Verbinden Sie ein Postfach, und Ihr Agent kann E-Mails finden und lesen, im Verlauf antworten, eine neue E-Mail senden oder einen Entwurf vorbereiten — während eines Anrufs und im Hintergrund über Trigger.
Drei Wege der Verbindung
| Kachel unter Integrationen | Für | Button |
|---|---|---|
| Gmail (in der Kachel Google) | Postfächer von Gmail und Google Workspace | Gmail verbinden |
| Outlook Mail | Postfächer von Outlook und Microsoft 365 | Outlook verbinden |
| Postfach (IMAP/SMTP) | Jedes andere Postfach — GMX, web.de, E-Mail auf Ihrer eigenen Domain | Postfach verbinden |
So funktioniert die Verbindung:
- Klicken Sie auf der Kachel auf den Verbinden-Button.
- Sie melden sich auf der sicheren Seite unseres Partners (Unipile) bei Ihrem Postfach an. HANC sieht Ihr Passwort nie.
- Zurück in HANC zeigt die Kachel Verbunden als und die Postfachadresse.
Anderes Postfach verbinden ersetzt das verbundene Postfach; Trennen entfernt es.
Das Mail-Tool einem Agenten hinzufügen
Durch das Verbinden steht das Postfach dem Konto zur Verfügung. Damit ein Agent es nutzen kann, fügen Sie im Tab Folgeaktionen des Agenten über Tool anlegen das passende Tool hinzu: Gmail steht in der Gruppe Google, Outlook-Mail in der Gruppe Microsoft und Postfach (IMAP/SMTP) in der Gruppe E-Mail.
Was der Agent darf
Haken Sie die Aktionen an, die der Agent nutzen darf. Nicht angehakte Aktionen stehen dem Agenten gar nicht zur Verfügung.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mails suchen | Das Postfach durchsuchen |
| E-Mail und Anhänge lesen | Eine E-Mail öffnen, samt angehängter Dateien |
| Im Verlauf antworten | Innerhalb der bestehenden Konversation antworten |
| Neue E-Mail senden | Eine neue E-Mail schreiben |
| Als gelesen oder ungelesen markieren | Den Lesestatus ändern |
Regeln und Vorlagen
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Regeln für das Postfach (optional) | Ihre eigenen Regeln in einfachen Worten, z. B. „Lies E-Mails nur vor, wenn der Inhaber anruft. Sende nie E-Mails nach außerhalb unseres Unternehmens.“ |
| E-Mail-Vorlagen (optional) | Benannte Vorlagen mit Betreff und Text. Der Agent wählt eine Vorlage nach Namen und füllt Felder in der Form {{field}} — z. B. {{name}} oder {{invoice_number}} — aus der E-Mail oder dem Gespräch. Der Vorlagentext bleibt so, wie Sie ihn geschrieben haben |
Wer das Postfach in einem Gespräch nutzen darf, entscheiden Sie: Schreiben Sie es in den Prompt oder Workflow des Agenten — zum Beispiel, dass E-Mails nur dem Inhaber vorgelesen werden.
Wie das Senden geschützt ist
- Vor dem Senden liest der Agent Empfänger und Text vor und sendet erst nach einem klaren „Ja“.
- Höchstens 3 E-Mails pro Gespräch.
- Auf Wunsch speichert der Agent die E-Mail stattdessen in den Entwürfen des Postfachs (bis zu 5 pro Gespräch), damit Sie sie selbst prüfen und senden.
- In einer Hintergrundaufgabe (einem Trigger) sendet der Agent nichts außer einer Zusammenfassung an die feste E-Mail des Inhabers: Ansonsten kann er das Postfach nur durchsuchen, lesen und Entwürfe vorbereiten.
E-Mail in Triggern
Der Trigger Neue E-Mail reagiert auf eingehende E-Mails in einem verbundenen Postfach — gefiltert nach Absender, Betreff, Text oder Anhängen — und kann Sie deswegen anrufen. Zu den fertigen Vorlagen gehören Ruf mich bei wichtigen E-Mails an, Neue Rechnung per E-Mail und Morgendliche Postfach-Übersicht. Der Trigger braucht sowohl das verbundene Postfach als auch das Mail-Tool am Agenten. Siehe Trigger.
Verwandt
- Google — Gmail zusammen mit Calendar, Drive, Kontakte und Tasks
- Actions & Tools — alle Tools, die ein Agent nutzen kann
- Trigger — Arbeit im Hintergrund bei neuen E-Mails