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eTermin

Verbinden Sie eTermin, damit Ihre Voice Agents Verfügbarkeiten prüfen und echte Termine buchen, verschieben oder stornieren können, während ein Anrufer noch in der Leitung ist — direkt in Ihre eTermin-Kalender und -Leistungen, mit integriertem Schutz vor Doppelbuchungen.

In jedem Tarif verfügbar

eTermin ist in allen Tarifen einschließlich Free verfügbar. Es gibt keine Gebühr pro Buchung — Verfügbarkeitsprüfungen und Buchungen verbrauchen nur wenige Worte LLM-Ausgabe pro Sprechzug und werden zu Ihrem normalen Minutentarif abgerechnet.

Was es leistet​

Nach der Verbindung arbeitet der Agent mit Ihrer bestehenden eTermin-Einrichtung:

  • Liest Ihre Kalender und Leistungen — der Agent weiß, welche Leistungen Sie anbieten und wann Sie geöffnet haben.
  • Prüft die Verfügbarkeit — er bestätigt, ob ein gewünschter Termin tatsächlich frei ist, bevor er ihn anbietet.
  • Bucht Termine — er erstellt während des Anrufs eine bestätigte Buchung und erfasst die Angaben des Anrufers.
  • Verschiebt und storniert — Anrufer können einen bestehenden Termin verlegen oder stornieren, ohne auf einen Rückruf warten zu müssen.
  • Verhindert Doppelbuchungen — siehe Schutz vor Doppelbuchungen unten.

Wann eTermin statt eines einfachen Kalenders verwenden​

Sowohl eTermin als auch die Google- / Outlook-Kalendertools ermöglichen es einem Agenten, Termine zu buchen. Entscheiden Sie danach, wie Sie Ihre Terminplanung bereits organisieren:

eTermin verwenden, wenn…Google/Outlook Calendar verwenden, wenn…
Sie Ihre Buchungen bereits in eTermin führenSie alles in Google oder Outlook planen
Sie eigenständige Leistungen mit eigenen Dauern, Ressourcen und Regeln anbietenEin einzelner Kalender mit festen Zeitfenstern ausreicht
Sie Verschieben und Stornieren innerhalb des Buchungssystems abwickeln möchtenEin einfaches Erstellen mit Stornier-Link genügt
Personal, Räume oder Ressourcen niemals doppelt belegt werden dürfenEin Kalender, eine Ressource

Wenn Ihre Termine in eTermin liegen, verbinden Sie eTermin, damit der Agent in dasselbe System bucht, das Ihr Team ohnehin nutzt.

eTermin verbinden​

Die Verbindung besteht auf HANC-Kontoebene — Sie autorisieren einmal, und danach kann jeder Voice Agent in Ihrem Konto das eTermin-Tool nutzen.

  1. Öffnen Sie Integrationen in der Seitenleiste und suchen Sie die eTermin-Karte.
  2. Klicken Sie auf eTermin verbinden.
  3. Autorisieren Sie HANC für den Zugriff auf Ihr eTermin-Konto und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um es zu verknüpfen.
  4. Zurück in HANC zeigt die Integrationskarte Verbunden an.

Nach der Verbindung liest HANC Ihre eTermin-Kalender und -Leistungen, damit der Agent sie namentlich anbieten kann.

tipp

Welche Felder eTermin genau abfragt, hängt von Ihrem eTermin-Tarif ab. Halten Sie Ihre eTermin-Anmeldedaten (und einen etwaigen API-Zugang Ihres Tarifs) bereit, bevor Sie beginnen.

Tool-Konfiguration pro Agent​

Durch das Verbinden von eTermin mit Ihrem Konto wird das Tool verfügbar. Um es tatsächlich zu nutzen, fügen Sie das eTermin-Tool im Tab Aktionen des Agenten hinzu und richten Sie es auf die Kalender und Leistungen aus, die der Agent anbieten soll.

Jeder Agent kann unabhängig konfiguriert werden — zum Beispiel bucht ein Agent Beratungsgespräche, während ein anderer Servicetermine bucht, beide aus demselben eTermin-Konto.

Zum Hinzufügen von Tools zu einem Agenten siehe Voice Agents → Aktionen.

Was der Agent während eines Anrufs tun kann​

Sobald das Tool aktiviert ist, kann der Agent mitten im Gespräch:

  • Echte Verfügbarkeit anbieten — „Der nächste freie Termin für eine Beratung ist Donnerstag um 10 Uhr — passt das?"
  • Den Termin buchen und ihn dem Anrufer bestätigen.
  • Verschieben eines bestehenden Termins auf ein neues freies Zeitfenster.
  • Stornieren eines Termins, wenn der Anrufer darum bittet.

Beispielgespräch:

Kunde: "Ich möchte für Freitagnachmittag einen Haarschnitt buchen."

Agent: [Prüft die eTermin-Verfügbarkeit]
       "Freitag um 14:30 Uhr ist frei. Darf ich Ihren Namen
        für die Bestätigung der Buchung haben?"

Kunde: "Ja — Anna Berger."

Agent: [Erstellt die Buchung in eTermin]
       "Erledigt — Sie sind für Freitag um 14:30 Uhr gebucht.
        Sie erhalten in Kürze eine Bestätigung."

Schutz vor Doppelbuchungen​

Bevor er etwas bestätigt, prüft der Agent das Zeitfenster erneut gegen die Live-Verfügbarkeit von eTermin. Fragen zwei Anrufer nach derselben Zeit — oder füllt sich das Zeitfenster zwischen dem Moment des Angebots und der Bestätigung — blockieren die Buchungsregeln von eTermin den Konflikt, sodass ein Zeitfenster, eine Fachkraft oder eine Ressource nie zweimal vergeben wird. Der Agent bietet stattdessen einfach die nächste freie Option an.

Trennen​

Sie können eTermin jederzeit auf der Seite Integrationen trennen. Wenn Sie trennen:

  • Das eTermin-Tool wird bei jedem Agenten, der es genutzt hat, nicht mehr ausgelöst.
  • Bereits in eTermin gebuchte Termine werden nicht geändert oder entfernt.

Verbinden Sie später erneut, und Ihre Agenten können genau dort weitermachen, wo sie aufgehört haben.

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