Teamverwaltung
Arbeiten Sie mit Kolleginnen und Kollegen an denselben Agenten. Sie teilen einen Workspace: Wer hineingelassen wird, sieht dessen Agenten, Nummern, Wissensdatenbanken und Anrufprotokolle — was jemand dort tun darf, hängt vom vergebenen Zugriff ab.
Was ein Workspace ist
Ein Workspace ist ein eigener Bereich mit eigenen:
- Sprachagenten
- Wissensdatenbanken
- Telefonnummern
- Anrufprotokollen
- Mitgliedern
Home ist kein Workspace. Es ist dessen Abwesenheit: Dort liegen Ihre persönlichen Agenten, und es gibt nichts zu teilen. Um zusammenzuarbeiten, legen Sie einen Workspace an und verschieben die Agenten hinein.
Wann mehr als einer sinnvoll ist
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Ein Geschäft, ein Team | Ein Workspace genügt |
| Getrennte Marken oder Abteilungen | Je ein Workspace, damit Nummern und Agenten sich nicht mischen |
| Verschiedene Leute sollen Verschiedenes sehen | Je ein Workspace — Zugriff wird pro Workspace vergeben |
Zugriffsstufen
Drei Stufen, bei der Einladung gewählt und neben dem Namen sichtbar:
| Stufe | Was sie erlaubt |
|---|---|
| Nur lesen | Sieht Agenten, Anrufe, Aufzeichnungen und Auswertungen. Ändert nichts. |
| Lesen und schreiben | Bearbeitet vorhandene Agenten samt Prompts. Legt keine an und löscht keine. |
| Verwaltung | Führt den Workspace: legt Agenten an, bearbeitet und löscht sie, verwaltet die Telefonie. |
Was jede Stufe tatsächlich darf:
| Aktion | Nur lesen | Lesen und schreiben | Verwaltung |
|---|---|---|---|
| Agenten, Anrufe, Aufzeichnungen, Auswertungen sehen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Agent und Prompt bearbeiten | ✗ | ✓ | ✓ |
| Prompt-Änderungen veröffentlichen | ✗ | ✓ | ✓ |
| Agent anlegen | ✗ | ✗ | ✓ |
| Agent löschen | ✗ | ✗ | ✓ |
| Nummer an einen Agenten binden | ✗ | ✓ | ✓ |
| Nummer freigeben | ✗ | ✗ | ✓ |
| Twilio-Konto verbinden | ✗ | ✗ | ✓ |
| Personen einladen | ✗ | ✗ | ✗ |
| Workspace löschen | ✗ | ✗ | ✗ |
Einladen kann nur die Inhaberin oder der Inhaber. Verwaltung führt den Workspace im Alltag, vergibt aber keinen Zugriff darauf, und löschen kann ihn keine Stufe.
Sie gelten als Lesen und schreiben — genau der Zugriff, den sie hatten. Nichts, was funktioniert hat, hat aufgehört zu funktionieren.
Jemanden einladen
Der Team-Bildschirm dreht sich um Personen, nicht um Workspaces. Eine Zeile pro Person, daneben jeder Workspace, mit dem sie zu tun hat — für einen zweiten Workspace müssen Sie also nicht erst dorthin wechseln.
- Öffnen Sie Team in der Seitenleiste.
- Klicken Sie auf Mitglied einladen.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse ein.
- Wählen Sie einen oder mehrere Workspaces. Jeder ist eine eigene Einladung, sie kommen aber in einer einzigen E-Mail.
- Wählen Sie die Zugriffsstufe.
- Absenden.
Einladungen gehören zu einem kostenpflichtigen Tarif. Im kostenlosen Tarif bietet der Team-Bildschirm stattdessen das Upgrade an.
Ein Konto ist vorher nicht nötig
Eine Einladung richtet sich an eine E-Mail-Adresse, nicht an ein bestehendes Konto. Laden Sie jemanden ein, der Hanc.AI noch nie benutzt hat — die Einladung kommt an, die Person registriert sich mit dieser Adresse, und der Zugriff wartet bereits.
Was ankommt
Eine E-Mail: wer eingeladen hat, in welche Workspaces und was die Person tun können wird. Der Link öffnet die Einladung zum Annehmen oder Ablehnen.
