Trigger
Mit dem Tab Trigger arbeitet Ihr Agent im Hintergrund, ohne dass jemand in der Leitung ist. Wenn etwas passiert — eine E-Mail kommt an, ein Anruf endet, ein Lead geht ein, Ihr System sendet einen Webhook oder einfach ein festgelegter Zeitpunkt ist erreicht —, kann der Agent zuerst eine Aufgabe erledigen (die E-Mail lesen, einen Entwurf vorbereiten, entscheiden, ob es wichtig ist) und dann die Nummer anrufen, die Sie wählen.
Trigger sind im Free-Tarif nicht verfügbar. Sie brauchen einen kostenpflichtigen Tarif (Starter, Pro, Business oder Enterprise) und Guthaben (oder automatische Aufladung), wenn ein Trigger auslöst. Im Free-Tarif können Sie einen Trigger noch ausschalten oder löschen, aber keinen anlegen oder einschalten.
Trigger-Anrufe gehen von der Nummer im Feld Anrufen von des Triggers raus, sonst von der ausgehenden Nummer des Agenten, sonst von der Nummer, auf der er Anrufe annimmt. Siehe Telefonnummern.
So funktioniert ein Trigger
Jeder Trigger hat drei Teile, die den drei Abschnitten des Trigger-Formulars entsprechen:
| Abschnitt | Was Sie festlegen |
|---|---|
| Wann | Das Ereignis, das den Trigger startet, und seine Filter |
| Vor dem Anruf | Eine optionale Aufgabe für den Agenten und ob immer angerufen wird oder der Agent entscheidet |
| Wen anrufen | Eine feste Nummer oder die Nummer aus dem Ereignis, die Nummer, von der aus angerufen wird, Versuche und die Pause dazwischen |
Ein vierter Abschnitt, Grenzen, schützt die angerufene Person: Ruhezeiten, Anrufe pro Stunde und pro Tag sowie Schutz vor Wiederholungen.
Der Ablauf bei jedem Ereignis:
- Das Ereignis trifft ein und wird mit den Filtern des Triggers abgeglichen.
- Hat der Trigger eine Aufgabe, erledigt der Agent sie im Hintergrund. Er kann die verbundenen Postfächer und Dateien durchsuchen und lesen und Antwortentwürfe vorbereiten, sendet im Hintergrund aber nichts außer einer Zusammenfassung an die feste E-Mail des Inhabers.
- Mit Immer anrufen ruft der Agent nach jedem Ereignis an. Mit Agent entscheidet ruft er nur an, wenn die Aufgabe ergibt, dass es sich lohnt — zum Beispiel nur bei wichtigen E-Mails.
- Der Anruf geht von der ausgehenden Nummer des Agenten raus, mit dem, was der Agent herausgefunden hat, bereits im Kontext.
Ereignisse
| Ereignis | Löst aus, wenn | Filter |
|---|---|---|
| Neue E-Mail | In einem verbundenen Postfach — Gmail, Outlook oder IMAP — eine neue E-Mail eingeht | Absender enthält, Betreff enthält, Text enthält, nur E-Mails mit Anhängen. Alle ausgefüllten Filter müssen zutreffen; Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle |
| Anruf beendet | Ein Anruf dieses Agenten endet | Anrufart (jeder, eingehend, ausgehend, Web-Anruf), Ergebnis (jedes, kurzer Anruf, Weiterleitung fehlgeschlagen, Mailbox, nicht angenommen, Gespräch geführt), länger als / kürzer als (Sekunden), Zusammenfassung enthält |
| Neuer Lead | Ein Lead erfasst wird | Formular-ID — leer lassen, um auf Leads aus jedem Formular zu reagieren |
| Webhook | Ihr System einen POST an die eigene URL des Triggers sendet | Telefonfeld in der Anfrage — ein Pfad im JSON-Body, z. B. phone oder customer.phone |
| Zeitplan | Ein festgelegter Zeitpunkt erreicht ist | Einmalig, täglich, werktags (Mo–Fr), wöchentlich, monatlich |
| Eingehende SMS | Eine SMS auf der Nummer des Agenten ankommt | Text enthält — leer lassen, um auf jede SMS zu reagieren |
| Kalendertermin | Ein Termin im Google- oder Outlook-Kalender bevorsteht | Minuten vor dem Termin (5–2.880), wo die Telefonnummer steht (Terminbeschreibung, Terminort, Telefon des Teilnehmers) |
| Datei in Google Drive | In Google Drive eine Datei erscheint oder sich ändert | Neue oder geänderte Datei, Ordner, Name enthält, Dateityp (Dokument, Tabelle, Präsentation, PDF, Ordner) |
- Neue E-Mail braucht das unter Integrationen verbundene Postfach und das passende Mail-Tool am Agenten, damit der Agent die E-Mail im Hintergrund lesen kann. Siehe E-Mail.
- Datei in Google Drive sieht nur die Ordner und Dateien, die Sie dem Agenten unter Integrationen freigegeben haben, plus Dateien, die der Agent selbst angelegt hat. Siehe Google.
