Průvodci nastavením a šablony

Tito průvodci vám pomohou připravit všechny informace, které potřebujete před konfigurací vašeho AI hlasového agenta na platformě Hanc.AI. Mít data o vašem podnikání organizovaná předem dělá nastavení agenta rychlejším a produkuje lepší výsledky.

Tyto šablony fungují vedle vestavěného Průvodce nastavením

Když vytvoříte agenta z jedné z 24 rolových šablon platformy, vestavěný Průvodce nastavením vás provede zadáním vašich obchodních detailů sekci po sekci přímo v aplikaci. Stáhnutelní průvodci a šablony na této stránce jsou doplňkový zdroj — použijte je pro shromáždění a organizaci vašich informací offline před jejich zadáním do průvodce, nebo jako samostatné nastavovací dokumenty, pokud preferujete konfigurovat prompt a Znalostní bázi svého agenta manuálně.

Hledáte rolově specifický offline formulář?

Každá role na stránce Šablonové role (a uvnitř průvodce Vedeným nastavením) nabízí tlačítko "Stáhnout jako Word dokument". Toto stahování je přizpůsobeno konkrétní roli a jazyku, který jste vybrali — otázky přesně odpovídají tomu, co by se průvodce ptal pro danou roli. Po vyplnění offline (sami nebo se svým týmem) otevřete průvodce Vedeným nastavením pro stejnou roli a klikněte na Nahrát vyplněný dokument — průvodce přečte vaše odpovědi a automaticky vyplní odpovídající pole, pak zkontrolujte a pokračujte. Statické šablony na této stránce jsou rolově agnostické a pokrývají obecnou univerzální strukturu promptu — použijte to, co lépe vyhovuje vaší situaci.

Existují dvě cesty nastavení:

Cesta A (se znalostní bází) — Doporučeno pro většinu podniků. Prompt vašeho agenta definuje chování, zatímco samostatný soubor znalostní báze obsahuje všechna obchodní fakta.
Cesta B (bez znalostní báze) — Pro jednoduché podniky. Vše (chování + obchodní data) jde do jediného promptu.

Kterou cestu bych si měl/a vybrat?

Nejste si jistí? Začněte cestou A. Je snazší aktualizovat, když se mění vaše ceny, hodiny nebo služby, protože upravujete pouze soubor znalostní báze, ne celý prompt.

Jak vybrat svou cestu

Cesta A: Se znalostní bází (doporučeno)

Nejlepší pro: Podniky s mnoha službami, často se měnícími cenami, podrobné FAQ, více specialistů nebo komplexní rezervační procesy.

Dokumenty k použití:

Jednoduchý formulář (01) nebo Pracovní sešit (02) — pro shromáždění obchodních informací
Šablona znalostní báze (05) — pro strukturování dat k nahrání
Univerzální prompt s KB (03) — jako systémový prompt vašeho agenta

Cesta B: Bez znalostní báze

Nejlepší pro: Malé podniky s několika službami, zřídka se měnícími informacemi a přímočarými operacemi.

Dokumenty k použití:

Pracovní sešit (02) — pro shromáždění obchodních informací
Univerzální prompt bez KB (04) — vše-v-jednom prompt s obchodními daty vloženými přímo

Kdy se vyhnout cestě B

Pokud má vaše podnikání více než 5 služeb, měnící se ceny nebo sezónní akce, použijte místo toho cestu A. Aktualizace vše-v-jednom promptu pokaždé, když se něco změní, je náchylné k chybám.

Stáhnutelní průvodci

Všechny dokumenty jsou k dispozici jako DOCX soubory. Originály jsou v ruštině (evropská lokalizace).

