Gestión del equipo
Colabora con tu equipo en la plataforma Hanc.AI. Esta sección cubre cómo invitar miembros, gestionar roles y organizar espacios de trabajo.
Concepto de espacio de trabajo
Un espacio de trabajo es un entorno aislado que contiene:
- Agentes de voz
- Bases de conocimiento
- Números de teléfono
- Registros de llamadas
- Miembros del equipo
Cuándo usar varios espacios de trabajo
| Escenario | Recomendación |
|---|---|
| Negocio único | Un espacio |
| Varias marcas | Espacios separados |
| Trabajo con clientes (agencia) | Espacio por cliente |
| Pruebas | Espacios separados de dev/prod |
Miembros del equipo
Ver el equipo
- Pulsa "Equipo" en la barra lateral
- Verás a todos los miembros actuales
- Consulta roles y estados
Información de cada miembro
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre del miembro del equipo |
| Correo | Correo de inicio de sesión |
| Rol | Nivel de permisos |
| Estado | Estado de la cuenta: ACTIVE, SUSPENDED o DELETED |
| Incorporación | Fecha en que se añadió |
Roles y permisos
Roles disponibles
| Rol | Descripción |
|---|---|
| Owner | Control total, incluida la facturación y la eliminación |
| Admin | Gestiona agentes, equipo y configuración (sin facturación) |
| Member | Usa los agentes y consulta registros de llamadas (sin gestión) |
Para las agencias que gestionan varios clientes, los miembros del equipo añadidos a una agencia reciben por defecto el rol de admin, que les permite gestionar agentes, bases de conocimiento y la configuración de los clientes asignados.
Estados de la cuenta
Cada cuenta del sistema tiene uno de tres estados:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| ACTIVE | La cuenta está totalmente operativa |
| SUSPENDED | La cuenta está temporalmente desactivada (por ejemplo, por un problema de facturación) |
| DELETED | La cuenta se ha eliminado permanentemente |
Matriz de permisos
| Acción | Owner | Admin | Member |
|---|---|---|---|
| Ver dashboard | ✓ | ✓ | ✓ |
| Ver registros de llamadas | ✓ | ✓ | ✓ |
| Probar agentes | ✓ | ✓ | ✓ |
| Crear/editar agentes | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gestionar base de conocimiento | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gestionar números de teléfono | ✓ | ✓ | ✗ |
| Invitar miembros | ✓ | ✓ | ✗ |
| Cambiar roles de miembros | ✓ | ✓ | ✗ |
| Eliminar miembros | ✓ | ✓ | ✗ |
| Acceder a facturación | ✓ | ✗ | ✗ |
| Eliminar espacio de trabajo | ✓ | ✗ | ✗ |
Invitar a miembros del equipo
Paso a paso
- Ve a la sección Equipo
- Pulsa "Invitar miembro"
- Introduce su correo electrónico
- Selecciona el rol (Admin o Member)
- Pulsa "Enviar invitación"
Proceso de invitación
Correo de invitación
El miembro recibe:
- Una invitación desde tu espacio de trabajo
- Un enlace para unirse
- Instrucciones para crear cuenta (si no la tiene)
Gestionar miembros
Cambiar roles
- Localiza al miembro en la lista
- Pulsa el desplegable de rol o el botón de edición
- Selecciona el nuevo rol
- Guarda los cambios
Solo los Owners pueden ascender miembros a Admin. Los Admins no pueden cambiar a otros Admins.
Eliminar miembros
- Localiza al miembro en la lista
- Pulsa "Eliminar" o el icono de borrar
- Confirma la eliminación
Qué ocurre:
- El miembro pierde el acceso al instante
- Su trabajo permanece (agentes, etc.)
- Puede volver a ser invitado más adelante
Transferir la propiedad
Para transferir la propiedad del espacio de trabajo:
- El Owner actual va a Configuración
- Selecciona "Transferir propiedad"
- Elige al nuevo Owner del equipo
- Confirma la transferencia
Tras la transferencia, el Owner anterior pasa a ser Admin (no se elimina).