- Anruf beendet zählt nur die Anrufe dieses Agenten. Von Triggern oder Rückrufen ausgelöste Anrufe starten nie einen Trigger, sodass Trigger keine Schleife bilden können.
- Der Zeitplan nutzt die Zeitzone des Agenten. Ein monatlicher Anruf am 31. läuft in kürzeren Monaten am letzten Tag.
Webhook-URL
Nachdem Sie einen Webhook-Trigger gespeichert haben, erscheint seine URL im Formular und im Menü des Triggers (Webhook-URL kopieren).
- Senden Sie eine
POST-Anfrage mit einem JSON-Body von bis zu 64 KB. - Halten Sie die URL geheim: Wer sie hat, kann den Trigger starten.
- Neue URL erzeugt eine neue Adresse; die alte funktioniert sofort nicht mehr.
- Rufen Sie die URL nie aus einem Browser auf. Wenn sie nach außen gelangt, klicken Sie sofort auf Neue URL. Behandeln Sie den Request-Body als nicht vertrauenswürdige Daten.
Wen anrufen
| Einstellung | Beschreibung | Standard |
|---|---|---|
| Feste Nummer / Nummer aus dem Ereignis | Jedes Mal dieselbe Nummer anrufen oder die Nummer, die das Ereignis mitbringt: die Gegenseite des Anrufs, die Telefonnummer des Leads, den SMS-Absender, das Telefonfeld des Webhooks, die im Kalendertermin gefundene Nummer | Feste Nummer |
| Telefonnummer | Bei fester Nummer — internationales Format mit + und Ländervorwahl, ohne Leerzeichen | — |
| Anrufen von | Von welcher ausgehenden Nummer angerufen wird | Ausgehende Nummer des Agenten |
| Versuche | Wie oft es versucht wird, wenn niemand abnimmt (1–5) | 3 |
| Minuten zwischen Versuchen | Pause zwischen den Versuchen (1–120) | 10 |
Ereignisse ohne eigene Telefonnummer (neue E-Mail, Zeitplan, Datei in Google Drive) rufen immer eine feste Nummer an.
Grenzen
| Einstellung | Beschreibung | Standard |
|---|---|---|
| Ruhezeiten | Anrufe, die in dieses Zeitfenster fallen, warten bis zu dessen Ende | An, 21:00–08:00 in der Zeitzone des Agenten |
| Anrufe pro Stunde, höchstens | 1–100 | 10 |
| Anrufe pro Tag, höchstens | 1–500 | 50 |
| Wiederholungen ignorieren (Minuten) | Dasselbe Ereignis oder dieselbe Nummer innerhalb dieser Zeit startet nur einen Anruf. 0 schaltet das aus (0–1.440) | 60 |
Plattformweite Grenzen:
- Bis zu 50 Trigger pro Agent.
- Bis zu 200 Hintergrundaufgaben pro Konto und Tag.
- Eine Webhook-URL nimmt bis zu 30 Anfragen pro Minute an.
Während eines Anrufs haben die Tools des Agenten eigene Sicherheitsgrenzen: höchstens 3 E-Mails pro Gespräch (oder stattdessen bis zu 5 Entwürfe), höchstens 2 Rückrufe pro Anruf, und bevor er eine E-Mail sendet, eine Datei löscht oder den Text einer Datei ersetzt, liest der Agent es vor und handelt erst nach einem klaren „Ja“ der Person in der Leitung. In einer Hintergrundaufgabe sendet der Agent nichts außer einer Zusammenfassung an die feste E-Mail des Inhabers; ein Entwurf geht erst nach einem „Ja“ während des Anrufs raus. Für jedes Tool können Sie außerdem eine Regel in eigenen Worten schreiben. Siehe Actions & Tools.
Vorlagen
Vorlage wählen öffnet eine Galerie fertiger Trigger; im nächsten Schritt können Sie alles ändern. Ohne Vorlage lässt Sie Ereignis, Aufgabe und Anruf selbst wählen.
