Team-Verwaltung

Arbeiten Sie mit Ihrem Team auf der Hanc.AI-Plattform zusammen. Dieser Abschnitt behandelt das Einladen von Teammitgliedern, das Verwalten von Rollen und das Organisieren von Workspaces.

Das Workspace-Konzept

Ein Workspace ist eine isolierte Umgebung, die Folgendes enthält:

• Sprachagenten
• Knowledge Bases
• Telefonnummern
• Anrufprotokolle
• Teammitglieder

Wann mehrere Workspaces verwenden

Szenario	Empfehlung
Einzelnes Unternehmen	Ein Workspace
Mehrere Marken	Separate Workspaces
Kundenarbeit (Agentur)	Ein Workspace pro Kunde
Testen	Separate Dev-/Prod-Workspaces

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Teammitglieder

Team anzeigen

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Team“
2. Sehen Sie alle aktuellen Teammitglieder
3. Sehen Sie Rollen und Status

Informationen zu Teammitgliedern

Feld	Beschreibung
Name	Name des Teammitglieds
E-Mail	Login-E-Mail
Rolle	Berechtigungsstufe
Status	Kontostatus: ACTIVE, SUSPENDED oder DELETED
Beigetreten	Datum des Hinzufügens

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Rollen und Berechtigungen

Verfügbare Rollen

Rolle	Beschreibung
Owner	Volle Kontrolle, einschließlich Abrechnung und Löschung
Admin	Verwaltung von Agenten, Team, Einstellungen (keine Abrechnung)
Member	Agenten nutzen, Anrufprotokolle anzeigen (keine Verwaltung)

Für Agenturen, die mehrere Kunden verwalten, wird Teammitgliedern, die einer Agentur hinzugefügt werden, standardmäßig die Rolle Admin zugewiesen, wodurch sie Agenten, Knowledge Bases und Einstellungen für ihre zugewiesenen Kunden verwalten können.

Kontostatus

Jedes Konto im System hat einen von drei Status:

Status	Beschreibung
ACTIVE	Konto ist voll funktionsfähig
SUSPENDED	Konto ist vorübergehend deaktiviert (z. B. Abrechnungsproblem)
DELETED	Konto wurde dauerhaft entfernt

Berechtigungsmatrix

Aktion	Owner	Admin	Member
Dashboard anzeigen	✓	✓	✓
Anrufprotokolle anzeigen	✓	✓	✓
Agenten testen	✓	✓	✓
Agenten erstellen/bearbeiten	✓	✓	✗
Knowledge Base verwalten	✓	✓	✗
Telefonnummern verwalten	✓	✓	✗
Teammitglieder einladen	✓	✓	✗
Mitgliederrollen ändern	✓	✓	✗
Mitglieder entfernen	✓	✓	✗
Auf Abrechnung zugreifen	✓	✗	✗
Workspace löschen	✓	✗	✗

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Teammitglieder einladen

Schritt für Schritt

1. Gehen Sie zum Bereich Team
2. Klicken Sie auf „Mitglied einladen“
3. Geben Sie deren E-Mail-Adresse ein
4. Wählen Sie die Rolle (Admin oder Member)
5. Klicken Sie auf „Einladung senden“

Der Einladungsprozess

Die Einladungs-E-Mail

Das Teammitglied erhält:

• Eine Einladung aus Ihrem Workspace
• Einen Link zum Beitreten
• Anweisungen zum Erstellen eines Kontos (falls erforderlich)

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Mitglieder verwalten

Rollen ändern

1. Suchen Sie das Mitglied in der Teamliste
2. Klicken Sie auf das Rollen-Dropdown oder die Bearbeiten-Schaltfläche
3. Wählen Sie die neue Rolle
4. Änderungen speichern

warnung

Nur Owner können Mitglieder zu Admins befördern. Admins können andere Admins nicht ändern.

Mitglieder entfernen

1. Suchen Sie das Mitglied in der Teamliste
2. Klicken Sie auf „Entfernen“ oder das Löschsymbol
3. Bestätigen Sie das Entfernen

Was passiert:

• Das Mitglied verliert sofort den Zugriff
• Seine Arbeit bleibt erhalten (Agenten usw.)
• Es kann später erneut eingeladen werden

Eigentümerschaft übertragen

So übertragen Sie die Eigentümerschaft eines Workspace:

1. Der aktuelle Owner geht zu den Einstellungen
2. Wählt „Eigentümerschaft übertragen“
3. Wählt einen neuen Owner aus dem Team
4. Bestätigt die Übertragung

warnung

Nach der Übertragung wird der vorherige Owner zum Admin (nicht entfernt).

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Workspaces verwalten

Auf Workspaces greifen Sie über den Workspace-Auswähler in der oberen Navigationsleiste zu.

Einen Workspace erstellen

1. Klicken Sie auf den Workspace-Namen in der oberen Leiste
2. Klicken Sie auf „Workspace erstellen“
3. Geben Sie einen Namen für den neuen Workspace ein
4. Klicken Sie auf „Erstellen“

Der neue Workspace startet leer — Sie müssen Agenten erstellen, Knowledge Bases hochladen und die Einstellungen von Grund auf konfigurieren.