Gestión de espacios de trabajo
Se accede a los espacios de trabajo desde el selector en la barra de navegación superior.
Crear un espacio de trabajo
- Pulsa el nombre del espacio en la barra superior
- Pulsa "Crear espacio de trabajo"
- Introduce un nombre
- Pulsa "Crear"
El nuevo espacio empieza vacío: tendrás que crear agentes, subir bases de conocimiento y configurar los ajustes desde cero.
En el plan Free puedes crear un espacio de trabajo. Mejora el plan para crear más.
Cambiar de espacio de trabajo
Pulsa el nombre del espacio en la barra superior y selecciona aquel al que quieras cambiar. Cada espacio tiene sus propios agentes, bases de conocimiento, números de teléfono y registros de llamadas.
Renombrar un espacio
- Pulsa el nombre del espacio en la barra superior
- Pulsa el icono de editar o renombrar junto al espacio
- Introduce el nuevo nombre
- Guarda
Eliminar un espacio
- Pulsa el nombre del espacio en la barra superior
- Pulsa el icono de eliminar junto al espacio que quieras borrar
- Confirma la eliminación
Eliminar un espacio borra permanentemente todos sus agentes, bases de conocimiento, números de teléfono y el historial de llamadas. Esta acción no se puede deshacer. Solo los Owners pueden eliminar un espacio.
Información del espacio
Edita los datos:
- Nombre: nombre visible
- Descripción: propósito o notas
Miembros del espacio
Consulta y gestiona a todos los miembros desde Configuración → Equipo.
Gestión de varios clientes
Para agencias y proveedores de servicios que gestionan varios clientes:
Espacios de trabajo
- Crea un espacio por cliente
- Cambia entre espacios con facilidad
- Facturación centralizada
Subclientes
- Ve a Agencia → Clientes
- Crea las cuentas de cliente
- Gestiona sus espacios
- Supervisa el uso entre clientes
Para más detalles consulta Agencia y espacios de trabajo.
Buenas prácticas
Organización del equipo
✅ Usa roles adecuados
- Concede los mínimos permisos necesarios
- Solo los responsables de facturación necesitan rol Owner
- La mayoría del equipo funciona bien como Admin
✅ Revisiones periódicas
- Revisa la lista del equipo regularmente
- Elimina a quienes han salido sin demora
- Actualiza roles según cambien las responsabilidades
Seguridad
✅ Cuentas individuales
- Cada persona con su propio acceso
- Nunca compartas credenciales
- Permite un registro de auditoría
✅ Bajas rápidas
- Elimina el acceso de inmediato cuando alguien se va
- Cambia recursos compartidos (claves de API) si es necesario
Colaboración
✅ Responsabilidad clara
- Asigna agentes a miembros concretos
- Documenta quién gestiona qué
- Usa convenciones de nombres
✅ Comunicación
- Informa al equipo de los cambios en los agentes
- Comparte aprendizajes desde las analíticas
- Coordina las actualizaciones de la base de conocimiento
Resolución de problemas
No llega la invitación
Verifica:
- Has introducido el correo correcto
- La carpeta de spam
- Los filtros de correo de la empresa
Solución:
- Reenvía la invitación
- Prueba con otro correo
- Añade los correos de hanc.ai a la lista permitida
No puedo acceder a ciertas funciones
Causa: permisos insuficientes
Solución:
- Consulta tu rol con el admin del espacio
- Solicita que te suban de rol si lo necesitas
Un miembro no puede iniciar sesión
Verifica:
- La cuenta se creó correctamente
- El correo está verificado
- La contraseña se ha restablecido si la ha olvidado
Solución:
- Pídele que use "Olvidé mi contraseña"
- Vuelve a invitarle si hace falta
Temas relacionados
- Configuración de la cuenta — Crear cuentas
- Facturación — Precios de equipo y espacios
- Integraciones — Claves de API para el equipo