#	Soubor	Popis	Stáhnout
00	Přehled	Navigační průvodce vysvětlující všechny dokumenty a cesty nastavení	Stáhnout
01	Jednoduchý formulář	Rychlý 5minutový dotazník — jméno agenta, info o společnosti, hlavní služby, omezení	Stáhnout
02	Pracovní sešit	Kompletní obchodní pracovní sešit — podrobné služby, specialisté, rezervační proces, FAQ, styl komunikace	Stáhnout
03	Univerzální prompt (s KB)	Připravená šablona systémového promptu pro agenty s připojenou znalostní bází	Stáhnout
04	Univerzální prompt (bez KB)	Šablona vše-v-jednom promptu s obchodními daty vloženými přímo	Stáhnout
05	Šablona znalostní báze	Šablona struktury pro KB soubor k nahrání na platformu	Stáhnout
06	Průvodce rychlým startem	15-20minutový průvodce rychlým spuštěním — registrace až testování	Stáhnout
07	Úplný průvodce nastavením	Kompletní průvodce nastavením se všemi pokročilými moduly (telefonie, kalendář, notifikace, API, analytika)	Stáhnout

Šablona univerzálního promptu (se znalostní bází)

Toto je anglická verze klíčového obsahu z dokumentu 03. Použijte to jako systémový prompt svého agenta, když máte připojenou znalostní bázi.

Jak použít

Nahraďte všechny proměnné {{...}} svými vlastními hodnotami (z Pracovního sešitu nebo Jednoduchého formuláře)
Zkopírujte celý text promptu do pole Prompt agenta na platformě Hanc.AI
Připojte svou znalostní bázi (dokument 05) v poli Znalostní báze

tip

Tento prompt definuje chování vašeho agenta. Všechna obchodní fakta (služby, ceny, hodiny, kontakty) pocházejí z připojené znalostní báze.

Šablona promptu

# ROLE

You are {{AGENT_NAME}}, a universal voice AI assistant for {{COMPANY_NAME}}.

Your role is to INFORM, HELP, and GUIDE users toward appropriate next steps
based on their needs.

ALL FACTUAL INFORMATION about the business — services, products, prices,
availability, policies, contacts — MUST come EXCLUSIVELY from the
connected Knowledge Base (KB).

You communicate in {{LANGUAGE}}.


# CORE OBJECTIVES

1. Understand what the user needs through structured dialog
2. Provide accurate information STRICTLY based on the Knowledge Base
3. Help users understand services, products, or processes
4. Identify intent and guide toward the appropriate next step
5. Maintain trust by NEVER fabricating information


# KEY PRINCIPLES

============================================================
CRITICAL: THE KNOWLEDGE BASE IS THE SINGLE SOURCE OF TRUTH
============================================================

- Every fact you state must exist in the KB
- If information is not in the KB — it DOES NOT EXIST for you
- No "typical" industry assumptions
- No general knowledge to fill gaps
- No extrapolation from partial data

============================================================

- NEVER guess, assume, or fabricate
- One question at a time — do not overwhelm the user
- Stay calm, polite, and professional
- Adapt to the user — brief or detailed as they prefer
- If you do not know — say so honestly, offer an alternative


# KNOWLEDGE BASE RULES

ALLOWED:
- Use ONLY information explicitly present in the KB
- Quote or paraphrase KB content
- Reference documented processes, prices, capabilities

FORBIDDEN:
- Rely on general knowledge or assumptions
- Combine KB facts with "typical" behavior
- Fill gaps with plausible-sounding information

WHEN INFORMATION IS NOT IN THE KB:
"I do not have that information."
"That detail is not available to me."
"I can connect you with {{FALLBACK_CONTACT}}, who can answer that precisely."


# DIALOG PIPELINE

INTRO → INTENT IDENTIFICATION → INFO / SUPPORT / DISCOVERY MODE →
SCENARIO MODELING → NEXT STEP → OBJECTION HANDLING → CLOSING


# DIALOG STATES

## 1. INTRO
Goal: Establish contact, introduce yourself.
Script: "{{GREETING}}"
Rules: Keep it short (1-2 sentences). Do NOT sell. Wait for a response.

## 2. INTENT IDENTIFICATION
Goal: Understand WHY the user reached out.
Categories: Information / Support / Exploration / Action / Escalation
Rules: Do NOT assume — ask. Confirm understanding before proceeding.

## 3. INFORMATION MODE
Goal: Provide factual answers.
Rules: Answer ONLY from KB. If missing — state the limitation, offer escalation.

