Gestión del equipo
Trabaja sobre los mismos agentes que tus colegas. Compartes un espacio de trabajo: quien entra ve sus agentes, números, bases de conocimiento y registros de llamadas, y lo que puede hacer allí depende del acceso que le diste.
Qué es un espacio de trabajo
Un espacio de trabajo es un ámbito propio con sus:
- agentes de voz
- bases de conocimiento
- números de teléfono
- registros de llamadas
- miembros
Home no es un espacio de trabajo. Es su ausencia: allí viven tus agentes personales y no hay nada que compartir. Para trabajar con alguien, crea un espacio y mueve los agentes dentro.
Cuándo hace falta más de uno
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| Un negocio, un equipo | Basta con un espacio |
| Marcas o departamentos separados | Uno por cada uno, para que números y agentes no se mezclen |
| Cada persona debe ver cosas distintas | Uno por cada una — el acceso se da por espacio |
Niveles de acceso
Tres niveles, elegidos al invitar y visibles junto al nombre:
| Nivel | Qué permite |
|---|---|
| Solo lectura | Ve agentes, llamadas, grabaciones y analíticas. No cambia nada. |
| Lectura y escritura | Edita los agentes que ya están, incluidos sus prompts. No los crea ni los borra. |
| Gestión | Lleva el espacio: crea, edita y borra agentes, y gestiona su telefonía. |
Lo que puede hacer realmente cada nivel:
| Acción | Solo lectura | Lectura y escritura | Gestión |
|---|---|---|---|
| Ver agentes, llamadas, grabaciones, analíticas | ✓ | ✓ | ✓ |
| Editar un agente y su prompt | ✗ | ✓ | ✓ |
| Publicar cambios del prompt | ✗ | ✓ | ✓ |
| Crear un agente | ✗ | ✗ | ✓ |
| Borrar un agente | ✗ | ✗ | ✓ |
| Vincular un número a un agente | ✗ | ✓ | ✓ |
| Liberar un número | ✗ | ✗ | ✓ |
| Conectar una cuenta de Twilio | ✗ | ✗ | ✓ |
| Invitar a alguien | ✗ | ✗ | ✗ |
| Borrar el espacio | ✗ | ✗ | ✗ |
Invitar es solo del propietario. Gestión lleva el espacio en el día a día, pero no reparte acceso a él, y ningún nivel puede borrarlo.
Se leen como lectura y escritura — el acceso que ya tenían. Nada de lo que funcionaba dejó de funcionar.
Cómo invitar
La pantalla Equipo trata de personas, no de espacios. Una fila por persona y, al lado, todos los espacios que toca: para darle un segundo espacio a un colega no hace falta cambiarse antes a él.
- Abre Equipo en la barra lateral.
- Pulsa Invitar miembro.
- Escribe su correo electrónico.
- Elige uno o varios espacios. Cada uno es una invitación aparte, pero llegan en un solo correo.
- Elige el nivel de acceso.
- Envía.
Invitar forma parte de un plan de pago. En el plan gratuito la pantalla Equipo ofrece la mejora en su lugar.
No necesitan cuenta previa
Una invitación se dirige a una dirección de correo, no a una cuenta existente. Invita a alguien que nunca haya usado Hanc.AI: recibirá la invitación, se registrará con esa dirección y el acceso ya estará esperándole.
Qué recibe
Un correo con quién le invita, a qué espacios y qué podrá hacer. El enlace abre la invitación para aceptarla o rechazarla.
Solo puede responderla quien posee esa dirección, así que un enlace reenviado no sirve de nada a quien lo abra.
Las invitaciones también aparecen en su propia pantalla Equipo — útil para quien borró el correo. Aceptar no exige plan propio; solo invitar lo exige.
Estados
Cada espacio en la fila de una persona lleva su propio estado, porque cada espacio es una invitación aparte:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Enviada | Esperando respuesta. Caduca a los 14 días. |
| Aceptada | Ya está dentro. |
| Rechazada | Dijo que no. Puedes volver a invitar. |
| Retirada | Recogiste la invitación antes de que respondiera. |
Invitar de nuevo al mismo espacio sustituye la invitación anterior — así funciona también el reenvío.
Cómo retirar el acceso
Un espacio. En la fila de la persona, la etiqueta del espacio tiene una cruz. Pierde ese espacio; los demás no se tocan.
Todos a la vez. El segundo botón de la fila la quita de todos tus espacios y retira lo que no hubiera respondido. Los equipos de otras personas no se tocan: la misma persona puede estar en un equipo ajeno, y eso no te toca a ti terminarlo.
Salir por su cuenta. Un miembro ve arriba de su pantalla Equipo los espacios compartidos con él y puede salir de cualquiera. El propietario no puede salir del suyo.
Todavía no se puede cambiar un nivel sobre la marcha. Retira el acceso y vuelve a invitar con el nivel nuevo.
Trabajar en un espacio ajeno
Los agentes de un espacio que pertenece a otra persona van marcados en la lista, y el texto lleva tu nivel — para que quien solo lee no se pregunte por qué no se guarda nada. Los botones que no puedes usar no se ofrecen: en solo lectura y en lectura y escritura, crear está desactivado y borrar no aparece.
Cambia entre Home y tus espacios con el selector de arriba en la barra lateral.
Gestionar espacios
Crear — el selector de arriba en la barra lateral, luego Crear espacio.
Renombrar o borrar — en el mismo sitio. Ambas cosas son del propietario, y borrar se lleva por delante sus agentes, números y bases de conocimiento.
Mover un agente dentro — desde el menú del agente en la lista, Mover a espacio. Su prompt, sus herramientas y sus números vinculados se mudan con él.
Para agencias
Una agencia que lleva cuentas de clientes es otra cosa: allí los clientes son subcuentas, no miembros del espacio. Ver Agencia.
Si algo no cuadra
No llegó la invitación. Comprueba la dirección en la lista y la carpeta de spam. Luego invita otra vez — la nueva sustituye a la anterior, no se acumula nada. El estado «Enviada» dura hasta la respuesta y no confirma la entrega.
Aceptó pero no ve nada. Seguramente está en Home. El espacio compartido está en el selector de arriba en la barra lateral.
No se le guarda nada. Su nivel es solo lectura. La etiqueta del agente lo dice.
No puede crear un agente. Crear y borrar exigen Gestión.
No puede invitar a nadie. Solo el propietario puede, sea cual sea su nivel.
Relacionado
- Agencia — llevar cuentas de clientes
- Facturación — planes y créditos
- Números de teléfono — vincular números a agentes