Gestión del equipo
Colabora con tu equipo en la plataforma Hanc.AI. Esta sección cubre la invitación de miembros del equipo, la gestión de roles y la organización de espacios de trabajo.
Concepto de espacio de trabajo
Un espacio de trabajo es un entorno aislado que contiene:
- Agentes de voz
- Bases de conocimiento
- Números de teléfono
- Registros de llamadas
- Miembros del equipo
Cuándo usar varios espacios de trabajo
| Escenario | Recomendación |
|---|---|
| Un solo negocio | Un espacio de trabajo |
| Varias marcas | Espacios de trabajo separados |
| Trabajo con clientes (agencia) | Un espacio de trabajo por cliente |
| Pruebas | Espacios de trabajo separados de dev/prod |
Miembros del equipo
Ver el equipo
- Haz clic en "Equipo" en la barra lateral
- Consulta todos los miembros actuales del equipo
- Visualiza roles y estado
Información del miembro del equipo
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre del miembro del equipo |
| Correo electrónico | Correo de inicio de sesión |
| Rol | Nivel de permisos |
| Estado | Estado de la cuenta: ACTIVE, SUSPENDED o DELETED |
| Incorporación | Fecha de alta |
Roles y permisos
Roles disponibles
| Rol | Descripción |
|---|---|
| Propietario | Control total, incluida la facturación y la eliminación |
| Administrador | Gestiona agentes, equipo, ajustes (sin facturación) |
| Miembro | Usa agentes, consulta registros de llamadas (sin gestión) |
Para las agencias que gestionan varios clientes, los miembros del equipo añadidos a una agencia reciben el rol de administrador por defecto, lo que les da la capacidad de gestionar agentes, bases de conocimiento y ajustes de sus clientes asignados.
Estados de la cuenta
Cada cuenta del sistema tiene uno de tres estados:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| ACTIVE | La cuenta está plenamente operativa |
| SUSPENDED | La cuenta está temporalmente deshabilitada (p. ej., un problema de facturación) |
| DELETED | La cuenta se ha eliminado permanentemente |
Matriz de permisos
| Acción | Propietario | Administrador | Miembro |
|---|---|---|---|
| Ver panel | ✓ | ✓ | ✓ |
| Ver registros de llamadas | ✓ | ✓ | ✓ |
| Probar agentes | ✓ | ✓ | ✓ |
| Crear/editar agentes | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gestionar base de conocimiento | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gestionar números de teléfono | ✓ | ✓ | ✗ |
| Invitar miembros del equipo | ✓ | ✓ | ✗ |
| Cambiar roles de los miembros | ✓ | ✓ | ✗ |
| Eliminar miembros | ✓ | ✓ | ✗ |
| Acceder a la facturación | ✓ | ✗ | ✗ |
| Eliminar espacio de trabajo | ✓ | ✗ | ✗ |
Invitar a miembros del equipo
Paso a paso
- Ve a la sección Equipo
- Haz clic en "Invitar miembro"
- Introduce su dirección de correo electrónico
- Selecciona el rol (Administrador o Miembro)
- Haz clic en "Enviar invitación"
Proceso de invitación
Correo de invitación
El miembro del equipo recibe:
- Una invitación de tu espacio de trabajo
- Un enlace para unirse
- Instrucciones para crear una cuenta (si es necesario)
Gestión de miembros
Cambiar roles
- Busca al miembro en la lista del equipo
- Haz clic en el desplegable de rol o en el botón de edición
- Selecciona el nuevo rol
- Guarda los cambios
Solo los Propietarios pueden ascender a miembros a Administrador. Los Administradores no pueden cambiar a otros Administradores.
Eliminar miembros
- Busca al miembro en la lista del equipo
- Haz clic en "Eliminar" o en el icono de eliminar
- Confirma la eliminación
Qué ocurre:
- El miembro pierde el acceso de inmediato
- Su trabajo permanece (agentes, etc.)
- Se le puede volver a invitar más adelante
Transferir la propiedad
Para transferir la propiedad de un espacio de trabajo:
- El Propietario actual va a Ajustes
- Selecciona "Transferir propiedad"
- Elige al nuevo Propietario del equipo
- Confirma la transferencia
Tras la transferencia, el Propietario anterior pasa a ser Administrador (no se elimina).
Gestión de espacios de trabajo
Se accede a los espacios de trabajo a través del selector de espacio de trabajo en la barra de navegación superior.