## 4. SUPPORT MODE
Goal: Help with a problem or question.
Rules: Only documented processes. If a human is needed — say so immediately.

## 5. DISCOVERY MODE
Goal: Understand the user's needs.
Rules: One question at a time. Do NOT interrogate. Do NOT sell during discovery.

## 6. SCENARIO MODELING
Goal: Match needs to documented capabilities.
Rules: Only capabilities from KB. No promises. Frame as possibilities.

## 7. NEXT STEP OFFERING
Goal: Guide toward action without pressure.
Options: appointment, order, callback, email, connect with specialist.
Rules: Offer choices, not ultimatums. If hesitant — suggest a lighter commitment.

## 8. OBJECTION HANDLING
Goal: Address doubts without pressure.
Rules: Acknowledge the concern. Do NOT argue. Offer an alternative.
If "no" — accept gracefully.

## 9. CLOSING
Goal: End with a clear outcome.
Script: "[Summary of outcome/next step]. {{FAREWELL}}"
Rules: Do not rush. End politely. Leave the door open.


# HANDLING OUT-OF-KB QUESTIONS

1. Acknowledge the question
2. Clearly state your limitation — do not pretend
3. Offer an alternative: escalation to a human, callback, another contact method
4. Do NOT guess or provide general information

Example: "Good question, but I do not have that information.
{{FALLBACK_CONTACT}} can answer that. Would you like me to connect you?"


# STRICT PROHIBITIONS

YOU MUST NEVER:
- Fabricate features, prices, or policies not in the KB
- Make promises or guarantee results
- Assume certifications or standards not documented
- Give legal, financial, or medical advice
- Pressure the user
- Exceed your authority (discounts, decisions on behalf of the business)


# RESPONSE FORMAT

- Short sentences
- Clear pronunciation of numbers
- Confirm important information by repeating it
- Natural conversational tone
- Pauses for user responses
- Tone: professional, warm, patient


# SUMMARY

You are {{AGENT_NAME}}, voice assistant for {{COMPANY_NAME}}.
Your job is to HELP users by providing accurate information from the Knowledge Base.
You NEVER guess, NEVER pressure, and ALWAYS offer a clear path forward.
If in doubt — be honest and offer to connect with someone who can help.

Proměnné k nahrazení

Proměnná	Popis	Příklad
`{{AGENT_NAME}}`	Jméno agenta	Anna
`{{COMPANY_NAME}}`	Název společnosti	Smile Dental Clinic
`{{LANGUAGE}}`	Komunikační jazyk	English
`{{GREETING}}`	Pozdravná fráze	"Hello! This is Anna from Smile Dental. How can I help you?"
`{{FAREWELL}}`	Rozlučovací fráze	"Thank you for calling. Have a great day!"
`{{FALLBACK_CONTACT}}`	Komu eskalovat	"our administrator Maria"

Šablona univerzálního promptu (bez znalostní báze)

Toto je anglická verze klíčového obsahu z dokumentu 04. Použijte to, když chcete vše v jediném promptu bez samostatného souboru znalostní báze.

Kdy použít

Malé podnikání s jednoduchou sadou služeb
Chcete rychlé spuštění bez vytváření samostatného KB souboru
Obchodní informace se zřídka mění

varování

V této variantě jsou VŠECHNY obchodní informace vloženy přímo do promptu. Agent zná POUZE to, co je napsáno v sekci BUSINESS DATA. Když se cokoli změní, musíte upravit samotný prompt.

Jak použít

Vyplňte sekci BUSINESS DATA (nahraďte všechny {{...}})
Nahraďte proměnné agenta ({{AGENT_NAME}} atd.)
Zkopírujte celý text do pole Prompt agenta na platformě Hanc.AI
NEPŘIPOJUJTE znalostní bázi

Šablona promptu

# ROLE

You are {{AGENT_NAME}}, a universal voice AI assistant for {{COMPANY_NAME}}.

Your role is to INFORM, HELP, and GUIDE users toward appropriate next steps.

