Gestion de l'équipe
Collaborez avec votre équipe sur la plateforme Hanc.AI. Cette section couvre l'invitation de membres d'équipe, la gestion des rôles et l'organisation des espaces de travail.
Concept d'espace de travail
Un espace de travail est un environnement isolé contenant :
- Des agents vocaux
- Des bases de connaissances
- Des numéros de téléphone
- Des journaux d'appels
- Des membres d'équipe
Quand utiliser plusieurs espaces de travail
| Scénario | Recommandation |
|---|---|
| Entreprise unique | Un espace de travail |
| Plusieurs marques | Espaces de travail séparés |
| Travail client (agence) | Un espace de travail par client |
| Tests | Espaces de travail dev/prod séparés |
Membres d'équipe
Consulter l'équipe
- Cliquez sur « Équipe » dans la barre latérale
- Consultez tous les membres d'équipe actuels
- Consultez les rôles et les statuts
Informations sur un membre d'équipe
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Nom du membre d'équipe |
| E-mail de connexion | |
| Rôle | Niveau de permission |
| Statut | Statut du compte : ACTIVE, SUSPENDED ou DELETED |
| Rejoint le | Date d'ajout |
Rôles et permissions
Rôles disponibles
| Rôle | Description |
|---|---|
| Propriétaire | Contrôle total, y compris facturation et suppression |
| Admin | Gérer les agents, l'équipe, les paramètres (sans facturation) |
| Membre | Utiliser les agents, consulter les journaux d'appels (sans gestion) |
Pour les agences gérant plusieurs clients, les membres d'équipe ajoutés à une agence se voient attribuer le rôle admin par défaut, ce qui leur donne la capacité de gérer les agents, les bases de connaissances et les paramètres de leurs clients attribués.
Statuts de compte
Chaque compte du système a l'un des trois statuts suivants :
| Statut | Description |
|---|---|
| ACTIVE | Le compte est pleinement opérationnel |
| SUSPENDED | Le compte est temporairement désactivé (par ex. problème de facturation) |
| DELETED | Le compte a été supprimé définitivement |
Matrice des permissions
| Action | Propriétaire | Admin | Membre |
|---|---|---|---|
| Voir le tableau de bord | ✓ | ✓ | ✓ |
| Voir les journaux d'appels | ✓ | ✓ | ✓ |
| Tester les agents | ✓ | ✓ | ✓ |
| Créer/modifier des agents | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gérer la base de connaissances | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gérer les numéros de téléphone | ✓ | ✓ | ✗ |
| Inviter des membres d'équipe | ✓ | ✓ | ✗ |
| Modifier les rôles des membres | ✓ | ✓ | ✗ |
| Retirer des membres | ✓ | ✓ | ✗ |
| Accéder à la facturation | ✓ | ✗ | ✗ |
| Supprimer l'espace de travail | ✓ | ✗ | ✗ |
Inviter des membres d'équipe
Étape par étape
- Allez dans la section Équipe
- Cliquez sur « Inviter un membre »
- Saisissez son adresse e-mail
- Sélectionnez un rôle (Admin ou Membre)
- Cliquez sur « Envoyer l'invitation »
Processus d'invitation
E-mail d'invitation
Le membre d'équipe reçoit :
- Une invitation de votre espace de travail
- Un lien pour rejoindre
- Des instructions pour créer un compte (si nécessaire)
Gérer les membres
Modifier les rôles
- Trouvez le membre dans la liste de l'équipe
- Cliquez sur le menu déroulant de rôle ou le bouton de modification
- Sélectionnez le nouveau rôle
- Enregistrez les modifications
Seuls les Propriétaires peuvent promouvoir des membres au rôle d'Admin. Les Admins ne peuvent pas modifier les autres Admins.
Retirer des membres
- Trouvez le membre dans la liste de l'équipe
- Cliquez sur « Retirer » ou sur l'icône de suppression
- Confirmez le retrait
Ce qui se passe :
- Le membre perd l'accès immédiatement
- Son travail reste (agents, etc.)
- Il peut être réinvité plus tard
Transférer la propriété
Pour transférer la propriété d'un espace de travail :
- Le Propriétaire actuel va dans Paramètres
- Sélectionne « Transférer la propriété »
- Choisit le nouveau Propriétaire parmi l'équipe
- Confirme le transfert
Après le transfert, l'ancien Propriétaire devient Admin (il n'est pas retiré).
Gérer les espaces de travail
Les espaces de travail sont accessibles via le sélecteur d'espace de travail dans la barre de navigation supérieure.