Free-Tarif

Im Free-Tarif können Sie einen Workspace erstellen. Upgraden Sie, um zusätzliche Workspaces zu erstellen.

Workspaces wechseln

Klicken Sie auf den Workspace-Namen in der oberen Leiste und wählen Sie den Workspace aus, zu dem Sie wechseln möchten. Jeder Workspace hat seine eigenen Agenten, Knowledge Bases, Telefonnummern und Anrufprotokolle.

Einen Workspace umbenennen

1. Klicken Sie auf den Workspace-Namen in der oberen Leiste
2. Klicken Sie auf das Bearbeiten-/Umbenennen-Symbol neben dem Workspace
3. Geben Sie den neuen Namen ein
4. Speichern

Einen Workspace löschen

1. Klicken Sie auf den Workspace-Namen in der oberen Leiste
2. Klicken Sie auf das Löschsymbol neben dem Workspace, den Sie entfernen möchten
3. Bestätigen Sie die Löschung

warnung

Das Löschen eines Workspace entfernt dauerhaft alle darin enthaltenen Agenten, Knowledge Bases, Telefonnummern und den Anrufverlauf. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Nur Workspace-Owner können Workspaces löschen.

Workspace-Informationen

Workspace-Details bearbeiten:

• Name — Anzeigename
• Beschreibung — Zweck/Notizen

Workspace-Mitglieder

Sehen und verwalten Sie alle Mitglieder unter Einstellungen → Team.

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Verwaltung mehrerer Kunden

Für Agenturen und Dienstleister, die mehrere Kunden verwalten:

Workspaces

• Erstellen Sie einen Workspace pro Kunde
• Wechseln Sie einfach zwischen Workspaces
• Zentrale Abrechnung

Unterkunden

1. Gehen Sie zu Agentur → Kunden
2. Erstellen Sie Kundenkonten
3. Verwalten Sie deren Workspaces
4. Überwachen Sie die Nutzung über alle Kunden hinweg

Zusätzlich zu den obigen Teamrollen fügen Agentur und White-Label Steuerungen zur Kundenverwaltung hinzu (kostenlose Testphasen, Aktivierung per Ein-Klick-Schalter, Nutzungsexport pro Kunde) sowie Branding (Ihre eigene Domain, Ihr Logo und Ihre Farben). Alle Details finden Sie unter Agentur & Workspaces.

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Best Practices

Team-Organisation

✅ Passende Rollen verwenden

• Vergeben Sie die minimal erforderlichen Berechtigungen
• Nur Abrechnungs-Admins benötigen die Owner-Rolle
• Die meisten Teammitglieder arbeiten gut als Admin

✅ Regelmäßige Prüfungen

• Überprüfen Sie die Teamliste regelmäßig
• Entfernen Sie ausgeschiedene Mitarbeiter zeitnah
• Aktualisieren Sie Rollen, wenn sich Verantwortlichkeiten ändern

Sicherheit

✅ Individuelle Konten

• Jede Person erhält ein eigenes Login
• Teilen Sie niemals Anmeldedaten
• Ermöglicht eine Nachverfolgung (Audit-Trail)

✅ Zeitnahes Offboarding

• Entfernen Sie den Zugriff sofort, wenn jemand ausscheidet
• Ändern Sie bei Bedarf gemeinsam genutzte Ressourcen (API-Keys)

Zusammenarbeit

✅ Klare Zuständigkeit

• Weisen Sie Agenten bestimmten Teammitgliedern zu
• Dokumentieren Sie, wer was verwaltet
• Verwenden Sie Namenskonventionen

✅ Kommunikation

• Informieren Sie das Team über Änderungen an Agenten
• Teilen Sie Erkenntnisse aus der Anrufanalyse
• Koordinieren Sie Aktualisierungen der Knowledge Base

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Fehlerbehebung

Einladung nicht erhalten

Prüfen Sie:

1. Korrekte E-Mail-Adresse eingegeben
2. Spam-/Junk-Ordner
3. E-Mail-Filter des Unternehmens

Lösung:

• Einladung erneut senden
• Andere E-Mail versuchen
• hanc.ai-E-Mails auf die Whitelist setzen

Kein Zugriff auf bestimmte Funktionen

Ursache: Unzureichende Berechtigungen

Lösung:

• Prüfen Sie Ihre Rolle mit dem Workspace-Admin
• Fordern Sie bei Bedarf ein Rollen-Upgrade an

Mitglied kann sich nicht anmelden

Prüfen Sie:

1. Konto ordnungsgemäß erstellt
2. E-Mail bestätigt
3. Passwort bei Vergessen zurückgesetzt

Lösung:

• Lassen Sie das Mitglied „Passwort vergessen“ verwenden
• Bei Bedarf erneut einladen

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Verwandte Themen

• Kontoeinrichtung — Konten erstellen
• Abrechnung — Team-/Workspace-Preise
• Integrationen — API-Keys für die Teamnutzung