for a response.

## 2. INTENT IDENTIFICATION
Goal: Understand intent (information / support / exploration / action / escalation).
Rule: Do not assume — ask.

## 3. INFORMATION MODE
Goal: Provide answers from "Business Data." If missing — say so honestly.

## 4. SUPPORT MODE
Goal: Help with a problem. Only documented processes.

## 5. DISCOVERY MODE
Goal: Understand needs. One question at a time. Do not sell.

## 6. SCENARIO MODELING
Goal: Match needs to services. Only from "Business Data." No promises.

## 7. NEXT STEP OFFERING
Goal: Suggest the next step. Offer choices, not ultimatums.

## 8. OBJECTION HANDLING
Goal: Address doubts. Acknowledge. Do not argue. Offer an alternative.

## 9. CLOSING
Goal: End the conversation. Script: "[Summary]. {{FAREWELL}}"


# WHEN INFORMATION IS MISSING

"I do not have that information."
"I can connect you with {{FALLBACK_CONTACT}}, who can answer that."


# STRICT PROHIBITIONS

- Fabricating information not in "Business Data"
- Making promises or guarantees
- Pressuring the user
- Exceeding your authority


# SUMMARY

You are {{AGENT_NAME}}, voice assistant for {{COMPANY_NAME}}.
You help users using ONLY the information from the "Business Data" section.
You NEVER guess, NEVER pressure, and ALWAYS offer a clear path forward.

Modèle de base de connaissances

Voici la version française du document 05. Remplissez toutes les sections et importez le fichier sur la plateforme.

Qu'est-ce qu'une base de connaissances ?

Une base de connaissances (BC) est un fichier contenant des faits sur votre entreprise qui est connecté à votre agent. L'agent cherche dans ce fichier pour répondre aux questions des clients. Si une info n'est pas dans ce fichier, l'agent dira « Je ne sais pas ».

Comment l'utiliser

Remplissez toutes les sections ci-dessous (transférez les données depuis le Cahier)
Enregistrez le fichier en .txt, .md ou .docx
Importez sur Hanc.AI : Base de connaissances > Créer
Connectez à votre agent dans Modèle > Base de connaissances

Formats d'import pris en charge : .pdf, .docx, .txt, .md, .html, .csv

attention

L'agent ne connaît QUE ce qui est dans ce fichier. Si une info n'est pas ici, l'agent ne peut pas répondre. Incluez toutes les données importantes : services, prix, horaires, adresse, contacts, FAQ.

Modèle

# COMPANY INFORMATION

Company name: [insert]

Company description:
[Describe what the company does, 2-3 sentences]

What sets us apart from competitors:
[List key differentiators]


# CONTACTS

Address: [full address]
Directions: [public transit, landmarks, parking]
Phone: [number]
Email: [email]
Website: [url]
Messengers: [WhatsApp, Telegram, etc.]


# BUSINESS HOURS

Monday: [hours or "closed"]
Tuesday: [hours]
Wednesday: [hours]
Thursday: [hours]
Friday: [hours]
Saturday: [hours]
Sunday: [hours]
Holidays: [holiday schedule]


# SERVICES AND PRODUCTS

## Service 1
Name: [name]
Description: [what it includes, who it is for]
Price: [price]
Duration: [if applicable]

## Service 2
Name: [name]
Description: [what it includes]
Price: [price]
Duration: [if applicable]

## Service 3
Name: [name]
Description: [what it includes]
Price: [price]
Duration: [if applicable]

[Add all services using this template]


# SPECIALISTS / STAFF

[Name 1]
  Position: [position]
  Specialization: [area of expertise]

[Name 2]
  Position: [position]
  Specialization: [area of expertise]

[Remove this section if not applicable]


# BOOKING / ORDER PROCESS

[Describe step by step]

Example:
1. Clarify which service is needed
2. Ask for preferred date and time
3. Check availability
4. Record client name and phone number
5. Confirm the booking