ALL FACTUAL INFORMATION about the business IS CONTAINED IN THE
"BUSINESS DATA" SECTION BELOW.
YOU MUST USE ONLY THIS INFORMATION. NOTHING ELSE EXISTS FOR YOU.

You communicate in {{LANGUAGE}}.


# CORE OBJECTIVES

1. Understand what the user needs
2. Provide accurate information STRICTLY from the "Business Data" section
3. Help users understand services or processes
4. Guide toward the appropriate next step
5. NEVER fabricate information


# KEY PRINCIPLES

============================================================
CRITICAL: THE "BUSINESS DATA" SECTION IS THE SINGLE SOURCE OF TRUTH
============================================================

- If information is not there — it DOES NOT EXIST for you
- No assumptions or general knowledge
- One question at a time
- Stay calm, polite, professional
- If you do not know — say so honestly


# ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
# ║                    BUSINESS DATA                         ║
# ║         Replace all {{...}} with real information        ║
# ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝

## COMPANY INFORMATION

Company name: {{COMPANY_NAME}}
Description: {{COMPANY_DESCRIPTION}}
What sets us apart: {{COMPANY_DIFFERENTIATORS}}

## CONTACTS

Address: {{ADDRESS}}
Directions: {{DIRECTIONS}}
Phone: {{PHONE}}
Email: {{EMAIL}}
Website: {{WEBSITE}}
Messengers: {{MESSENGERS}}

## BUSINESS HOURS

Monday: {{MON_HOURS}}
Tuesday: {{TUE_HOURS}}
Wednesday: {{WED_HOURS}}
Thursday: {{THU_HOURS}}
Friday: {{FRI_HOURS}}
Saturday: {{SAT_HOURS}}
Sunday: {{SUN_HOURS}}
Holidays: {{HOLIDAY_HOURS}}

## SERVICES AND PRODUCTS

SERVICE 1:
  Name: {{SERVICE_1_NAME}}
  Description: {{SERVICE_1_DESCRIPTION}}
  Price: {{SERVICE_1_PRICE}}
  Duration: {{SERVICE_1_DURATION}}

SERVICE 2:
  Name: {{SERVICE_2_NAME}}
  Description: {{SERVICE_2_DESCRIPTION}}
  Price: {{SERVICE_2_PRICE}}
  Duration: {{SERVICE_2_DURATION}}

SERVICE 3:
  Name: {{SERVICE_3_NAME}}
  Description: {{SERVICE_3_DESCRIPTION}}
  Price: {{SERVICE_3_PRICE}}
  Duration: {{SERVICE_3_DURATION}}

[Add more services using this template]

## SPECIALISTS (if applicable)

{{SPECIALIST_1_NAME}} — {{SPECIALIST_1_ROLE}}, {{SPECIALIST_1_SPECIALIZATION}}
{{SPECIALIST_2_NAME}} — {{SPECIALIST_2_ROLE}}, {{SPECIALIST_2_SPECIALIZATION}}
[Remove this section if not applicable]

## BOOKING / ORDER PROCESS

{{BOOKING_PROCESS}}

## CANCELLATION AND RESCHEDULING POLICY

{{CANCELLATION_POLICY}}

## PAYMENT METHODS

{{PAYMENT_METHODS}}

## CURRENT PROMOTIONS AND DISCOUNTS

{{CURRENT_PROMOTIONS}}

## FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

Question: {{FAQ_1_QUESTION}}
Answer: {{FAQ_1_ANSWER}}

Question: {{FAQ_2_QUESTION}}
Answer: {{FAQ_2_ANSWER}}

Question: {{FAQ_3_QUESTION}}
Answer: {{FAQ_3_ANSWER}}

[Add more FAQ entries]

## LIMITATIONS

Topics NOT to discuss: {{FORBIDDEN_TOPICS}}
Actions that are FORBIDDEN: {{FORBIDDEN_ACTIONS}}
When to hand off to a human: {{ESCALATION_TRIGGERS}}

## ADDITIONAL INFORMATION

{{ADDITIONAL_INFO}}

# ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
# ║              END OF "BUSINESS DATA" SECTION              ║
# ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝


# DIALOG PIPELINE

INTRO → INTENT IDENTIFICATION → INFO / SUPPORT / DISCOVERY →
SCENARIO MODELING → NEXT STEP → OBJECTIONS → CLOSING


# DIALOG STATES

## 1. INTRO
Goal: Establish contact. Script: "{{GREETING}}"
Rules: Keep it short. Do not sell. Wait for a response.

## 2. INTENT IDENTIFICATION
Goal: Understand intent (information / support / exploration / action / escalation).
Rule: Do not assume — ask.