| Gruppe | Vorlage | Was sie tut |
|---|---|---|
| Ruf mich bei wichtigen E-Mails an | Liest jede neue E-Mail und ruft Sie nur an, wenn sie dringend oder wichtig ist | |
| Ruf mich an, wenn ein bestimmter Absender schreibt | Ruft Sie mit einer kurzen Zusammenfassung jeder E-Mail des gewählten Absenders an | |
| E-Mails mit Anhängen | Liest die Anhänge, zieht Beträge und Daten heraus, bereitet bei Bedarf einen Antwortentwurf vor | |
| Neue Rechnung per E-Mail | E-Mails, in denen „Rechnung“ vorkommt: findet Betrag, Fälligkeit und IBAN und ruft Sie an | |
| Morgendliche Postfach-Übersicht | Geht werktags um 08:30 die ungelesenen E-Mails seit gestern durch und ruft Sie mit den Top 5 an | |
| Google Drive | Neue Datei in Drive — lesen und anrufen | Liest eine neue Datei und ruft Sie mit dem Wesentlichen an |
| Neues PDF im Ordner — Rechnung prüfen und anrufen | Findet Betrag, Fälligkeit, IBAN und Absender eines neuen PDFs im gewählten Ordner | |
| Dokument aktualisiert — anrufen | Ruft an, wenn das geänderte Dokument etwas Wesentliches enthält | |
| Tabelle aktualisiert — anrufen, wenn wichtig | Ruft nur an, wenn neue Aufgaben oder Bestellungen hinzugekommen sind | |
| Nach Zeitplan | Täglicher Anruf · Wöchentlicher Anruf · Monatlicher Anruf · Einmaliger Anruf | Ruft zur gewählten Zeit eine Nummer an |
| Nach Anrufen | Nach kurzem Anruf zurückrufen | Ein eingehender Anruf endete innerhalb von 20 Sekunden — der Agent ruft zurück |
| Nach fehlgeschlagener Weiterleitung zurückrufen | Die Weiterleitung an einen Kollegen ist fehlgeschlagen — der Agent ruft den Anrufer zurück | |
| Erneut versuchen, wenn niemand abhebt | Nach einem ausgehenden Anruf ohne Antwort später erneut versuchen | |
| Nach Mailbox erneut anrufen | Ein ausgehender Anruf landete auf der Mailbox — in einer Stunde erneut anrufen | |
| Warne mich bei unzufriedenen Anrufern | Ruft Sie nur an, wenn der Anrufer unzufrieden war oder nach einem Vorgesetzten gefragt hat | |
| Anrufzusammenfassung an den Manager | Ruft nach jedem geführten Gespräch über 30 Sekunden den Manager mit einer Zusammenfassung an | |
| Leads und Webhooks | Neue Leads sofort anrufen | Ruft einen neuen Lead innerhalb einer Minute an; dank Ruhezeiten werden nächtliche Leads am Morgen angerufen |
| Informiere mich über neue Leads | Ruft Sie mit Name, Kontakt und Anliegen des Leads an | |
| Kunden aus Ihrem System anrufen | Ihr CRM, Shop oder Formular sendet eine Anfrage mit einer Nummer — der Agent ruft sie an | |
| Benachrichtigung aus Ihrem System | Ein beliebiges System sendet eine Anfrage — der Agent ruft Sie an und sagt, was passiert ist | |
| SMS und Kalender | Nach SMS zurückrufen | Jemand schreibt der Nummer des Agenten eine SMS — der Agent ruft zurück |
| Informiere mich über eingehende SMS | Ruft Sie an und sagt, wer geschrieben hat und was er will | |
| Terminerinnerung | Ruft zwei Stunden vor einem Kalendertermin die Nummer aus dem Termin an |
Testen und letzte Ausführungen
Jetzt testen im Menü eines Triggers führt ihn sofort aus, als wäre das Ereignis gerade eingetreten. Sie können Beispieldaten des Ereignisses als JSON übergeben — zum Beispiel die Telefonnummer für einen Webhook. Ruhezeiten und Wiederholungsschutz werden übersprungen; die Stunden- und Tagesgrenzen zählen weiterhin. Dabei wird ein echter Anruf getätigt.
Letzte Ausführungen zeigt, was die Trigger getan haben, zusammen mit den Rückrufen, die der Agent während Anrufen versprochen hat (Tool Später zurückrufen). Jede Ausführung hat einen Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Wartet / In Arbeit | Wartet, bis sie dran ist, oder erledigt die Hintergrundaufgabe |
| Anruf eingeplant / Ruft an | Der Anruf wartet auf seinen Termin oder klingelt |
| Erledigt | Abgeschlossen |
| Kein Anruf nötig | Der Agent hat entschieden, dass sich ein Anruf nicht lohnt |
| Zurückgehalten | Durch eine Grenze gestoppt — Ruhezeiten, Stunden- oder Tagesgrenze, eine kürzliche Wiederholung |
| Fehlgeschlagen | Etwas ist schiefgegangen — zum Beispiel keine ausgehende Nummer, keine Telefonnummer im Ereignis, Google Drive nicht verbunden |
| Abgebrochen | Die Ausführung wurde abgebrochen |
Abrechnung
Die Hintergrundaufgabe selbst wird nicht berechnet. Der Anruf, den ein Trigger tätigt, wird wie jeder andere ausgehende Anruf abgerechnet, zuerst vom Paketguthaben, dann von Aufladungen. Ist das Guthaben leer und die automatische Aufladung aus, schlägt die Ausführung vor dem Anruf fehl. Siehe Abrechnung & Abonnements.
Verwandt
- Actions & Tools — die Tools, die der Agent in Anrufen und Hintergrundaufgaben nutzt
- E-Mail — Gmail, Outlook oder ein IMAP-Postfach verbinden
- Google — Calendar, Gmail, Drive, Kontakte und Tasks
- Telefonnummern — eine ausgehende Nummer zuweisen
- Kampagnen — ausgehende Anrufe an eine Kontaktliste