Crear un espacio de trabajo
- Haz clic en el nombre del espacio de trabajo en la barra superior
- Haz clic en "Crear espacio de trabajo"
- Introduce un nombre para el nuevo espacio de trabajo
- Haz clic en "Crear"
El nuevo espacio de trabajo empieza vacío — tendrás que crear agentes, subir bases de conocimiento y configurar los ajustes desde cero.
En el plan Free puedes crear un espacio de trabajo. Mejora tu plan para crear espacios de trabajo adicionales.
Cambiar de espacio de trabajo
Haz clic en el nombre del espacio de trabajo en la barra superior y selecciona aquel al que quieras cambiar. Cada espacio de trabajo tiene sus propios agentes, bases de conocimiento, números de teléfono y registros de llamadas.
Renombrar un espacio de trabajo
- Haz clic en el nombre del espacio de trabajo en la barra superior
- Haz clic en el icono de editar/renombrar junto al espacio de trabajo
- Introduce el nuevo nombre
- Guarda
Eliminar un espacio de trabajo
- Haz clic en el nombre del espacio de trabajo en la barra superior
- Haz clic en el icono de eliminar junto al espacio de trabajo que quieras quitar
- Confirma la eliminación
Eliminar un espacio de trabajo borra permanentemente todos sus agentes, bases de conocimiento, números de teléfono e historial de llamadas. Esta acción no se puede deshacer. Solo los Propietarios del espacio de trabajo pueden eliminarlos.
Información del espacio de trabajo
Edita los detalles del espacio de trabajo:
- Nombre — Nombre visible
- Descripción — Propósito/notas
Miembros del espacio de trabajo
Consulta y gestiona todos los miembros desde Ajustes → Equipo.
Gestión multicliente
Para agencias y proveedores de servicios que gestionan varios clientes:
Espacios de trabajo
- Crea un espacio de trabajo por cliente
- Cambia entre espacios de trabajo con facilidad
- Facturación centralizada
Subclientes
- Ve a Agencia → Clientes
- Crea cuentas de cliente
- Gestiona sus espacios de trabajo
- Supervisa el uso entre clientes
Además de los roles de equipo anteriores, las agencias y la marca blanca añaden controles de gestión de clientes (pruebas gratuitas, activación con un solo interruptor, exportación de uso por cliente) y personalización de marca (tu propio dominio, logo y colores). Para conocer todos los detalles, consulta Agencia y espacios de trabajo.
Buenas prácticas
Organización del equipo
✅ Usa los roles adecuados
- Concede los permisos mínimos necesarios
- Solo los administradores de facturación necesitan el rol de Propietario
- La mayoría de los miembros del equipo funcionan bien como Administrador
✅ Auditorías periódicas
- Revisa la lista del equipo periódicamente
- Elimina con prontitud a los empleados que se marchan
- Actualiza los roles a medida que cambian las responsabilidades
Seguridad
✅ Cuentas individuales
- Cada persona tiene su propio inicio de sesión
- Nunca compartas credenciales de acceso
- Permite un registro de auditoría
✅ Baja rápida
- Elimina el acceso de inmediato cuando alguien se marcha
- Cambia los recursos compartidos (claves de API) si es necesario
Colaboración
✅ Propiedad clara
- Asigna agentes a miembros concretos del equipo
- Documenta quién gestiona qué
- Usa convenciones de nombres
✅ Comunicación
- Informa al equipo de los cambios en los agentes
- Comparte los aprendizajes de las analíticas de llamadas
- Coordina las actualizaciones de la base de conocimiento
Solución de problemas
No se recibe la invitación
Comprueba:
- Se ha introducido la dirección de correo correcta
- La carpeta de spam/correo no deseado
- Los filtros de correo de la empresa
Solución:
- Reenvía la invitación
- Prueba con otro correo
- Añade los correos de hanc.ai a la lista de permitidos
No se puede acceder a ciertas funciones
Causa: Permisos insuficientes
Solución:
- Comprueba tu rol con el administrador del espacio de trabajo
- Solicita una mejora de rol si es necesario
Un miembro no puede iniciar sesión
Comprueba:
- La cuenta se creó correctamente
- El correo está verificado
- Restablece la contraseña si la olvidó
Solución:
- Pídele que use "¿Olvidaste tu contraseña?"
- Vuelve a invitarlo si es necesario
Temas relacionados
- Configuración de la cuenta — Creación de cuentas
- Facturación — Precios de equipo/espacio de trabajo
- Integraciones — Claves de API para uso del equipo