Gestion de l'équipe
Travaillez sur les mêmes agents que vos collègues. Vous partagez un espace de travail : celui que vous y laissez entrer voit ses agents, ses numéros, ses bases de connaissances et ses journaux d'appels — ce qu'il peut y faire dépend de l'accès que vous lui avez donné.
Ce qu'est un espace de travail
Un espace de travail est un périmètre à part, avec ses propres :
- agents vocaux
- bases de connaissances
- numéros de téléphone
- journaux d'appels
- membres
Home n'est pas un espace de travail. C'en est l'absence : vos agents personnels y vivent, et il n'y a rien à partager. Pour travailler à plusieurs, créez un espace et déplacez-y les agents.
Quand il en faut plusieurs
| Situation | Ce qu'il faut faire |
|---|---|
| Une activité, une équipe | Un seul espace suffit |
| Marques ou services distincts | Un espace chacun, pour que numéros et agents ne se mélangent pas |
| Chacun doit voir autre chose | Un espace chacun — l'accès se donne par espace |
Niveaux d'accès
Trois niveaux, choisis à l'invitation et affichés à côté du nom :
| Niveau | Ce qu'il permet |
|---|---|
| Lecture seule | Voit les agents, les appels, les enregistrements et les statistiques. Ne change rien. |
| Lecture et écriture | Modifie les agents déjà présents, prompts compris. N'en crée ni n'en supprime. |
| Gestion | Mène l'espace : crée, modifie et supprime des agents, et gère sa téléphonie. |
Ce que chaque niveau permet réellement :
| Action | Lecture seule | Lecture et écriture | Gestion |
|---|---|---|---|
| Voir agents, appels, enregistrements, statistiques | ✓ | ✓ | ✓ |
| Modifier un agent et son prompt | ✗ | ✓ | ✓ |
| Publier les changements du prompt | ✗ | ✓ | ✓ |
| Créer un agent | ✗ | ✗ | ✓ |
| Supprimer un agent | ✗ | ✗ | ✓ |
| Rattacher un numéro à un agent | ✗ | ✓ | ✓ |
| Libérer un numéro | ✗ | ✗ | ✓ |
| Connecter un compte Twilio | ✗ | ✗ | ✓ |
| Inviter quelqu'un | ✗ | ✗ | ✗ |
| Supprimer l'espace | ✗ | ✗ | ✗ |
Inviter n'appartient qu'au propriétaire. Gestion mène l'espace au quotidien mais n'y distribue pas l'accès, et aucun niveau ne peut le supprimer.
Ils comptent comme lecture et écriture — l'accès qu'ils avaient déjà. Rien de ce qui marchait n'a cessé de marcher.
Inviter quelqu'un
L'écran Équipe parle de personnes, pas d'espaces. Une ligne par personne et, à côté, tous les espaces qu'elle touche : donner un second espace à un collègue ne demande donc pas d'y basculer d'abord.
- Ouvrez Équipe dans la barre latérale.
- Cliquez sur Inviter un membre.
- Saisissez son adresse e-mail.
- Choisissez un ou plusieurs espaces. Chacun est une invitation distincte, mais elles arrivent dans un seul e-mail.
- Choisissez le niveau d'accès.
- Envoyez.
Inviter fait partie d'un forfait payant. Sur le forfait gratuit, l'écran Équipe propose la mise à niveau à la place.
Pas besoin d'un compte au préalable
Une invitation s'adresse à une adresse e-mail, pas à un compte existant. Invitez quelqu'un qui n'a jamais utilisé Hanc.AI : il recevra l'invitation, s'inscrira avec cette adresse, et l'accès l'attendra déjà.
Ce qu'il reçoit
Un e-mail indiquant qui l'invite, dans quels espaces et ce qu'il pourra faire. Le lien ouvre l'invitation, à accepter ou à refuser.
Seul le titulaire de cette adresse peut y répondre : un lien transféré ne donne rien à qui l'ouvre.
Les invitations figurent aussi sur son propre écran Équipe — utile à qui a supprimé l'e-mail. Accepter n'exige pas de forfait ; seul inviter l'exige.
Statuts
Chaque espace sur la ligne d'une personne porte son propre statut, puisque chaque espace est une invitation distincte :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Envoyée | En attente de réponse. Expire au bout de 14 jours. |
| Acceptée | La personne est entrée. |
| Refusée | Elle a dit non. Vous pouvez réinviter. |
| Retirée | Vous avez repris l'invitation avant la réponse. |
Réinviter au même espace remplace l'invitation précédente — c'est aussi ainsi que fonctionne le renvoi.
Reprendre l'accès
Un espace. Sur la ligne de la personne, l'étiquette de l'espace porte une croix. Elle perd cet espace ; les autres restent.
Tous d'un coup. Le second bouton de la ligne la retire de tous vos espaces et reprend tout ce à quoi elle n'avait pas répondu. Les équipes d'autres personnes ne bougent pas : la même personne peut être dans une équipe qui n'est pas la vôtre, et ce n'est pas à vous d'y mettre fin.
Partir de soi-même. Un membre voit en haut de son écran Équipe les espaces partagés avec lui et peut quitter chacun d'eux. Le propriétaire ne peut pas quitter le sien.
On ne peut pas encore changer un niveau sur place. Reprenez l'accès et réinvitez au nouveau niveau.
Travailler dans l'espace d'un autre
Les agents d'un espace appartenant à quelqu'un d'autre sont signalés dans la liste, et le libellé porte votre niveau — pour qu'un membre en lecture seule ne se demande pas pourquoi rien ne s'enregistre. Les boutons inutilisables ne sont pas proposés : en lecture seule comme en lecture et écriture, créer est désactivé et supprimer n'apparaît pas.
Basculez entre Home et vos espaces avec le sélecteur en haut de la barre latérale.
Gérer les espaces
Créer — le sélecteur en haut de la barre latérale, puis Créer un espace.
Renommer ou supprimer — au même endroit. L'un comme l'autre appartiennent au propriétaire, et la suppression emporte agents, numéros et bases de connaissances.
Y déplacer un agent — depuis le menu de l'agent dans la liste, Déplacer vers un espace. Son prompt, ses outils et ses numéros rattachés suivent.
Pour les agences
Une agence qui gère des comptes clients, c'est autre chose : les clients y sont des sous-comptes, pas des membres de l'espace. Voir Agence.
En cas de problème
L'invitation n'est pas arrivée. Vérifiez l'adresse dans la liste et le dossier indésirables. Puis réinvitez — la nouvelle remplace l'ancienne, rien ne s'accumule. Le statut « Envoyée » tient jusqu'à la réponse et ne confirme pas la remise.
Elle a accepté mais ne voit rien. Elle est sans doute dans Home. L'espace partagé se trouve dans le sélecteur en haut de la barre latérale.
Rien ne s'enregistre chez elle. Son niveau est lecture seule. Le badge sur l'agent le dit.
Elle ne peut pas créer d'agent. Créer et supprimer demandent Gestion.
Elle ne peut inviter personne. Seul le propriétaire le peut, quel que soit son niveau.
Voir aussi
- Agence — gérer des comptes clients
- Facturation — forfaits et crédits
- Numéros de téléphone — rattacher des numéros aux agents