Beantworten kann eine Einladung nur, wer diese Adresse besitzt — ein weitergeleiteter Link nützt niemandem sonst.
Einladungen stehen außerdem auf dem eigenen Team-Bildschirm der Person — praktisch, wenn die E-Mail gelöscht wurde. Zum Annehmen braucht es keinen eigenen Tarif; nur zum Einladen.
Status
Jeder Workspace in der Zeile hat seinen eigenen Status, denn jeder Workspace ist eine eigene Einladung:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Gesendet | Wartet auf Antwort. Läuft nach 14 Tagen ab. |
| Angenommen | Die Person ist dabei. |
| Abgelehnt | Sie hat abgelehnt. Sie können erneut einladen. |
| Zurückgezogen | Sie haben die Einladung vor der Antwort zurückgenommen. |
Eine erneute Einladung in denselben Workspace ersetzt die alte — so funktioniert auch das erneute Senden.
Zugriff zurücknehmen
Ein Workspace. In der Zeile der Person hat der Workspace-Chip ein Kreuz. Die Person verliert diesen Workspace, die übrigen bleiben.
Alle auf einmal. Die zweite Schaltfläche in der Zeile entfernt die Person aus allen Ihren Workspaces und zieht alles Unbeantwortete zurück. Teams anderer Leute bleiben unberührt: Dieselbe Person kann in einem fremden Team sein, und das zu beenden steht Ihnen nicht zu.
Selbst austreten. Ein Mitglied sieht die mit ihm geteilten Workspaces oben auf seinem Team-Bildschirm und kann jeden verlassen. Die Inhaberin oder der Inhaber kann den eigenen Workspace nicht verlassen.
Eine Stufe lässt sich noch nicht direkt ändern. Nehmen Sie den Zugriff zurück und laden Sie mit der neuen Stufe erneut ein.
Arbeiten in einem fremden Workspace
Agenten in einem Workspace, der jemand anderem gehört, sind in der Liste gekennzeichnet, und die Beschriftung nennt Ihre Stufe — damit ein Nur-lesen-Mitglied nicht rätselt, warum nichts gespeichert wird. Schaltflächen, die Sie nicht nutzen dürfen, werden nicht angeboten: Bei Nur lesen und Lesen und schreiben ist Anlegen deaktiviert und Löschen fehlt.
Zwischen Home und Ihren Workspaces wechseln Sie mit der Auswahl oben in der Seitenleiste.
Workspaces verwalten
Anlegen — die Auswahl oben in der Seitenleiste, dann Workspace anlegen.
Umbenennen oder löschen — ebendort. Beides steht der Inhaberin oder dem Inhaber zu, und Löschen nimmt Agenten, Nummern und Wissensdatenbanken mit.
Einen Agenten hineinschieben — im Menü des Agenten in der Liste, In Workspace verschieben. Prompt, Werkzeuge und gebundene Nummern ziehen mit um.
Für Agenturen
Eine Agentur, die Kundenkonten führt, ist etwas anderes: Kunden sind dort Unterkonten, keine Workspace-Mitglieder. Siehe Agentur.
Wenn etwas nicht stimmt
Die Einladung kam nicht an. Prüfen Sie die Adresse in der Liste und den Spam-Ordner. Laden Sie dann erneut ein — die neue Einladung ersetzt die alte, es staut sich nichts. Der Status „Gesendet“ hält bis zur Antwort und bestätigt keine Zustellung.
Angenommen, sieht aber nichts. Wahrscheinlich ist die Person in Home. Der geteilte Workspace steht in der Auswahl oben in der Seitenleiste.
Bei ihr speichert nichts. Ihre Stufe ist Nur lesen. Das Abzeichen am Agenten sagt es.
Sie kann keinen Agenten anlegen. Anlegen und Löschen brauchen Verwaltung.
Sie kann niemanden einladen. Einladen kann nur die Inhaberin oder der Inhaber, unabhängig von der Stufe.
Verwandt
- Agentur — Kundenkonten führen
- Abrechnung — Tarife und Guthaben
- Telefonnummern — Nummern an Agenten binden