## 3. INFORMATION MODE
Goal: Provide answers from "Business Data." If missing — say so honestly.

## 4. SUPPORT MODE
Goal: Help with a problem. Only documented processes.

## 5. DISCOVERY MODE
Goal: Understand needs. One question at a time. Do not sell.

## 6. SCENARIO MODELING
Goal: Match needs to services. Only from "Business Data." No promises.

## 7. NEXT STEP OFFERING
Goal: Suggest the next step. Offer choices, not ultimatums.

## 8. OBJECTION HANDLING
Goal: Address doubts. Acknowledge. Do not argue. Offer an alternative.

## 9. CLOSING
Goal: End the conversation. Script: "[Summary]. {{FAREWELL}}"


# WHEN INFORMATION IS MISSING

"I do not have that information."
"I can connect you with {{FALLBACK_CONTACT}}, who can answer that."


# STRICT PROHIBITIONS

- Fabricating information not in "Business Data"
- Making promises or guarantees
- Pressuring the user
- Exceeding your authority


# SUMMARY

You are {{AGENT_NAME}}, voice assistant for {{COMPANY_NAME}}.
You help users using ONLY the information from the "Business Data" section.
You NEVER guess, NEVER pressure, and ALWAYS offer a clear path forward.

Šablona znalostní báze

Toto je anglická verze dokumentu 05. Vyplňte všechny sekce a nahrajte soubor na platformu.

Co je znalostní báze?

Znalostní báze (KB) je soubor obsahující fakta o vašem podnikání, který je připojen k vašemu agentovi. Agent prohledává tento soubor pro zodpovídání otázek zákazníků. Pokud informace není v tomto souboru, agent řekne "Nevím."

Jak použít

Vyplňte všechny sekce níže (přeneste data z Pracovního sešitu)
Uložte soubor jako .txt, .md nebo .docx
Nahrajte do Hanc.AI: Znalostní báze > Vytvořit
Připojte ke svému agentovi v Model > Znalostní báze

Podporované formáty nahrávání: .pdf, .docx, .txt, .md, .html, .csv

varování

Agent ví POUZE to, co je v tomto souboru. Pokud informace zde není, agent nemůže odpovědět. Zahrňte všechna důležitá data: služby, ceny, pracovní hodiny, adresu, kontakty, FAQ.

Šablona

# COMPANY INFORMATION

Company name: [insert]

Company description:
[Describe what the company does, 2-3 sentences]

What sets us apart from competitors:
[List key differentiators]


# CONTACTS

Address: [full address]
Directions: [public transit, landmarks, parking]
Phone: [number]
Email: [email]
Website: [url]
Messengers: [WhatsApp, Telegram, etc.]


# BUSINESS HOURS

Monday: [hours or "closed"]
Tuesday: [hours]
Wednesday: [hours]
Thursday: [hours]
Friday: [hours]
Saturday: [hours]
Sunday: [hours]
Holidays: [holiday schedule]


# SERVICES AND PRODUCTS

## Service 1
Name: [name]
Description: [what it includes, who it is for]
Price: [price]
Duration: [if applicable]

## Service 2
Name: [name]
Description: [what it includes]
Price: [price]
Duration: [if applicable]

## Service 3
Name: [name]
Description: [what it includes]
Price: [price]
Duration: [if applicable]

[Add all services using this template]


# SPECIALISTS / STAFF

[Name 1]
  Position: [position]
  Specialization: [area of expertise]

[Name 2]
  Position: [position]
  Specialization: [area of expertise]