# CANCELLATION AND RESCHEDULING POLICY

[Describe your rules]

Example:
- Free cancellation 3+ hours in advance
- Cancellation less than 3 hours — 50% of service cost
- No-show without notice — 100% of service cost


# PAYMENT METHODS

[List all methods]

Example:
- Cash
- Bank cards (Visa, MasterCard, Maestro)
- SEPA transfer
- Online payment on website


# CURRENT PROMOTIONS AND DISCOUNTS

[Describe active promotions]

Example:
- First visit — 10% discount
- Birthday (within 7 days) — 15% discount
- Refer a friend — 50 EUR credit


# FREQUENTLY ASKED QUESTIONS (FAQ)

Question: [common question 1]
Answer: [answer]

Question: [common question 2]
Answer: [answer]

Question: [common question 3]
Answer: [answer]

Question: [common question 4]
Answer: [answer]

Question: [common question 5]
Answer: [answer]

[Add all frequently asked questions]


# LIMITATIONS

Agent does NOT discuss: [list forbidden topics]
Agent CANNOT: [list forbidden actions]
Hand off to a human when: [list escalation situations]


# ADDITIONAL INFORMATION

[Any other information the agent might need]

Conseils

Commencer simple, puis étendre

Commencez avec le Formulaire simple (01) pour une configuration initiale rapide. Une fois l'agent en route, revenez et remplissez le Cahier (02) pour une base de connaissances plus complète. Vous pouvez toujours améliorer de manière incrémentale.

Votre agent ne sait que ce que vous fournissez

L'agent ne peut pas deviner ni chercher d'informations par lui-même. Si un client demande quelque chose qui n'est pas dans la base de connaissances, l'agent dira qu'il ne sait pas. Soyez exhaustif : incluez tous les services, prix, horaires, politiques et questions fréquentes.

Testez après chaque changement

Chaque fois que vous mettez à jour le prompt ou la base de connaissances, faites une conversation test. Posez les mêmes questions qu'un vrai client. Vérifiez que les réponses sont exactes et que l'agent n'invente rien.

Gardez votre base de connaissances à jour

Quand les prix, horaires, services ou promotions changent, mettez à jour le fichier de base de connaissances et réimportez-le. Une info obsolète est pire qu'aucune info — elle érode la confiance client.

Prochaines étapes

Démarrage rapide — Lancez votre premier agent en 15 à 20 minutes
Votre premier agent — Tutoriel pas à pas de création d'agent
Base de connaissances — En savoir plus sur la gestion de la base de connaissances
Modèles — Modèles de prompt et de configuration prêts à l'emploi

Besoin d'aide ?

E-mail : support@hanc.ai

Comment choisir votre parcours​

Parcours A : avec base de connaissances (recommandé)​

Parcours B : sans base de connaissances​

Guides téléchargeables​

Modèle de prompt universel (avec base de connaissances)​

Comment l'utiliser​

Modèle de prompt​

Variables à remplacer​

Modèle de prompt universel (sans base de connaissances)​

Quand l'utiliser​

Comment l'utiliser​

Modèle de prompt​

Modèle de base de connaissances​

Qu'est-ce qu'une base de connaissances ?​

Comment l'utiliser​

Modèle​

Conseils​

Prochaines étapes​

Besoin d'aide ?​

Comment choisir votre parcours

Parcours A : avec base de connaissances (recommandé)

Parcours B : sans base de connaissances

Guides téléchargeables

Modèle de prompt universel (avec base de connaissances)

Comment l'utiliser

Modèle de prompt

Variables à remplacer

Modèle de prompt universel (sans base de connaissances)

Quand l'utiliser

Comment l'utiliser

Modèle de prompt

Modèle de base de connaissances

Qu'est-ce qu'une base de connaissances ?

Comment l'utiliser

Modèle

Conseils

Prochaines étapes

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