Créer un espace de travail
- Cliquez sur le nom de l'espace de travail dans la barre supérieure
- Cliquez sur « Créer un espace de travail »
- Saisissez un nom pour le nouvel espace de travail
- Cliquez sur « Créer »
Le nouvel espace de travail démarre vide — vous devrez créer des agents, téléverser des bases de connaissances et configurer les paramètres à partir de zéro.
Sur le plan Free, vous pouvez créer un seul espace de travail. Mettez à niveau pour créer des espaces de travail supplémentaires.
Basculer entre les espaces de travail
Cliquez sur le nom de l'espace de travail dans la barre supérieure et sélectionnez l'espace de travail vers lequel vous voulez basculer. Chaque espace de travail a ses propres agents, bases de connaissances, numéros de téléphone et journaux d'appels.
Renommer un espace de travail
- Cliquez sur le nom de l'espace de travail dans la barre supérieure
- Cliquez sur l'icône de modification/renommage à côté de l'espace de travail
- Saisissez le nouveau nom
- Enregistrez
Supprimer un espace de travail
- Cliquez sur le nom de l'espace de travail dans la barre supérieure
- Cliquez sur l'icône de suppression à côté de l'espace de travail à supprimer
- Confirmez la suppression
Supprimer un espace de travail retire définitivement tous ses agents, bases de connaissances, numéros de téléphone et historiques d'appels. Cette action est irréversible. Seuls les Propriétaires d'espace de travail peuvent supprimer des espaces de travail.
Informations sur l'espace de travail
Modifiez les détails de l'espace de travail :
- Nom — Nom d'affichage
- Description — Objet/notes
Membres de l'espace de travail
Consultez et gérez tous les membres depuis Paramètres → Équipe.
Gestion multi-clients
Pour les agences et prestataires de services gérant plusieurs clients :
Espaces de travail
- Créez un espace de travail par client
- Basculez facilement entre les espaces de travail
- Facturation centralisée
Sous-clients
- Allez dans Agence → Clients
- Créez des comptes clients
- Gérez leurs espaces de travail
- Surveillez l'usage d'un client à l'autre
En plus des rôles d'équipe ci-dessus, l'agence et la marque blanche ajoutent des contrôles de gestion des clients (essais gratuits, activation en un bouton, export de l'usage par client) et de l'image de marque (votre propre domaine, logo et couleurs). Pour tous les détails, voir Agence et espaces de travail.
Bonnes pratiques
Organisation de l'équipe
✅ Utilisez des rôles appropriés
- Accordez le minimum de permissions requis
- Seuls les administrateurs de facturation ont besoin du rôle Propriétaire
- La plupart des membres d'équipe fonctionnent bien en tant qu'Admin
✅ Audits réguliers
- Passez en revue la liste de l'équipe périodiquement
- Retirez rapidement les employés partis
- Mettez à jour les rôles à mesure que les responsabilités évoluent
Sécurité
✅ Comptes individuels
- Chaque personne a son propre identifiant de connexion
- Ne partagez jamais les identifiants de connexion
- Permet une traçabilité (audit trail)
✅ Départ rapide
- Retirez l'accès immédiatement lorsqu'une personne part
- Changez les ressources partagées (clés API) si nécessaire
Collaboration
✅ Propriété claire
- Assignez les agents à des membres d'équipe spécifiques
- Documentez qui gère quoi
- Utilisez des conventions de nommage
✅ Communication
- Informez l'équipe des changements apportés aux agents
- Partagez les enseignements tirés des analytics d'appels
- Coordonnez les mises à jour de la base de connaissances
Dépannage
Invitation non reçue
Vérifiez :
- L'adresse e-mail saisie est correcte
- Le dossier spam/courrier indésirable
- Les filtres de messagerie de l'entreprise
Solution :
- Renvoyez l'invitation
- Essayez une autre adresse e-mail
- Ajoutez les e-mails hanc.ai à la liste blanche
Impossible d'accéder à certaines fonctionnalités
Cause : Permissions insuffisantes
Solution :
- Vérifiez votre rôle auprès de l'admin de l'espace de travail
- Demandez une élévation de rôle si nécessaire
Un membre ne peut pas se connecter
Vérifiez :
- Le compte a bien été créé
- L'e-mail est vérifié
- Réinitialisez le mot de passe s'il a été oublié
Solution :
- Faites-lui utiliser « Mot de passe oublié »
- Réinvitez-le si nécessaire
Sujets connexes
- Configuration du compte — Créer des comptes
- Facturation — Tarification équipe/espace de travail
- Intégrations — Clés API pour l'usage en équipe