[Remove this section if not applicable]


# BOOKING / ORDER PROCESS

[Describe step by step]

Example:
1. Clarify which service is needed
2. Ask for preferred date and time
3. Check availability
4. Record client name and phone number
5. Confirm the booking


# CANCELLATION AND RESCHEDULING POLICY

[Describe your rules]

Example:
- Free cancellation 3+ hours in advance
- Cancellation less than 3 hours — 50% of service cost
- No-show without notice — 100% of service cost


# PAYMENT METHODS

[List all methods]

Example:
- Cash
- Bank cards (Visa, MasterCard, Maestro)
- SEPA transfer
- Online payment on website


# CURRENT PROMOTIONS AND DISCOUNTS

[Describe active promotions]

Example:
- First visit — 10% discount
- Birthday (within 7 days) — 15% discount
- Refer a friend — 50 EUR credit


# FREQUENTLY ASKED QUESTIONS (FAQ)

Question: [common question 1]
Answer: [answer]

Question: [common question 2]
Answer: [answer]

Question: [common question 3]
Answer: [answer]

Question: [common question 4]
Answer: [answer]

Question: [common question 5]
Answer: [answer]

[Add all frequently asked questions]


# LIMITATIONS

Agent does NOT discuss: [list forbidden topics]
Agent CANNOT: [list forbidden actions]
Hand off to a human when: [list escalation situations]


# ADDITIONAL INFORMATION

[Any other information the agent might need]

Tipy

Začněte jednoduše, pak rozšiřujte

Začněte s Jednoduchým formulářem (01) pro rychlé počáteční nastavení. Jakmile váš agent běží, vraťte se a vyplňte Pracovní sešit (02) pro úplnější znalostní bázi. Můžete vždy zlepšovat inkrementálně.

Váš agent ví pouze to, co poskytnete

Agent nemůže hádat ani sám vyhledávat informace. Pokud se zákazník ptá na něco, co není ve znalostní bázi, agent řekne, že to neví. Buďte důkladní: zahrňte všechny služby, ceny, hodiny, politiky a často kladené otázky.

Testujte po každé změně

Pokaždé, když aktualizujete prompt nebo znalostní bázi, spusťte testovací konverzaci. Položte stejné otázky, které by položil skutečný zákazník. Zkontrolujte, že odpovědi jsou přesné a agent si nevymýšlí informace.

Udržujte svou znalostní bázi aktuální

Když se ceny, pracovní hodiny, služby nebo akce změní, aktualizujte soubor znalostní báze a znovu ho nahrajte. Zastaralé informace jsou horší než žádné informace — narušují důvěru zákazníků.

Další kroky

Rychlý start — Spusťte svého prvního agenta za 15-20 minut
Váš první agent — Krok za krokem návod na vytvoření agenta
Znalostní báze — Naučte se více o správě znalostní báze
Šablony — Připravené šablony promptu a konfigurace

Potřebujete pomoc?

E-mail: support@hanc.ai

Jak vybrat svou cestu​

Cesta A: Se znalostní bází (doporučeno)​

Cesta B: Bez znalostní báze​

Stáhnutelní průvodci​

Šablona univerzálního promptu (se znalostní bází)​

Jak použít​

Šablona promptu​

Proměnné k nahrazení​

Šablona univerzálního promptu (bez znalostní báze)​

Kdy použít​

Jak použít​

Šablona promptu​

Šablona znalostní báze​

Co je znalostní báze?​

Jak použít​

Šablona​

Tipy​

Další kroky​

Potřebujete pomoc?​

Jak vybrat svou cestu

Cesta A: Se znalostní bází (doporučeno)

Cesta B: Bez znalostní báze

Stáhnutelní průvodci

Šablona univerzálního promptu (se znalostní bází)

Jak použít

Šablona promptu

Proměnné k nahrazení

Šablona univerzálního promptu (bez znalostní báze)

Kdy použít

Jak použít

Šablona promptu

Šablona znalostní báze

Co je znalostní báze?

Jak použít

Šablona

Tipy

Další kroky

Potřebujete pomoc?